1. Assister le Coordinateur Logistique et Sécurité dans la gestion, l’organisation, le suivi et le reporting des opérations logistiques humanitaires (achats et approvisionnement, transport, stock et actifs, ICT, maintenance, sécurité etc.)
Fonctions
Responsabilités spécifiques
• Achats
Sur la supervision du coordinateur Logistique & Sécurité, organiser et exécuter dans le respect des procédures de l'organisation, les opérations d’achat et des approvisionnements.
o En coordination et avec l’input des équipes programme, finances, administration, logistique etc. conduire l’identification des besoins et élaborer un plan d’achats et d’approvisionnement annuel.
o Organiser les achats et approvisionnement selon les seuils et procédures de l’organisation et/ou recommandation des bailleurs de fonds (Single quote, procédures négocies concurrentielles, appel d’offre limité/locale/internationale etc.)
o Identification et sélection de fournisseurs, coordination et suivis des commandes, livraisons etc.; suivi régulier avec les fournisseurs attitrés ; actualisation du tableur de suivi des achats et des fournisseurs.
o Réconciliation et mise à jour du système de tracking des achats ; rédaction et soumission de rapports de situation des achats et des approvisionnements (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle).
o Constitution, classement et archivage des dossiers des achats (achats, commandes, livraisons etc.) de préférence par bailleurs et/ou par projets.
• Transport et Maintenance des bases
Appuyer et superviser le responsable de flotte dans la gestion du transport et de la maintenance des bases selon les procédures de l’organisation.
o Coordination et planification des opérations de maintenance (préventive, curative, conditionnelle) de la flotte de véhicules : Veiller au bon entretien des véhicules en coordination avec le responsable transport.
o Assurance de la mise en place et le respect des procédures de transport de l’organisation ; Validation des fiches de suivi d’entretien des véhicules et engins ; validation de l’état des besoins, identification du matériel et validation des réquisitions ; validation des mouvements de terrains en coordination avec les responsables transport, programme et logistique & sécurité.
o Appui au responsable de flotte l’organisation et validation des approvisionnements/renouvellement du stock des consommables/pièces de rechanges pour l’entretien des véhicules et engins.
o Vérification et validation les rapports de consommation des véhicules et engins préparé par le responsable transport.
Maintenance
o Mise en place et assurance du respect des procédures de maintenance l’organisation (Demande de maintenance de matériel et bâtiments, tours hebdomadaires des bâtiments etc.)
o Gestion du personnel de maintenance (préposé de maintenance et personnel de support)
o Superviser l’organisation et la gestion de maintenance des installations (électrique, électromécanique, sanitaire, système climatisée etc.) et les équipements y afférant des bâtiments et annexes (bureau, entrepôt, maison expats etc.)
• Stock et actifs
Appuyer et superviser le magasinier dans la gestion du Stock selon les procédures de l’organisation.
o Mise en place et assurance de la bonne utilisation des procédures de stock (Bon de réception, demande de stock, bon de transport, mise à jour des fiches de stock, fiches de piles)
o Mise en place et assurance de la sécurité des employés et des biens à l’entrepôt
o Organisation de visites et tenue de réunions régulières à l’entrepôt (situé à Jacmel)
o Vérification régulièrement de l’état de stock (inventaire physique tous les 3 mois)
o Vérification et validation les rapports de stock préparé par le magasinier.
o Gestion du personnel de l’entrepôt (magasinier, personnel manutentionnaire, gardes etc.)
o Assurance de la bonne gestion des équipements de l’entrepôt (Transpalette, étagères, palettes etc.)
Actifs
o Mise en place et assurance de la bonne utilisation des biens de valeur de l’organisation.
o Organisation du suivi des Asset durant tout leur cycle de vie (enregistrement, Affectation, désaffectation, cession etc.).
o Réconciliation et actualisation du tableur de suivi des assets ; rédaction et soumission de rapports de suivi des asset (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle)
• ITC :
Appuyer et superviser le consultant informatique dans la gestion du parc informatique et des technologies de la communication.
o Mise en place et assurance de la bonne d’utilisation des équipements informatiques en accord avec les procédures de l’organisation.
o Coordination et supervision des opérations d’installation, de configuration & d’entretien du matériel informatique et les équipements afférents (imprimante, photocopieuse, scanner, appareil photo, GPS, serveur, routeur, disque dures externes etc.)
o Assurance à la configuration et la gestion optimale des Serveurs, du point de partage (SharePoint) etc.
o Assurance de la bonne gestion du matériel de communication (téléphone, téléphone satellite, radio HF et VHF, BGAN etc.) et du Bussiness continuity Kit (Yellow box, comm’s and emergecy kit)
o Assistance/support technique aux utilisateurs en absence du consultant IT.
o Gestion et suivi du compte et contrat de communication du bureau (Internet, compte satellite etc.)
