La Secrétaire de direction est la collaboratrice directe du Directeur Général. Elle joue un rôle fondamental dans la bonne marche de l’institution. Ses compétences techniques lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail administratif dont elle a la charge. Elle exerce ses tâches en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.
Fonctions
La Secrétaire de direction est la collaboratrice directe du Directeur Général. Elle joue un rôle fondamental dans la bonne marche de l’institution. Ses compétences techniques lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail administratif dont elle a la charge. Elle exerce ses tâches en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.
Tâches principales :
• Effectuer des travaux classiques de secrétariat : classer, préparer les dossiers, réceptionner le courrier, recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques) les différents travaux de secrétariat de la Direction Générale ;
• Assurer, à la demande du Directeur Général, la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...) ;
• Organiser des réunions, des conférences, y participer, en rédiger le compte rendu ;
• Répondre aux courriers reçus, rédiger des lettres à caractère institutionnel ou technique, ou toute correspondance de même nature ;
• Rédiger des courriers en langue étrangère ;
• Gérer matériellement les contacts du Directeur Général : rendez-vous, réunions, déplacements ; gérer son planning ;
• Trier, parmi les informations et les documents émanant des différentes directions de l’institution ou de l’extérieur, ceux qui sont nécessaires au travail du Directeur Général ;
• Transmettre aux différentes Directions les instructions de la Direction Générale ;
• Examiner des demandes de réunion, programmer et organiser des réunions et des déplacements pour les membres du personnel ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes sous la demande du Directeur Général
Qualifications Requises
Le poste exige des qualités de rigueur, de sérieux, de perspicacité et d’initiative, mais également des compétences en terme de relations humaines et une bonne méthodologie de travail. La secrétaire de direction doit avoir les qualités suivantes :
• Autonomie
• Flexibilité
• Confidentialité et discrétion
• Sens de l’organisation
• Sens de responsabilité
Formation et expérience : Diplôme en Secrétariat ou Assistance administrative, au moins une (1) année d’expérience pertinente dans un poste similaire
Langues : Français, Créole, Connaissance de l’Anglais et de l’Espagnol est un atout
Compétences techniques :
• Connaissance des techniques de rédaction en milieu professionnel ;
• Bonne connaissance en Informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook ;
• Connaissance du secteur de la microfinance.
Dossier de candidature doit avoir ...
Envoyer votre dossier contenant un CV, une lettre d’intention et les copies de vos diplômes
