Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays.

Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie.

SC œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfance, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors de crises humanitaires. En Haïti, les interventions touchent les départements de l’Artibonite, de la Grand-Anse, du Nord, du Nord-Ouest, du Nord-Est, de l’Ouest, du Sud et du Sud-Est.
RÉSUMÉ DU POSTE

L’assistante administrative coordonne toutes les activités administratives en lien d’une part, avec le staff de Lumos et d’autre part, avec l’équipe de direction de Save the Children en Haïti.

• Coordonner la réception de toute correspondance ou document à l’attention des employés de Lumos et s’assurer du classement et suivi de toute la correspondance entrante et sortante du département ;
• Agir en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat et de soutien administratif (élaboration et circulation des documents);
• Organiser et coordonner des comités, réunions ou rencontres ponctuelles et statutaires pour le bureau tout en s’assurant de l’organisation matérielle. Dresser les comptes rendus et en assurer le suivi.
• Traduire et interpréter des documents au besoin.
• Assurer le classement des dossiers de tous employés, des documents administratifs et financiers et préparer les contrats de service et les correspondances administratives en assurer le suivi et les classer selon le processus en vigueur à SCI;
• S’assurer du paiement des comptes suivants : électricité, eau, gaz, internet, téléphone etc…) ;
• Préparer les réquisitions de fournitures et matériel de bureau à utiliser au quotidien au sein du département ; Superviser l’état de tous les équipements et matériels de bureau ;
• Supporter le processus de recrutement de tout nouveau staff en collaboration avec Le Programme Manager.
• Participer à la réception des produits et assurer la gestion du magasin; Assurer l’inventaire des matériels du stock et l’anticipation des besoins logistiques;
• Coordonner la planification des déplacements et logistique des évènements / séminaire de formation / atelier de travail/ colloque …
• Veiller à ce que les matériels stockés dans le magasin soient gardés en toute sécurité ;
• Superviser le personnel de support;
• Etre responsable de tous les arrangements nécessaires pour les voyages nationaux et internationaux pour le staff ou toute délégation ou visiteurs, y compris le logement, le transport et toute autre assistance nécessaire ; soumettre les documents requis pour l’arrivée des visiteurs ;
• Assurer en collaboration avec les Ressources Humaines la planification et le suivi des congés, les time-sheet mensuels, etc. du personnel staff du bureau ;
• Soumettre un rapport mensuel à son superviseur hiérarchique

Compléter toute autre tâche requise par le superviseur.

• Diplôme en Gestion, Administration out tout autre domaine connexe;
• Minimum 3-5 ans d’expérience dans une ONG;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français, anglais et créole.
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Être capable de travailler de manière efficace et organisée avec un minimum de supervision;
• Attitude dynamique et responsable.
• Avoir un très bon sens de l’organisation et de la planification
• Être accueillante

CV, Lettre de motivation, copies des diplomes et attestations de travail.

Seuls (es) les candidats (es) répondant au profil recherché seront contractés (es). Les femmes sont vivement encouragées à postuler