Palmis Mikwofinans Sosyal est un programme de microfinance sociale de l’organisation française, Entrepreneurs du Monde. Sa mission est d’offrir aux micro-entrepreneurs les plus pauvres une gamme de services financiers et sociaux de proximité et de qualité afin de leur permettre d’émerger de la pauvreté.
Aussi, Palmis Mikwofinans Sosyal désire recruter un agent administratif

Ses tâches, non exhaustives, concernent les domaines suivants :

I- Accueil

- Recevoir les partenaires et visiteurs et les informer selon leurs besoins
- Fournir les informations nécessaires sur le fonctionnement de l’institution (présentation de l’agence, processus d’épargne et d’octroi des prêts, etc.)
- Assurer l’inscription des partenaires et leur affectation aux agents de crédit concernés

II- Communication

- Répondre au téléphone
- Gérer le cahier des messages : recueil et transmission au personnel de l’agence
- Afficher les notes de service

III- Logistique

- Veiller à la propreté et à la bonne tenue des locaux
- Assurer la gestion des approvisionnements et des stocks de fournitures de l’agence
- Assurer la réception des documents et supports de travail électroniques émanant du Bureau Central
- Superviser le gardien et la ménagère

IV- Comptabilité et Administration

- Assurer la gestion de la petite caisse fonctionnement et soumettre pour approbation au directeur d’agence un rapport bimensuel accompagné du PV de caisse
- Assurer la gestion de la caisse opérations et soumettre pour approbation au directeur d’agence un rapport journalier.
- Veiller au classement des documents (demandes de trésorerie, chéquiers, fiches de remboursement, contrats, etc)
- Appuyer le personnel dans ses travaux administratifs
- Préparer la remise en banque du solde excédentaire de la caisse opérations
- Envoyer les lettres de relance
- Assurer la transmission dans les délais des rapports et documents au Bureau central

V- Gestion de l’information

- Produire et transmettre un reporting hebdomadaire (encours, remboursements, PAR, etc.)au directeur d’agence et à l’assistant SIG
- Assurer la gestion de la base de données LPF de l’agence sous la supervision du directeur d’agence
- S’assurer de la mise à jour régulière des données (back up, anti-virus, etc)
- Vérifier l’identité des partenaires et des avaliseurs et leur rappeler leurs responsabilités
- Préparer les documents d’octroi et classer les dossiers non financés
- Faire signer aux partenaires les contrats et demandes de trésorerie AVANT la remise du chèque (seront remis : un original du contrat au partenaire, une copie à l’avaliseur qui aura signé son engagement, et une copie sera classée dans l’agence)
- Contrôler et transmettre pour validation au directeur d’agence les documents de fin d’octroi : rapprochement demande de trésorerie/talons de chèques, talons des reçus/ cash encaissé
- Saisir les décaissements au réel sur le logiciel LPF
- Relever les empreintes digitales des partenaires

VI – Saisie des opérations

- Saisir les nouveaux partenaires et les dossiers de renouvellement (pour LPF en monoposte)
- Saisir les transactions de crédit et d’épargne
- Pointer et régulariser les informations manquantes
- Finaliser le CJO et contrôler les journées de saisie et les transmettre au directeur d’agence pour validation

FORMATION ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
Licence en gestion des affaires, et au moins 2 ans d’expérience dans une structure de micro finance ou d’une entreprise haïtienne avec un lien fort avec l’activité de crédit
QUALIFICATIONS COMPLEMENTAIRES
Connaissance du secteur de la microfinance en Haïti
Connaissance de l’activité de crédit,
Maitrise des outils bureautiques, notamment Excel
Langue de travail : créole haïtien, français

Ses critères d’évaluation sont les suivants :

- Ponctualité et respect des délais dans la remise des documents pour contrôle
- Rigueur et fiabilité dans les rapports produits
- Bonne tenue des caisses
- Qualité de l’accueil
- Bonne communication avec l’ensemble de l’équipe
- Bonne maintenance de l’agence au quotidien

1 Lettre de motivation
Cv + diplomes

Le tout doit être soumis en un seul document.