Le Responsable de Base est en charge de la bonne gestion de la Base à laquelle il est affecté. Il assure la coordination entre les départements supports et la bonne collaboration entre les départements support et le programme. Il est le garant du respect des procédures FLAT sur sa base d’affectation

FONCTIONS
1. Assurer la représentation d’ACTED :
- Représentation auprès des autorités administratives locales:

Assurer le suivi des demandes des représentations locales de l’UCAONG et du MPCE
En supervision du chargé admin/finance de la base, assurer le suivi des relations avec les bureaux des entités administratives locales (ONA, etc)

- Représentation auprès des fournisseurs

En appui à l’assistant log de la base, assurer le développement de bonnes relations avec les fournisseurs locaux
Contribuer à l’identification des fournisseurs locaux, pour constituer une base de données des prix


De manière générale, veiller à véhiculer une image positive et professionnelle de l’association. Veiller en particulier au respect du mandat, de l’éthique, des valeurs et du discours de l’association vis à vis des tiers.
2. Contribuer à la gestion optimale des moyens et ressources financières, RH et logistiques
- Mise en œuvre de la stratégie financière :

Assurer l’application et le respect des termes des contrats de subvention en cours sur la base ;
Contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier.
Appuyer les chefs de projet dans l’élaboration de nouveaux budgets sur la zone d’intervention

- Mise en œuvre de la stratégie opérationnelle :

En appui aux programmes, assurer une bonne adéquation des moyens et une optimisation des ressources RH et logistiques pour assurer un fonctionnement optimal de la base et des activités

- Encadrement des procédures FLAT:

Assurer la constitution et la mise à jour des classeurs FLAT des projets mis en œuvre sur sa base d’affectation
Contrôler le respect de la procédure FLAT au sein des départements concernés support et programme
3. Contribuer a la gestion de l’équipe et aux suivi des priorités de la base d’affectation
- Direction et encadrement de l’équipe support :

Préparer et animer la partie support des réunions hebdomadaires de coordination support-programme (WAM)
Elaborer le compte-rendu général du WAM pour envoi à la coordination Pays chaque lundi midi.
Préparer et suivre les plans de travail de son équipe ;
Garantir la cohésion de l’équipes (résoudre les conflits potentiels)
Adapter l’organigramme et les TdR du personnel en fonction de l’évolution de la mission ;
Procéder à l’évaluation périodique des collaborateurs N-1 et transmettre à la Responsable Administratif /RH National les grilles d’évaluations et recommandations (affectation, modification de contrat ou de salaire, etc.)
- Contribution aux rapports mensuels :

En collaboration avec les chefs de projets, renseigner les parties 4, 5, 6 et 7 du rapport mensuel de chaque projet, à remettre le 5 de chaque mois à la coordination capitale

4. FLAT
Au besoin, apporter un support au département FLAT de la Mission.

Diplôme ou licence plus 3 ans d’expérience en Gestion, Management, Sciences Comptables ou Finance
• Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité.
• Formation informatique, Word, Excel, Windows SAGA
• Sens de l’organisation et de l’initiative (pro activité).
• Capacité d’analyse
• Capable de planifier et de faire des rapports
• Flexibilité.
• Bonne humeur, sens du partage.
• Discrétion.

Le logement ne sera pas pris en Charge par ACTED

- CV
- lettre de motivation
- Copie diplômes
- Copie de carte d’identité
- Eventuelles références