Description:
FHI 360 est actuellement à la recherche de candidats qualifiés pour le poste : Assistant (e) Administratif pour le projet LINKAGES/Haïti financé par l’USAID et PEPFAR. LINKAGES est le lien entre le continuum des services liés au VIH pour les populations clés affectées par le VIH.
LINKAGES est mis en œuvre par FHI 360 en partenariat avec : Pact, IntraHealth International et l’université de North Carolina à Chapel Hill, et mène une série d’activités visant à réduire la transmission du VIH parmi les populations clés (PC) et leurs partenaires— les professionnelles du sexe, les hommes qui ont des rapports sexuels avec des hommes, les personnes transgenres et les personnes qui utilisent des drogues injectables — et améliore leur rétention en soins et traitement à travers la cascade. LINKAGES permettra d’accélérer la capacité des gouvernements, les leaders de la population clé, des organisations travaillant avec les populations clés, et les prestataires du secteur privé de planifier et de mettre en œuvre des services réduisant la transmission du VIH, et prolongeant la vie de ceux qui vivent déjà avec le virus.

Les éléments clés de l’approche stratégique et technique dirigée par l’équipe de FHI 360 sont les suivants :
• Identification des populations clés et des lieux et l’évaluation compréhensive des risques
• Le diagnostic des “fuites” et la révélation des barrières d’accès au sein de la cascade des services liés au VIH
• Mettre en place “ce qui fonctionne” tout en innovant pour assurer l’utilisation la plus stratégique des ressources et l’accès aux nouvelles technologies émergentes
• Surmonter les obstacles structurels et transformer les organisations de PC locales
• Assurer la durée des interventions sur le long terme, et
• Soutenir l’intégration des droits humains, l’égalité et les compétences et le développement des capacités.

Objectif du poste :
Fonction d’appui. L’assistant(e) Administratif (ve) devra assurer les tâches générales de l’assistance en administration du Projet LINKAGES et sous la supervision directe de l’Office Manager. Il ou elle fournit aussi un support au Directeur Financier. L'Assistant(e) administratif (ve) interagit avec différents collègues au sein l'unité de travail et soutient les activités administratives de routine.

Tâches et responsabilités
Support administratif général :

• Recevoir et filtrer les correspondances des départements respectifs
• Préparer la correspondance administrative courante
• Recevoir les requêtes spécifiques (copie dure ou électronique) des équipes
• Travailler en étroite collaboration avec ses superviseurs
• Tenir un agenda et bien gérer les rendez-vous
• Participer à l’organisation des différents évènements de l’organisation (par exemple, séminaires, ateliers, retraites, etc.)
• Préparer les réunions et rédiger les comptes rendu
• Saisir et mettre en forme des documents divers
• Effectuer toute autre tâche connexe que peuvent lui demander ses supérieurs hiérarchiques.
• Assurer la bonne marche des départements et tout suivi de ce qui lui est demandé.


Support aux Finances et RH

• Scanner et/ou photocopier les rapports et documents
• Classer les rapports et les archiver
• Effectuer la première vérification des rapports de voyage/mission, ainsi que des pièces justificatives (documents complet et pièces justificatives)
• S’assurer que les documents financiers sont dument signés lors de la remise des rapports
• Faire le rappel aux institutions pour les rapports non reçus.
• Aller à la banque pour le suivi des virements (Payroll) en cas de besoin
• Aller à la DGI pour le suivi du paiement des impôts de FHI 360 en cas de besoin
• Servir de support au niveau des Ressources Humaines, enregistrer les congés annuels, congés de maladie et heures de récupération dans leur fichier respectif.

• Faire les copies des demandes de congé annuel et de maladie des employés de LINKAGES.
• Faire les copies des demandes de jour compensatoire
• Garder à jour les fichiers congé annuel, congé de maladie et heures de récupération
• Recevoir les demandes d’attestation de travail et fait le suivi avec le ou la Responsable du personnel.
• Recevoir les feuilles de temps de tous les employés chaque 25 du mois
• Imprimer, en cas de besoin, les CV reçus et les classer

• Garder un registre journalier des chèques à distribuer ou prêts à être livrés et aviser les fournisseurs ou les remettre aux chauffeurs pour les suites nécessaires.
• Participer aux réunions du département des finances
• Fournir un support administratif pendant les ateliers du département ou autre sur demande

Support aux Opérations et la Logistique


• Scanner et/ou photocopier les documents du département
• Recueillir la copie de tous les mémos du département et les classer sous une base journalière
• Gérer et enregistrer les entrées et sorties des matériels didactiques / Garder l’inventaire à jour.
• Recueillir les feuilles de temps de l’équipe chaque 25 du mois
• Remplacer à la réception pendant les absences du ou de la réceptionniste
• Assister le département logistique
• Assister le département d’approvisionnement
• Assister aux réunions de sécurité en absence de son superviseur
• Travailler sur les déplacements journaliers de concert avec le chauffeur-dispatcher
• Faire le suivi pour les fiches de lavage d’auto (au besoin)
• Recueillir et compiler les plans de déplacements tous les 23 du mois pour LINKAGES
• Faire le suivi pour les lettres d’invitation de consultants étrangers
• Donner son support en cas de besoin, pendant les ateliers de travail du Projet
• Assurer la bonne gestion de la petite caisse
• Aider à l’administration du personnel et des équipements.
• Participer aux réunions du département Operations ou autre sur demande

Formation et Expériences :

Avoir au moins trois ans d’expériences comme assistante administrative
Expérience d’au moins trois ans avec des projets supportés par des organisations internationales, familiarité avec l’USAID, souhaitable
Maitrise du français, du créole et de l’anglais écrit et parlé


Compétences requises :

Maitrise de l’outil informatique (autonomie sur Microsoft Office)
Capacité rédactionnelle
Bonnes connaissances des procédures administratives de gestion de bureau, système de classement.


Rigueur et bonne capacité d’adaptation
Être axé(e) sur les résultats
Faire preuve d’une grande capacité d’apprentissage
Partage, amélioration continue des connaissances
Savoir gérer son temps et définir les priorités;
Respecter les notions indispensables de confidentialité
Bonne communication et collaboration avec les collègues
Grande capacité de travailler en équipe; sens de l’initiative;
Capacité à gérer plusieurs tâches avec un minimum de supervision
Être Polyvalent(e)
Être en mesure de pouvoir se déplacer dans les villes de province

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation précisant, les copies des diplômes de fin d’études, certificats et attestations des compétences mentionnées. Une Copie de votre NIF ou de CIN

Sujet : Candidature au poste d’Assistant (e) Administratif (ve) et votre nom

NB : Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contactés pour entrevue