TITRE DE POSTE: Receptionist / Réceptionniste
PROGRAMME: Logistique
LIEU: CO
GRADE: 6
Type de contrat: Indéterminé
POLITIQUE DE LA SAUVEGARDE DE L’ENFANT:
L'employé doit respecter la politique de la sauvegarde de l’enfant qui soutient l’objectif de sécurité pour l’enfance de SCI. En outre, il/elle aura à connaître la procédure locale pour les plaintes, le protocole de la sauvegarde de l’enfant et le Code de Conduite de SCI indiquant des règles de comportement de tous les jours autant dans la vie personnelle que professionnelle.
Niveau 1
Vous n'aurez pas de contact avec des enfants ou des jeunes ou d’accès aux données sensibles.
PROFIL DE L’ORGANISATION SAVE THE CHILDREN-HAÏTI
Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays.
Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie.
SC oeuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfance, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors de crises humanitaires. En Haïti, les interventions touchent les départements de l’Artibonite, de la Grand-Anse, du Nord, du Nord-Ouest, du Nord-Est, de l’Ouest, du Sud et du Sud-Est.

RÉSUMÉ DU POSTE
La réceptionniste coordonne toutes les activités reliées à la réception des personnes et des biens de Save the Children au bureau-pays (CO).
NIVEAU HIÉHARCHIQUE
Superviseur: Logistics & Administrative Manager
Supervision: N / A
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
1) Accueillir les visiteurs, recevoir et transmettre les appels entrants et les messages;
2) Supporter et accueillir tous les nouveaux employés (provenant d’Haïti ou de l’étranger) ainsi que les visiteurs;
3) Recevoir toute correspondance incluant les documents d’appel d’offres, l’enregistrer et faire la transmission requise aux différents secteurs;
4) Coordonner la réservation de salles de conférence et de réunion pour toute activité soit au CO ou ailleurs à PAP, communiquer tous les renseignements au sujet de la réservation et faire les relances appropriées auprès des intéressés;
5) Procéder à l’affichage des avis de postes vacants sur le tableau de bord;
6) Assurer la cueillette du courrier de notre boîte postale ainsi que l’envoi des colis et lettres via DHL et UPS;
7) Être présente à la réception des produits de fournitures de bureau d’utilité courante (papeterie, etc..) les déballe, les vérifie, s’assure de la qualité et de la concordance des livraisons avec les demandes et remplir la fiche se suivi du déchargement, en présence du magasinier. Contacte les fournisseurs et divers intervenants lors d’erreurs ou de retard de livraison;
8) Être responsable de la liste des restaurants pour la commande de lunch;
9) Procéder à l’inventaire régulier des articles de bureau et papeterie;
10) Supporter l’assistante administrative dans certaines tâches;
11) Préparer des rapports, des relevés ou autres à la demande de son superviseur;
12) Photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les
classer;
13) Trier et classer des documents selon le système de classement établi;
14) S’assurer que les données essentielles soient mises à jour : liste des employés, poste occupé,
numéros de téléphone et d’extension, etc…;
Effectuer toute autre tâche connexe.
APTITUDES & COMPORTEMENTS (Valeurs SCI dans la pratique)
Responsabilité:
 Est responsable de la prise de décision, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et du modèle de comportement propres aux valeurs de Save the Children.
 Tient l’équipe et ses partenaires responsables en leur donnant la liberté d’agir de la façon qu’ils jugent la meilleure, en fournissant le développement nécessaire à l’amélioration de la performance et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
 Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
 Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, implique et motive les autres.
 Tourné vers l’avenir, pense de façon stratégique et à l’échelle mondiale.
Collaboration:
 Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, leurs collègues, les membres et les partenaires externes et les sympathisants.
 Valorise la diversité, la voit comme une source de force compétitive.
 Facile d’accès, à l’écoute, favorise la discussion.
Créativité:
 Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.
 Prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité:
Honnête, encourage la franchise et la transparence; démontre un très haut niveau

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
 Diplôme d’études en secrétariat, gestion ou administration) ;
 Posséder un (1) à trois (3) ans d’expérience à titre de réceptionniste;
 Capacité à maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses ;
 Savoir bien organiser son travail et communiquer ;
 Avoir le souci du détail, savoir rédiger un rapport ;
 Être apte à effectuer plusieurs tâches à la fois en respectant des contraintes de temps;
 Être apte à bien fonctionner au sein d’une équipe et à offrir un excellent service à la clientèle;
 Bonne capacité de communication en français et créole. Parler anglais est un atout;
 Autodidacte et dynamique;
 Connaître la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
 Diplomatie et

OPPORTUNITÉS ÉGALES
Le titulaire du poste doit exercer ses tâches conformément aux politiques et procédures sur l’égalité des chances et la diversité de SCI.
SURETÉ & SÉCURITÉ
Le titulaire du poste est une personne sur qui on peut compter et qui exerce ses tâches conformément aux politiques et procédures de Sûreté et Sécurité de SCI.

Les parties intéressées sont priées de soumettre leurs dossiers complets (CV, lettre de motivation) avant le 6 Janvier 2016