• Santé, sécurité et sureté
Assister le coordinateur logistique à la mise en place et au respect du plan de sécurité de la mission.
o Mise en place et assurance à la bonne application des normes minimales (SOP) dans la gestion de sécurité du personnel, des véhicules et des mouvements de terrain, des installations et équipement des bases, des visiteurs, des équipements des véhicules, des équipements de communications et de technologie etc.
o Représentation du bureau (en absence du Coordinateur logistique et Sécurité) aux réunions/forum de sécurité et en faire le rapportage.
o Participation à l’IMT (incident management team) et à la mise en place des plans de réponses (contingency plan)
o Tenues des briefings de sécurités hebdomadaires (durant la réunion générale du staff, aux visiteurs, a l’équipe du IMT etc.) ; soutien à l’analyse des incidents sécuritaires et à la dissémination d’information de sécurité.
o Soutien (Coordinateur logistique et Sécurité) a l’organisation et a la facilitation de formation sécurité.
• Repportage
o Elaboration et soumission à la coordination des rapports hebdomadaires/mensuels de situation logistiques, des achats, des biens de valeurs etc.
o Validation des rapports des officiers logistiques (suivi de maintenance des véhicules et engins, suivi de consommation, Stock, Informatique etc.)
• Gestion du personnel (recrutement, accompagnement etc.)
o Participation à l’identification des besoins en ressources humaines, l’élaboration des TOR, la présélection (screening des CV), a l’entrevue du personnel logistique au Guidage et à l’accompagnement des nouveaux employés (introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation
o Appui technique au personnel logistique, programme etc. (bureau/terrain)
o Provisions d’outils de gestion au personnel logistique
o Facilitation et suivi des demandes du personnel logistique/programmes etc. (bureau/terrain).
o Organisations de réunions (Hebdomadaire, mensuelles, conditionnelles) rédaction de rapport et suivi des actions prises et approuvées au niveau de la coordination.
Qualifications Requises
Aptitudes et Expérience souhaitée
• Diplôme universitaire, niveau licence de préférence.
• Formation générale en Gestion; administration, Génie Industriel, ou domaines connexes. .
• Formation spécifique Supply Chain Logistique du transport et des Approvisionnement etc.
• Connaissance souhaitable des ICT
• Capacité managériale essentielle.
• Maitrise des Logiciels Bureautiques (pack Windows)
• Aptitudes démontrées dans la gestion du transport international (transport, incoterms, dédouanement etc.)
• Capacités à préparer des rapports et à maintenir un registre de taches effectuées)
• Capacités à travailler dans un milieu international et multiculturel
• 3 années d’expérience solide dans la gestion de la logistique humanitaire (ONG, agence humanitaire etc.). 5 années d'expérience pratique dans la gestion, l’administration, la chaine logistique intégrée (Secteur privée et/ou publique).
• Etre détenteur d’un permis de conduire automobile, camion et moto (Type A, B et C) ; bonne connaissance des règlements de la circulation en matière de conduite automobile
• Maitrise du français et du créole, capacités démontrée de communiquer en anglais (verbalement et par écrit).
• Capacité d’adaptation, autonomie, sens de l’organisation, esprit d’initiative, manager, communicant, analyse, synthèse, rédaction.
• Sens de la diplomatie, sens de la confidentialité, bonne écoute, ouverture d’esprit, créativité, bonne communication.
• Etre honnête, responsable et flexible.
Conditions de travail
Lieu de travail : Haïti - Port-au-Prince avec déplacement possibles en provinces.
Dossier de candidature doit avoir ...
Pour postuler :
Adresser une lettre de motivation et un CV, avec les contacts d’au moins deux personnes de références, avec mention de la position sur l’enveloppe,
