L’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé, OHMaSS (Ci-devant PSI/Haïti) opère en Haïti depuis 25 ans en tant qu’une Organisation Non gouvernementale locale. Elle est affiliée à PSI Washington et a eu le support de plusieurs grands bailleurs internationaux comme l’USAID, le CDC, le Gouvernement Allemand à travers la KFW et actuellement le Fond Mondial.
Elle s’est engagée dans la Communication et le Marketing Social de produits et services de santé abordables en rapport à la Planification Familiale, la Survie de la Mère et de l’Enfant (MCH), la prévention des IST/VIH/SIDA et la gestion efficace de fonds alloués aux programmes de Malaria, Tuberculose et VIH/SIDA, ce, dans un esprit de partenariat au bénéfice de la population haïtienne.

Placée sous la supervision du Chef du Département Programmatique, l’Assistante de Programme aura un ensemble de tâches de bureau relativement complexes et sera tenue de l’ensemble du travail de coordination et d’exécution, de façon à soutenir les membres de l’équipe programmatique (VIH, TB, Malaria, PF, etc..) dans l’exercice de leurs tâches. Elle aura pour :

Responsabilités Spécifiques
• Assurer la disponibilité des matériels de bureau de la section programmatique, s’assurer de leur bonne gestion et de leur réapprovisionnement ;
• Préparer les réquisitions des fournitures et matériels de bureau, gérer et tenir à jour le stock, s’assurer du réapprovisionnement;
• Prendre des dispositions administratives et logistiques nécessaires pour la tenue des réunions;
• Prendre les dispositions administratives et logistiques pour les voyages locaux (réservation d’hôtel, achat de billet d’avion etc..);
• Rédiger, éditer, copier, corriger, préparer des mémos et courriels, correspondances de routine, les minutes des réunions, les rapports et s’assurer de leur approbation par la Direction Exécutive et de leur distribution et ou suivi;
• Elaborer une base de données électronique des différents rapports du projet et l’actualiser périodiquement;
• Maintenir à jour les dossiers, correspondance, rapports et autre dans un système d’archivage facilement repérable (copie dure et électronique);
• Faciliter la communication avec les différents partenaires;
• Suivre la planification et l’organisation des déplacements et activités internes et externes du personnel programmatique;
• Traduire de l’Anglais au Français et vice et versa, tous les documents liés aux besoins du programme;
• Archiver et gérer les différents matériels éducatifs et promotionnels crées par l’institution ;
• Fournir un support technique en informatique et bureautique aux différents membres de l’équipe programmatique dans la limite de ses compétences;
• Vérifier et viser les feuilles de temps et les rapports de voyage avant l’approbation du Chef de département;
• Etre disponible pour participer de façon ponctuelle à certaines activités de terrain ;
• Collecter et vérifier les demandes de congé et les feuilles de temps approuvées du personnel, puis les acheminer au département des Ressources Humaines ;
• Remplacer la Secrétaire réceptionniste lors de ses déplacements, selon la programmation de l’Administration ;
• Effectuer tout autres tâches relevant de sa compétence et requises par son superviseur.

• Etre détenteur d’un certificat dans le domaine de l’administration ou d’une discipline connexe ;
• Avoir 4 ans d’expérience dans le domaine du Secrétariat-administratif;
• Avoir une connaissance sommaire du fonctionnement des ONG’s, connaissance du mode de fonctionnement des Bailleurs (Fond Mondial, USAID, KFW, CDC etc..) et du MSPP serait un atout ;
• Avoir une connaissance approfondie en informatique : Word, Excel, Power point, Outlook et l’Internet ;
• Avoir de très bonnes aptitudes de communication écrite et orale en ; créole, français, anglais, l’espagnol serait un atout ;
• Avoir l’esprit d’initiative, d’autonomie et de perspicacité ;
• Etre dotée d’une bonne capacité d’organisation et de planification et être polyvalent;
• Avoir des aptitudes en communication et relations interpersonnelle avec l’habilité d’interagir avec une variété de personnes de différents niveaux dans un milieu multiculturel ;
• Etre capable d’identifier les problèmes et de proposer des alternatives de solutions ;
• Avoir la capacité de travailler en groupe, sous pression, dans un environnement basé sur le travail d’équipe et le partage de l’information;
• Etre courtoise, diplomate, discrète, souple d’esprit, rénovatrice et dynamique.

NB : Les dossiers qui n’ont pas la référence du poste ne seront pas considérés.

C.V, copies de diplômes, lettre de motivation et références

Att : Service RH