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Ann ALE (An n Aprann Li ak Ekri) est un projet du Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) financé par l’USAID/Haïti et exécuté par l’organisation de développement humain sans but lucratif FHI360 (Family Health International).
FHI360 est actuellement à la recherche de trois (3) candidats qualifiés pour les postes suivant :
Assistant Administratif
Lieux d’affectation : Port-au-Prince/ St Marc et Trou du Nord, Haïti
L'Assistant (e) Administratif (ve) assiste le Coordonnateur Régional quant à l’exécutions des tâches administratives.

Sous la supervision du Coordonnateur Régional, l’Assistant(e) Administratif(ve) assurera les tâches suivantes :
• Maintenir un bon système de classement des correspondances internes et externes, contrats de travail/ services ou autres, et s’assurer de la bonne organisation ou tenue adéquate de ces dits dossiers ;
• Etablir des relations interpersonnelles efficaces avec les membres du Personnel des bureaux régionaux et/ou de ceux du bureau central et les personnes contacts de l’extérieure ;
• Préparer des lettres ou correspondances et mémos et leurs référenciés aux besoins. Assurer leurs distributions et de celle de tout autre document administratif ou financier à la/aux personne(s) concernée(s) ;
• Accuser réception des lettres ou correspondances internes et/ou externes, autres documents administratifs ou financiers, et les transmettre aux personnes concernées ;
• S’assurer de l’archivage approprié et adéquat des correspondances internes et/ou externes, autres documents administratifs ou financiers, de manière à faciliter les recherches rapides en cas d’éventuelles consultations ou pour les besoins d’audits ;
• Rédiger brièvement un rapport de compte-rendu des points qui ont été discutés lors de la participation aux réunions de staff, séminaires, formations ou autres et dresser, selon les besoins, un plan d’actions permettant d’y accorder les suites nécessaires que de droit ;
• Identifier les besoins d’achats de fournitures et accessoires de bureau, de matériels et équipements de bureau/ informatiques sans s’y limiter.
• S’assurer de leurs approvisionnements dans le délai de temps impartis, de la gestion adéquate du stock des fournitures et accessoires de bureau, de l’enregistrement et de la sauvegarde de matériels et équipements de bureau/ informatiques rattachés aux services de l’administration centrale ;
• Accuser réception et/ou prendre livraison pour distribution de tout nouveau matériel et équipement de bureau/ informatique ;
• Effectuer toute autre tâche ou activités demandées par son superviseur, exigée par la nature de ses fonctions ou destinées à favoriser l’atteinte des résultats visés par l’organisation.

QUALIFICATIONS

Expériences :
• Diplôme en sciences comptables, administratives ou en gestion ;
• 2 à 3 années d’expériences similaires ou équivalentes dans le domaine ;
• Expériences de travail avec des organisations non gouvernementales ou bailleurs de fonds comme l’USAID préférable.
• Capacité de hiérarchiser les priorités, de respecter les délais, de bien organiser ses dossiers, être pourvu de discrétion et de confidentialité professionnelle ;
• Animer d’un esprit d’équipe et d’initiative, d’un sens de créativité, de responsabilités, de dynamisme ;
• Bonne capacité de communication en créole, français, d’écrire et/ou de s’exprimer en anglais serait particulièrement un atout ;
• Bonne capacité d’utilisation des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de l’Internet ;
• Excellentes habiletés interpersonnelles ;
• Bonne capacité de rédaction et d’élocution ;
• Aptitude à travailler dans l’urgence avec un minimum de supervision et sous pression ;
• Savoir faire preuve de flexibilité et de disponibilité à travailler au-delà des heures de bureau si nécessaire ;
• Aptitude et volonté à voyager sur le terrain si besoin ;
• Bonne capacité et aptitude d’administration et/ou gestion