La responsabilité principale de l’AA est d'aider à la gestion administrative liée aux besoins des différends programmes. Il/elle assistera la Direction, les managers des Programmes et du MEAL, ainsi que les autres membres desdits programmes, dans la gestion des tâches administratives, financières et logistiques conformément aux politiques en vigueur. Il / elle aidera à maintenir à jour les correspondances et les copies des rapports et des accords. L'Assistant sera également responsable de l'organisation de réunions et de la logistique pour les unités de voyage. Il/Elle se chargera des démarches pour l’acquisition des biens et de services tout en garantissant l’application des politiques et procédures d’achat de CRS.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
Administratives
1. Travailler à la production des documents : Contrat d’exécution de projets avec les partenaires, contrats ponctuels avec les fournisseurs de services, ect…
2. Gérer la correspondance interne et externe des Programmes.
3. Gérer les demandes liées à la programmation des activités et des visites sur le terrain par le personnel de CRS et les visiteurs (délégations et les partenaires locaux et internationaux) en ce qui concerne les avances, liquidations, véhicules, etc.
4. Recevoir / fournir des informations des/aux partenaires au besoin.
5. Contribuer à la liaison entre les programmes, les partenaires et les autres sections.
6. Faire les planifications logistiques, participer aux réunions des sections et en produire les minutes dans les délais raisonnables.
7. Préparer toute la documentation nécessaire pour les activités des programmes.
Comptables
1. Vérifier tous les documents comptables avant de les soumettre aux managers.
2. Tenir à jour un registre de suivi des avance/liquidation des programmes et aider dans le suivi avec le staff et les partenaires.
Logistiques
1. Assister les managers dans la gestion de la logistique des programmes (ordinateurs et accessoires, motocyclettes et véhicules 4x4)
2. Servir d’intermédiaire entre les utilisateurs de motos et le département fleet.
3. Assister les managers des programmes dans la gestion des stocks des matériels (réception et livraison de matériels).
4. Assister à l’inventaire mensuel des matériels de programmes stockés au dépôt de concert avec l’Administrative Officer.
Achats
1. Aider à identifier des fournisseurs locaux pour l’acquisition de biens et services
2. Exécuter les demandes d’achat (Recherche de proformas, Analyse des offres/factures proformas, choix du fournisseur et du prestataire de services, suivi de signatures, etc.) et coordonner au besoin avec le personnel du Purchasing du bureau central pour tout achat qui se fait à PaP ou ailleurs ;
3. Participer dans le choix des fournisseurs sur une base concurrentielle par rapport au prix, a la qualité des produits et aux délais de livraison.
Accomplir toutes autres taches jugées utiles à la bonne marche de la section et du bureau en général et/ou sur demande de ses superviseurs
Habilité à travailler dans les situations d’urgence :
Chaque employé de CRS travaillant dans des situations d’urgence doit utiliser les compétences suivantes pour bien assumer ses responsabilités afin de réaliser les résultats escomptés.
• Communiquer stratégiquement étant sous pression
• Gérer le stress et les situations complexes
• Promouvoir activement le bien-être et la sécurité
• Gérer et implémenter des programmes d’urgences de haute qualité
Qualifications Requises
Qualifications :
• Diplome en Gestion ou equivalent
• Trois ans d’expérience à un poste similaire
• Etre une personne méthodique et ordonnée capable de maintenir à jour le classement des dossiers des programmes et des achats
• Excellente connaissance de l’informatique (Windows, Word, Excel, Access, Power Point)
• Excellente connaissance du français et de l’anglais
• Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants
• Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités
• Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication
• Disponibilité pour les déplacements selon les besoins du poste.
Dossier de candidature doit avoir ...
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie diplômes, formulaire de demande d’emploi) avec la mention du poste « Administrative Assistant » .
Autres remarques
Les politiques de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables contre l’exploitation et la maltraitance.
