L’assistante administrative est responsable d’exécuter des tâches administratives, des taches de secrétariat exécutif, des taches de confiance complexes et confidentielles qui exigent une très bonne connaissance des procédures organisationnelles. L’assistance administrative doit être en mesure de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision. Il/elle doit faire preuve de flexibilité et de disponibilité en ce qui concerne les horaires et lieux de travail.
Fonctions
• Filtrer les visiteurs, les courriers destines a la Direction Administrative et aux membres du département.
• Assumer la prise en charge et le suivi complet de dossiers et leurs échéances.
• Préparer et distribuer les documents pour les travaux à exécuter ou les réunions prévues.
• Archiver la documentation légale de l’institution et mettre en place un système de classement efficace
• Tenir à jour les différents manuels de procédures de l’institution.
• Apporter une assistance en préparant la correspondance, les documents et les rapports utiles à la Direction.
• Maintenir un système de gestion efficace concernant le personnel de l’Administration, les suivis et prévision de congés, les absences, les time-sheets.
• S’assurer de la disponibilité des fournitures pour le département et gérer l’inventaire du matériel et de fourniture de bureau
• Gérer la petite caisse du bureau
• Apporter un concours dans la coordination des activités ou évènements pris en charge par l’Administration
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande la Direction.
Qualifications Requises
• Diplôme en gestion administrative ou en secrétariat administratif pertinent (bac+3 minimum)
• Excellente connaissance des logiciels de traitement de texte.
• Habilites supérieures en organisation
• Rigueur et organisation ; capacité de pouvoir travailler de façon autonome.
• Excellente aptitudes à communiquer et à rédiger en français et en anglais
• Connaissance des principes comptables de base
