La World Concern Haïti, une Organisation Non Gouvernementale chrétienne légalement reconnue dans le domaine du développement rural depuis plus de 25 ans, désire recruter pour son bureau central une assistante administrative.

Responsabilité Première :

Assurer le traitement et le suivi des dossiers du Personnel et de la logistique administrative de la World Concern
Haïti.

Tâches Spécifiques :

1. Maintenir un bon système de classement des correspondances internes et externes, contrats de travail/ services ou autres, et s’assurer de la bonne organisation ou tenue adéquate de ces dits dossiers ;
2. Etablir des relations interpersonnelles efficaces avec les membres du Personnel des bureaux régionaux et/ou de ceux du bureau centrale et les personnes contacts de l’extérieure ;
3. S’assurer d’une bonne communication et franche collaboration avec les représentants-délégués des organisations partenaires, des institutions bancaires, des audits internes ou externes ;
4. Préparer des lettres ou correspondances et mémos et leurs référenciés aux besoins. Assurer leurs distributions et de celle de tout autre document administratif ou financier à la/aux personne(s) concernée(s) ;
5. Accuser réception des lettres ou correspondances internes et/ou externes, autres documents administratifs ou financiers, et les transmettre aux personnes concernées ;
6. S’assurer de l’archivage approprié et adéquat des correspondances internes et/ou externes, autres documents administratifs ou financiers, de manière à faciliter les recherches rapides en cas d’éventuelles consultations ou pour les besoins d’audits ;
7. Rédiger brièvement un rapport de compte-rendu des points qui ont été discutés lors de la participation aux réunions de staff, séminaires, formations ou autres et dresser, selon les besoins, un plan d’actions permettant d’y accorder les suites nécessaires que de droit ;
8. Identifier les besoins d’achats de fournitures et accessoires de bureau, de matériels et équipements de bureau/ informatiques sans s’y limiter.
9. S’assurer de leurs approvisionnements dans le délai de temps impartis, de la gestion adéquate du stock des fournitures et accessoires de bureau, de l’enregistrement et de la sauvegarde de matériels et équipements de bureau/ informatiques rattachés aux services de l’administration centrale ;
10. Accuser réception et/ou prendre livraison pour distribution de tout nouveau matériel et équipement de bureau/ informatique rattaché aux services de l’administration centrale ou acheminement à l’un ou l’autre des bureaux régionaux de la World Concern Haïti/ ACLAM;
11. Effectuer toute autre tâche ou activités demandées par son superviseur, exigée par la nature de ses fonctions ou destinées à favoriser l’atteinte des résultats visés par l’organisation.

1. Diplôme en sciences comptables, administratives ou en gestion ;
2. 2 à 3 années d’expériences similaires ou équivalentes dans le domaine ;
3. Capacité de hiérarchiser les priorités, de respecter les délais, de bien organiser ses dossiers, être pourvu de discrétion et de confidentialité professionnelle ;
4. Animer d’un esprit d’équipe et d’initiative, d’un sens de créativité, de responsabilités, de dynamisme ;
5. Bonne capacité de communication en créole, français, d’écrire et/ou de s’exprimer en anglais serait particulièrement un atout ;
6. Bonne capacité d’utilisation des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de l’Internet;
7. Excellentes habiletés interpersonnelles ;
8. Bonne capacité de rédaction et d’élocution ;
9. Aptitude à travailler dans l’urgence avec un minimum de supervision et sous pression ;
10. Savoir faire preuve de flexibilité et de disponibilité à travailler au-delà des heures de bureau si nécessaire ;
11. Aptitude et volonté à voyager sur le terrain si besoin ait ;
12. Bonne capacité et aptitude d’administration et/ou gestion ;

13. Disponibilité immédiate.

Lettre de motivation
CV
Copie diplomes/certificats