J / P Haitian Relief Organization (J / P HRO) a évolué comme étant une organisation depuis sa création en Janvier 2010 par la transition d'une situation d'urgence à un contexte de développement. D’où, la nécessité de la structure de J / P HRO de s'adapter afin de soutenir de nouveaux besoins en matière de suivis et d’obligation de rendre compte ainsi que les impératifs d'efficacité. J / P HRO cherche pour: Un « Education Administrative Officer » basée à son bureau à Delmas, Port-au-Prince, Haïti.

Sommaire:
L’Officier Administrative en Education Officer travaillera sous la supervision du Gestionnaire de projet Education (Ecole de l’Espoir) pour répondre aux besoins administratifs et logistiques devant garantir la réussite du projet. Il/Elle sera en charge des tâches administratives routinières, de l’archivage, du contrôle et de gestion des matériels en stock, du suivi logistique, gestion des documents, rédaction de lettres, rapport et compte rendu des réunions.

Sous la supervision directe du Responsable de Projet Education de J/P HRO, les responsabilités de l’ « Education Administrative Officer » sont les suivantes :

• Assurer la liaison entre l’école de l’Espoir et l’Administration, les Finance, la Logistique, le Procurement et les Ressources Humaines ;
• Assurer la gestion de congé annuel, de maladie et de faire la mise à jour sur le système électronique ;
• Soumettre les feuilles de Présence des employés aux Ressources Humaines à la fin de chaque mois ;
• Assurer le bon fonctionnement du site de l’école de l’Espoir et faire des remarques au superviseur pour les réparations nécessaires ;
• Gérer la petite caisse et faire le suivi avec les Finances pour le renflouement ;
• Préparer les requêtes d'achat des services et biens;
• Suivi avec Procurement pour la mise à jour des statuts des réquisitions ;
• Assurer que les matériels réquisitionnés sont livrés et répertoriés ;
• Vérifier le rapport hebdomadaire de cotisation des parents d’élèves de l’école de l’Espoir avant de la soumettre aux Finances ;
• Maintenir un log mensuel à jour pour toutes les dépenses effectuées ;
• Assurer la disponibilité des articles de nettoyage et de bureau ;
• Assurer l’inventaire des matériels du stock et l’anticipation des besoins logistiques; Vérifier et signer les bons de livraison ;
• Conserver les pièces justificatives en relation avec les contrats de services, les achats, les bons de livraison, les livres d’entrée et sorties des matériels, a jour et visible par les partis aux fins de contrôle ;
• Coordonner la planification des déplacements et logistique de formations/ évènements spécifiques du projet Education ;
• Accomplir d’autres taches à la demande de son supérieur.

Diplôme en sciences Administratives, Gestion ou comptabilité
• Au moins 3 ans d’expériences dans une position similaire
• Expérience en comptabilité logistiques et approvisionnement
• Excellentes capacités de communication (écrite et orale) en créole et en français. Compétences en anglais souhaitable ;
• Maitrise de l’informatique et des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook,
Publisher).

Connaissances requises:
• Très bonnes compétences organisationnelles et le souci du détail et de la précision ;
• Efficacité en matière de planification
• Très bonnes capacités de résolution de problèmes et de travailler bien sous pression.

Prière de soumettre une lettre de motivation, Curriculum Vitae et copies de certificats/diplômes au département des Ressources Humaines avant le 27 avril 2016 au 17, Rue Maurice Latortue, Delmas 48 ou à partir de l’adresse électronique suivante : hrstaffing@jphro.org.

Veuillez mentionner le titre du poste comme sujet dans vos courriels. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour entrevue.