Le Spécialiste de Subventions, Sous-Contrats et Approvisionnement va gérer le processus des subventions et aussi l’approvisionnement de tous les biens et les services sur le projet AVANSE pour les activités techniques et aussi pour les besoins opérationnels du bureau. Les tâches seront comme suit:

- Gérer le processus de subvention et d’approvisionnement pour tous les biens et les services sur le projet AVANSE correspondant avec les politiques de DAI et les règles de l’USAID ; fournir le conseil aux fournisseurs, sous-traitants, subventionnaires, les équipes techniques et l’équipe de Grants, Subcontracts and Procurement de AVANSE;

- Réviser les réquisitions de l’approvisionnement et les termes de référence pour les subventions et approvisionnements suivant les normes requises et identifier avant chaque processus d’approvisionnement le mode de procédures d’achat correspondant avec les politiques d’achat de DAI et les règles de l’USAID ;

- Assurer la liaison avec le demandeur et le staff technique pour faire la révision aux termes de références (TDRs) et/ou réquisitions, si nécessaire ;

- Rédiger les sollicitations, y compris les demandes de pro-forma (RFQs) et les appels d’offres (RFP/RFA), les manifestations d’intérêts (EOI) et les distribuer aux offrants ;

- Diriger l’ouverture des plis pour toutes cotations/offres reçues ;

- Superviser le processus pour la sélection de tous fournisseurs, sous-traitants et subventionnaires dans le cas de la création d’un comité technique d’évaluation et donner des conseils pour mieux justifier la sélection d’un offrant ;

- Réviser les budgets des offrants et confirmer que les couts sont admissible, attribuable, et raisonnable ; gérer les évaluations de la capacité financière des subventionnaires ;

- Gérer les négociations si nécessaire et documenter le processus dans un memo de sélection et/ou un bid matrix ;

- Préparer les demandes pour obtenir l’approbation du siège et de l’USAID pour la disposition de l’inventaire, les ‘waivers’, l’approbation pour sous-traitance et tous les subventions, pour tous modifications des sous-contrats/subventions quand c’est nécessaire ;

- Rédiger les bons de commandes (POs), les sous-contrats, les BPAs, les contrats d’affilations/MOUs, et les subventions ; s’assurer l’exécution convenable de tous les accords/souscontrats/subventions; donner des conseils et/ou recommandations aux fournisseurs, sous-traitants et subventionnaires concernant les termes du PO, le sous-contrat ou la subvention ; et résoudre les problèmes, à mesure qu’ils surviennent :

- Travailler en coordination avec le Senior Commodities, Procurement and Logistics Officer pour s’assurer que les biens et/ou les services soient livrés selon les spécifications des termes et conditions du PO ou le sous-contrat.

- Faire les modifications des sous-contrats et des subventions pour la prolongation de la période de performance, les changements au budget et/ou le TDR, etc. et obtenir l’approbation du siège et/ou l’USAID ;

- Surveiller la soumission des livrables sous les subventions ;

- Préparer les lettres de terminaison et/ou de l’avertissement pour les fournisseurs, les sous-traitants et les subventionnaires qui ne suivent pas les conditions du sous-contrat ou subvention ; terminer les sous-contrats et/ou les subventions si nécessaire ;

- S’assurer que les staffs techniques soient mettre au courant des changements ou résiliations des sous-contrats, subventions etc.

- S’assurer les paiements aux fournisseurs, sous-traitants et subventionnaires ;

- Fournir des réponses pour les audits interne et/ou externe et pour tous les exigences de reportage ; de temps en temps faire les ‘spot checks’ sur les dossiers ;

- Engager dans le renforcement de la capacité du staff Subventions, Sous-contrats et Approvisionnement ; fournir des formations formelles si nécessaire ; faire le suivi avec le staff sur leur propres taches ;

- Coordonner très étroitement avec les équipes techniques dans la planification, le développement des subventions etc. ;

- S’assurer de la mise à jour de la base de données/le traquer, TAMIS et P Drive, pour tous les approvisionnements et les subventions en cours et qu’à la fin du processus les sous-contrats y relatifs soient prêts pour le close out ;

- Exécuter toutes autres taches à la demande de la Manager du Département de Subventions, Sous-Contrats, et Approvisionnement.

•Avoir au moins 7 ans d’expériences avec l’approvisionnement des biens et des services et la sous-traitance en Haïti sur les projets financé par l’USAID;
•Avoir la connaissance des règles de l’USAID (FAR, AIDAR, ADS) concernant l’approvisionnement et l’administration des subventions ;
•Avoir les compétences interpersonnelles (l’écriture et verbal) très fort et avoir l’expérience avec la préparation des documents d’approvisionnement et des subventions – par exemple, les appels d’offres, les manifestions d’intérêt, les memos de sélection, les accords, les sous-contrats, les subventions etc.
•Avoir la compétence organisationnelle très forte et être capable de gérer plusieurs priorités concurrentes sous la pression ;
•Avoir la capacité d’accorder une attention particulière aux détails ;
•Avoir le bon jugement, les compétences d’analyse et la pensée critique
•Etre capable de résoudre des problèmes ;
•Avoir la familiarité avec les traqueurs lié à la gestion des biens et des services ;
•Avoir une maîtrise du français et le créole ; une connaissance de l’anglais est préféré ;
•Un diplôme universitaire est requis.

Pour postuler à ce poste, veuillez soumettre votre application, incluant: lettre de motivation, CV et copie de votre diplôme au plus tard le 25 décembre 2015