L’Officier de Projet responsable du support administratif aux Sous-Bureaux de KL a la responsabilité principale d’accompagner le projet de manière proactive dans la gestion des taches routinières au quotidien. Il /Elle doit agir comme un intermédiaire entre le bureau central et la coordination /équipe administrative des sous-bureaux, en assumant toutes les responsabilités liés aux suivis administratifs, financiers, logistiques et/ou programmatiques au profit des bureaux de Kore-Lavi dans les départements du Centre et du Sud-Est. Le titulaire de cette position affectera environ 60-70% de son temps au profit des sous-bureaux afin d’assurer que leurs dossiers et les réponses ou informations nécessaires au bon fonctionnement de ces entités sont disponibles et soumis à temps à la section concernée, au niveau du bureau central.
Cette position est basée à PAP avec des déplacements fréquents et réguliers sur le terrain, particulièrement dans les sous-bureaux du Centre et du Sud-Est. Le titulaire de cette position travaillera sous la supervision directe du Directeur-Adjoint/Opérations de Kore Lavi et travaille en étroite collaboration avec l’officier de projet de Kore-Lavi (Responsable du Support Administratif)et les administrateurs des Sous-bureaux.
Il /elle devra aussi supporter cette direction dans la gestion administrative globale du programme en assurant le suivi des décisions adoptées par la PMU pour garantir la bonne marche des activités et faire la liaison nécessaire avec les départements concernés au sein de CARE ou des autres agences concernées (membre du consortium). Il/Elle aura aussi la responsabilité de superviser les chauffeurs et les membres du petit personnel afin de s’assurer qu’ils contribuent effectivement à la bonne marche du programme.

II. Responsabilités et tâches

R1: Suivi financier et des achats

- Vérifier la conformité des transactions et des activités prévues par rapport à la politique et les principes administratifs en vigueur à CARE.

- Supporter les sous-bureaux dans la préparation et le suivi du plan Trimestriel /Mensueld'achats et assurer le suivi des demandes d'achats dans le système au profit de chaque sous-bureau.

- Faire le suivi avec les personnes concernéespour faire avancer les demandes d'achats,des demandes d'avances, des clarifications et demandes de remboursementsprovenant des sous-bureaux.

- S’assurer que les différents formulairespour toutesles démarches administrative soient préparés et soumis à temps et suivant les normes: demande d’achat, demande de chèque, demande de per diem, GRN, etc.

- Supporter l’équipe dans la préparation et la soumission à temps du Cash Call

- Vérifier et garantir la bonne codification des transactions et activités mis en œuvre au niveau des sous-bureaux en fonction des directives fournies par la section « Grants &Contract» et supporter le programme dans la préparation des audits financiers ou programmatiques.





R2: Support Opérationnel&Administratif

- Assurer la coordination du support administratif et opérationnel du projet au profit sous-bureaux et faire les suivis nécessaires auprès des sections concernées en leur faveur.

- Supporter l’approvisionnement des sous-bureaux en matériels et équipements du projet en faisant le suivi des dossiers qui les concernent au niveau centralet aider dans leur justification et /ou clarification (achats, distribution, inventaire et suivi de la restitution des biens par le personnel au moment dese séparer del'organisation);

- Assurer la transmission des documents clés du projet aux départements des finances /Comptabilité, des achats, des opérations, des Ressources Humaines, de l'informatique et logistiques;

- S'assurer que les transactions opérationnelles soient en conformité avec les procédures internes de CARE et du bailleur;

- Préparer les GRN au profit des sous-bureaux en concertation avec le coordonnateur /trice de terrain et/ou l’administrateur dans un délai de 5 Jours (max).

- Etablir une liaison constante avec les différentes sections /départements au niveau du bureau central de CARE-Haïti, pour faire avancer les dossiers en rapport avec les sous-bureaux au niveau de la comptabilité /finance, opérations, ressources humaines, Garage /logistique, sécurité, etc.

- Appuyer la ventilation et l’analyse des besoins en ressources (Humaines, Financières, Matérielles et logistiques, etc.) nécessaires pour la mise en œuvre des opérations au niveau de chaque composante sur une base trimestrielle.



R3: Support Programmatique

- Mettre à jour les données concernant les sous-bureaux sur Dropbox et assurer la gestion d'un système d'archivage (électronique et copies dures) des documents programmatiques clés qui les concernent;

- Etablir un calendrier de voyage sur le terrain (chaque mois) pour bien connaitre la réalité et les besoins /supports nécessaires à fournir et se familiariser avec le staff, les problèmes /difficultés à adresser et les priorités du terrain (Centre et Sud-Est en priorité)

- Supporter la mise en œuvre des activités du programme, en informant les chefs de composante régulièrement sur les besoins de support au profit des sous-bureaux, comme par exemple pour résoudre des problèmes avec les vendeurs, les institutions financières, les partenaires, la planification d’une activité particulière (formation, séminaire, retraite du personnel, etc.)

- Supporter et participer aux différentes réunions du programme et rendre compte au sous-bureau des dispositions adoptées pour les tenir informés des directives liées à la gestion et à la planification des activités, faire circuler les minutes des rencontres de Kore-Lavi P-au-P au niveau des sous-bureaux pour information.

- Assister l’Officier de communication dans la traduction et l'édition des documents concernant Kore-Lavi, et dans l’amélioration de la visibilité du programme au niveau du terrain.

- Contribuer à la transition de CARE-Haiti de l'approche projet vers l'approche programme (P-Shift - Plis Enpak)



R4: Autres (Taches liées à l’expansion du secteur Sécurité Alimentaire & Nutritionnelle)

- Supporter la mise en œuvre des activités de préparation et réponses aux urgences de Kore-Lavi.

- Etre flexible et disposé(e) à accomplir d'autres taches raisonnables relatives au support à l'équipe de gestion du projet (PMU), au personnel et aux équipes de terrain pour assurer l'exécution normale des activités du projet.

- Etre disposé à acquitter d’autres taches en rapport avec le poste à la demande du Superviseur pour aider à l’atteinte des objectifs du programme K/L.

• Diplôme de gestion, administration ou comptabilité
• Minimum 3 ans d'expérience en gestion, comptabilité ou 5 ans d'expérience pratique dans un poste similaire
• Faire preuve de connaissances pratiques en gestion, principes comptables et analyse financière
• Connaissances générales des normes et procédures des principaux bailleurs, particulièrement USAID, un plus
• Attention aux détails tout en pouvant se focaliser sur la vision globale; capacité de définir des priorités et de respecter les délais
• Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
• Bonnes capacités d'expression orale et écrite
• Etre familier (e) avec les programmes de gestion informatisée de bases de données et feuilles de calculs (tableurs)
• Connaissance du logiciel comptable utilisé par CARE (PAMODZI) un plus.
• Disposition à travailler au-delà des heures de bureau, durant les weekends et les jours fériés si nécessaire
• Disposition à passer 20% de son temps sur le terrain dans les zones d'intervention du projet

VII.Langues:
• Français
• Créole
• Anglais

V. Conditions de travail

• 70 % à Port-au-Prince (PAP)

• 30 % dans les zones d'intervention du projet

Merci de déposer votre CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi au bureau CARE à l’adresse:
92, rue Grégoire, Pétion-Ville, ou à htirecrutement1064@care.org
OFFRE # FY16-1064

Les personnes qui ne répondent pas à ces critères ne seront pas sélectionnées pour le poste. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.