CONTEXTE :
MdM-F intervient en Haïti depuis 1989 dans le département de la Grande Anse (GA) sur des programmes d’accès gratuit aux soins de santé primaire (SPP). En parallèle, MdM est intervenue à Port au Prince (PaP) depuis 1994 sur des programmes d’amélioration de la prise en charge des victimes de violence, puis sur un programmes d’accès aux soins des populations affectées par le tremblement depuis le 12 janvier 2010 et aujourd’hui sur un programme de réduction de la mortalité maternelle. MdM a également répondu aux nombreuses urgences qui ont touché le pays ces dernières années suite au passage de cyclones et suite à l’épidémie de choléra.
Actuellement, la mission Haiti mène plusieurs projets :
Sur PAP, un projet sur la réduction de la mortalité maternelle liée aux grossesses non désirées qui a débuté au mois de mars 2014 pour une durée de 3 ans.
Dans la Grand’Anse, des activités SSR se poursuivent suite à la fin du projet en décembre 2014. Début 2016, un nouveau programme SSR sera lancé dans le Sud et en GA.
Sur la Grande-Anse, un projet de réduction de l’épidémie de choléra a débuté au mois de juin 2015 pour une durée de 10 mois (en consortium avec MdM Canada, MdM Espagne, MdM Belgique et MdM France).
Sur ce programme MdM France est lead sur les activités de stock d’intrants médicaux pour les 4 partenaires du consortium. Le stock d’intrants médicaux est situé à Port-au-Prince.

L’ensemble des tâches de l’administrateur doit se faire dans le respect des procédures internes MDM et bailleurs :


I – Responsabilités/taches -
L’administrateur participe au bon fonctionnement de la gestion financière, administrative et RH de la mission MDMF de Port-au-Prince, Haïti. Elle assure le lien avec la coordination administrative. Elle est garante de la bonne tenue comptable et financière du programme et engage sa responsabilité financière par la signature qu’elle détient sur le compte. Elle est également garant de la bonne application des règles RH sur la mission PAP.


1. Tenue comptable du programme

• Effectue les paiements en chèque et en espèces après vérification que les procédures d’achats ont été respectées
• Effectue la saisie comptable journalière (écriture et encodage des lignes comptables) de tous les journaux (de caisse et de banque), à l’aide du cadre budgétaire SAGA/MDM, des tableaux d’affectations des coûts et des suivis budgétaires
• Assure la gestion des avances de caisse : remplit les fiches d’avance et vérifie qu’elles soient signées par les superviseurs, assure un retour des avances régulièrement, vérifie la conformité des justificatifs remis, valide et signe le retour d’avance.
• Contrôle les pièces comptables et la balance des caisses chaque fin de semaine.
• Pour la clôture de la comptabilité de fin de mois :
- Récupére l’ensemble des avances en cours.
- Vérifie les pièces comptables
- Contrôle les affectations budgétaires, au regard des lignes financières concernées et des suivi budgétaires
- Envoi de la comptabilité pour le 10 du mois à la coordination administrative
• Réalise les annexes comptables :
- le rapprochement bancaire,
- les etats de personnel (national et expatriés), les avances, les enveloppes sécurité,
- les mouvements de fonds, collecte l’état de parc auprès de la logistique.
- Envoi les annexes à la coordination administrative le 10 du mois
• Prépare les documents pour la clotûre comptable : vouchers, factures, photocopies et annexes. Organise après validation de la coordination administrative l’envoi au siège le 15 du mois.
• En rapport avec le siège et la coordination administrative : aide à la recherche de pièces et de justificatifs, répond aux questions comptables et fnancières.
• Lien avec la banque : est l’interlocuteur opérationnel direct la banque pour les opérations courantes : retrait d’espèces, demande de chéquier, demande de vérification bancaire, demande de copies de chèques, diverses opérations
• Classe et archive les pièces et documents comptables et financiers


2. Gestion financière du programme

• Réalise la demande d’approvisionnement pour Port au Prince pour envoi le 8 de chaque mois à la coordination administrative
• En fonction de la trésorerie disponible, contact les opérateurs bancaires pour les demandes de transferts de fonds entre comptes et les demandes de retrait


3. Supervision de la gestion des ressources humaines nationales

• Assure la pleine confidentialité concernant les données RH.
• Vérifie et contrôle le respect des procédures RH.
• Contrôle la mise à jour des data salaires
• Prépare les salaires et indemnités
• Assure les remontées d’informations de mesures RH : sanctions, changement de postes, recrutement –auprès de la coordination administrative
• Vérifie les informations administratives communiquées aux autres départements
• Valide le processus de recrutement du personnel national
• Vérifie le suivi administratif de la base et la mise à jour des dossiers du personnel

4. Gestion administrative des expatriés

• Réalise les versements des per-diem mensuels (volontaires) et demandes d’avances mensuelles (salariés) des expatriés
• Remet à chaque expatrié une enveloppe sécurité (argent et carte téléphone) à son arrivee
• Preparer les documents pour le Permis sejour.
• Informe et briefe les expatriés des régles et procédures sur la mission (suivant le manuel RH staff expatriés)
5. Suivi administratif avec les fournisseurs et prestataires

• Assure le suivi des contrats de location et assurances : met à jour le tableau de suivi, propose les ajustements possibles (renouvellement de contrat, courrier de résiliation, courrier de fin d’état des lieux) à la coordination administrative et logistique
• Réalise le paiement auprès des fournisseurs
• S’assure que pour les paiements de services, un contrat de prestation de services est effectué
• Contrôle le règlement et les déclarations mensuelles auprès des établissements légaux (DGI, ONA, OFATMA…)


6. Vie sociale de la base et relations extérieures

• Participe aux réunions d’équipes hebdomadaire effectue les actions en découlant
• Rédige certains compte-rendus de réunions d’équipe
• Rédige et transmet le rapport mensuel administratif le 5 du mois à la coordination administrative
• Prepare le planning de la salle de réunion

Profil

• Détenir une licence en Administration ou sciences comptables
• Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience dans le domaine de l’Administration ou comptabilité financière.
• Avoir travaillé dans une ONG
• Maitriser les outils informatiques
• Connaissance en Gestion des Ressources Humaines
• Connaissance en Logistique
• Maitriser le logiciel Comptable SAGA est indispensable

Liens fonctionnels et hiérarchiques

Il/elle travaille sous la responsabilité :

N+1 : Coordinateur Administratif et Logistique

Les candidatures (CV et lettre de motivation)

Seuls les candidats qui retiendront notre attention seront contactés.