L’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé, OHMaSS (Ci-devant PSI/Haïti) opère en Haïti depuis 25 ans en tant qu’une Organisation Non gouvernementale locale. Elle est affiliée à PSI Washington et a eu le support de plusieurs grands bailleurs internationaux comme l’USAID, le CDC, le Gouvernement Allemand à travers la KFW et actuellement le Fond Mondial.
Elle s’est engagée dans la Communication et le Marketing Social de produits et services de santé abordables en rapport à la Planification Familiale, la Survie de la Mère et de l’Enfant (MCH), la prévention des IST/VIH/SIDA et la gestion efficace de fonds alloués aux programmes de Malaria, Tuberculose et VIH/SIDA, ce, dans un esprit de partenariat au bénéfice de la population haïtienne.

Sous la supervision du HR Manager/ Admin Manager, la Secrétaire Réceptionniste a pour responsabilité d’assurer la Réception des appels téléphoniques l’Accueil des clients, le Travail de secrétariat, (correspondance, produire divers documents et formulaires à l’ordinateur, fax, photocopies etc…), la Saisie des données du CTL dans le système, la Gestion de la Petite Caisse, le travail général de bureau. Elle devra maintenir une communication efficace avec tous les autres départements du bureau central ainsi que tous les partenaires et fournisseurs de l’institution.

Responsabilités Spécifiques
• Recevoir les visiteurs, placer des appels téléphoniques et répondre avec discernement aux demandes d’information ;
• Maintenir un environnement professionnel et accueillant au niveau de la réception ;
• Assister le Admin Manager pour les questions administratives du Bureau dans la limite de ses responsabilités;
• Recevoir, trier, enregistrer (à la réception et à l’expédition) et acheminer le courrier interne en y joignant toutes informations utiles ;
• Assurer le suivi de paiement des factures des fournisseurs ;
• Tenir à jour et assurer la gestion journalière de la Petite Caisse de l’Administration (suivi des demandes, formuler les requêtes de renflouement, tenir à jour les rapports de dépenses, répondre aux questions des auditeurs etc.. ;
• Veiller à l’application et au respect des normes et procédures relatives à la gestion de PC ;
• Tenir une liste signalétique du personnel (noms, adresses et numéros de téléphone, extension et email des employés de OHMASS et mettre à jour selon besoin et assurer la distribution ;
• Assister le HR Manager pour les questions relatives au suivi des Ressources Humaines du bureau dans la limite de ses responsabilités (convocation et réception des candidats (ou visiteurs), suivi des feuilles de présence, expédition de correspondance, collecte de documents et saisie de données etc..) ;
• Rédiger les correspondances et les différents rapports des (RH et/ou ADMIN ) dans la limite de ses responsabilités et compétences;
• Faire récupérer sur une base régulière les bordereaux de l’EDH, DINEPA et factures des fournisseurs (loyers, expédition courrier, bordereaux, etc.) pour émettre demandes de paiement et passer des instructions au commis qui en est chargé ;
• Procéder à la livraison des chèques reçus de la comptabilité, conformément aux procédures ;
• Etre responsable de la bonne gestion de tout matériel mis à sa disposition (PC, imprimante, scanner, téléphones, photocopieuse, etc. ;
• Assurer un système de classement pour les dossiers de la section (Contrats, paiement fournisseurs, correspondances, feuilles de présence etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à son travail dans la limite de ses responsabilités.

• Détenir un Diplôme de secrétariat d’une institution reconnue ou l’équivalent;
• Avoir 3 ans d’expérience, dans le domaine du secrétariat et du service à la clientèle ;
• Avoir une connaissance approfondie des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, Outlook et l’Internet ;
• Avoir de très bonnes aptitudes de communication écrite et orale en créole, français, anglais, l’espagnol un atout ;
• Etre polyvalente, flexible aux changements ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression dans un environnement basé sur le travail d’équipe et la collaboration et la coopération mutuelle;
• Etre courtoise, ponctuelle, discrète et ouverte d’esprit et dynamique ;
• Avoir une tenue soignée.

NB : Les dossiers qui n’ont pas la référence du poste ne seront pas considérés.

Att : Service RH