Sous la supervision du Responsable de la Logistique, l’assistant de transport assiste dans la coordination efficiente et la gestion de tous les véhicules, camions, Motocyclettes et génératrices.
La gestion efficiente de la flotte est essentielle à l'efficacité globale de l'implémentation des programmes de Concern Haiti et de ce fait, nécessite un ample savoir-faire technique/mécanique, du dynamisme et un esprit critique, alerte aux demandes de la concurrence et des problèmes multiples de la flotte, particulièrement des contraintes liées aux matériels.
En outre, ces fonctions exigent des solutions rapides, logiques à des problèmes techniques émergents liés à l’optimisation des objectifs des programmes à charge.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES :

Responsabilités Techniques:
• Implémentation de la politique de gestion des véhicules et la politique de transport de Concern ;
• Programmer et planifier l'entretien et la réparation des véhicules et ainsi faciliter la répartition efficiente des couts de services de transport dans les programmes;
• Assurer la l'élaboration et la compilation des rapports de transport réguliers incluant une analyse de performance du département de transport dans le rapport mensuel de transport;
• Gérer les contrats et les horaires des véhicules de location
• Gérer les dispatchers et les chauffeurs
• Assurer la gestion efficace et efficiente des problèmes de carburants, d'huiles, de lubrifiants ;
• Fournir un appui à l'officier d'achat dans l'identification ou l'achat de pièces de rechanges, carburant etc.
• Assurer que tous les chauffeurs complètent le 'log book' des véhicules
• Assurer que tous les chauffeurs effectuent un contrôle journalier des véhicules
• Assurer que les chauffeurs maintiennent leur véhicule propre et rapportent les pannes;
• Fournir un appui aux dispatchers en ce qui a trait au respect de l’application du formulaire de requête de transport
• Fournir un appui aux dispatchers pour la planification des mouvements et des véhicules
• Ensemble avec le Responsable de la Logistique tester et évaluer l'efficacité de tous les chauffeurs / conducteurs
• S'assurer que les permis de conduire des chauffeurs est à jour avant leur autoriser de piloter un véhicule de Concern.
• Effectuer des réunions périodiques avec le staff du transport
• Coordonner le transport de tous les programmes et fournir des plans de transport hebdomadaires et mensuels
• S'assurer que des services d'entretiens réguliers de tous les véhicules de transport et les génératrices sont effectués en accord avec les procédures en vigueur ;
• Communiquer régulièrement avec les officiers logistiques et officiers admin sur le terrain pour arranger à l’ avance des rendez-vous pour des réparations et entretiens qui ne peuvent pas être effectues sur le terrain
• S'assurer que les véhicules sont adéquatement sécurisés et toujours alimentes en carburant
• Faire en sorte que tous ceux qui conduisent un véhicule connaissent et appliquent les règles, procédures et protocoles de Concern
• Assurer l'inspection quotidienne de la flotte (les documents sont en place, vérifier l'équipement, s'assurer que les fluides et le carburant sont adéquats)
• Prendre des dispositions pour l'achat des pièces de rechanges de qualité et la fourniture de service de qualité aux véhicules de Concern
• Tenir à jour l'assurance annuelle et la documentation légale de fonctionnement des véhicules de Concern auprès des autorités appropries
• S'assurer que les véhicules sont toujours propres aussi bien a l'intérieur qu'à l'extérieur (les chauffeurs sont responsables de nettoyer l'intérieur des véhicules après chaque sortie)
• Maintenir une communication régulière avec les programmes en ce qui a trait aux demandes et conditions d'obtention de véhicules
• Assister les membres des équipes dans l'élaboration adéquate et suivi de tout rapport d'incident
• Transmettre au responsable de la logistique et au Directeur des Systèmes toutes informations, rapports et formulaires etc. concernant les véhicules
• Classer toutes les informations concernant la flotte de Concern et les génératrices (documents, logsheets, factures, fiches de services ... )
• Assurer la sécurité de toutes les clés des voitures et des motocyclettes
• Fournir des rapports mensuels et trimestriels des couts d’opérations des véhicules et motocyclettes a tous les coordonnateurs et gestionnaires de projet
• Toutes autres tâches relatives au transport requises de temps en temps par le superviseur et le DS.

RESPONSABILITE .DE GESTION
 Responsable de la supervision directe des chauffeurs au bureau de Port-au-Prince;
 Fournir supports techniques et conseils aux gestionnaires de zones en ce qui a trait a la gestion des chauffeurs et des véhicules (incluant motocyclettes) pour les bureaux de zones
 Suivi avec le personnel des programmes a propos des demandes de véhicules
 Suivi avec les gestionnaires de l’administration et des RH en ce qui a trait a la gestion du personnel sous votre supervision directe
 Suivi avec le responsable d'achat et magasinier sur les mouvements des fournitures sur le terrain

RELATION .DE TRAVAIL CLE’
Externe: Autorités de Transport Officiels, Service de l'inspection des véhicules ; Service de la Circulation; Propriétaires des Garages; Fournisseurs des pièces de rechanges et équipèrent similaires a Port-au-Prince; Fournisseurs de produits pétroliers à Port-au-Prince

Interne: Gestionnaires/Superviseurs de Programmes et autres responsables de département; Départements Finance et Logistique, Gestionnaires de zone

Education
- Diplome d'étude universitaire en Gestion, Administration ou équivalent
et/ou
- Etude en mécanique automobile d'une école professionnelle reconnue
Expérience
- Au moins 5 ans d’expérience comme assistant de flotte de véhicules / assistant de transport ou autre poste similaire dont 3 ans d’expérience dans une ONG internationale
- Solide expérience dans la gestion de personnel, dans la logistique
- Capacités a effectuer certains dépannages mécaniques (souhaitable)
- Habilite a rédiger des rapports narratifs et analytiques a partir de tableurs
- Connaissance prouve’ en informatique des logiciels MS-Word, MS-Excel, MS-Access ou programmes connexes
- Habiliter à planifier, prioriser, coordonner, et effectuer des taches diverses de façon simultané
- Habilite à travailler sous pression et dans les délais impartis
- Connaissance à parler et a écrire l'anglais (souhaitable)
- Etre en possession d'un permis de conduire valide
- Etre honnête, responsable et en bonne condition physique pour répondre aux exigences de l'emploi
- Avoir la volonté à travailler au-delà des heures régulières en cas de besoin

Curriculum Vitae, Lettre de motivation et copie(s) de Diplome(s)/Certificat(s)

L'organisation a un Code de Conduite et une Politique de Protection des Participants au Programme afin d'assurer la protection maximale des participants au programme de l’exploitation.

Selon le mandat humanitaire de l'organisation, comme requis : entreprendre des activités dans le cadre d'une intervention d'urgence. Cela peut inclure le changement de lieu d’affectation et de fonctions essentielles pour une durée définie par le Senior Management Team