MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
SUPPORTE PAR LE PROJET DE LEADERSHIP, MANAGEMENT ET GOUVERNANCE / HAÏTI (USAID/LMG)
TITRE: Consultant pour l’élaboration du manuel des normes et procédures de fonctionnement auprès de l’Unité de Coordination des Maladies Infectieuses Transmissibles (UCMIT), couramment connue sous le nom d’Unité de Coordination des Programmes (UCP/MSPP)
RELÈVE DU : Directeur Exécutif de l’Unité de Coordination des Programmes techniquement et supervisé administrativement par le team leader en renforcement de capacités de LMG
LIEU : Port-au-Prince, Haïti
DUREE : 60 jours ouvrables (Septembre 2015 – Novembre 2015)
1. JUSTIFICATION
Les programmes Prioritaires de la Tuberculose, du VIH et de la Malaria du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) sous les directives de la Direction Exécutive de l’Unité de Coordination des Programmes (UCP/MSPP ) ont entamé un processus de renforcement organisationnel avec le support du Projet USAID Leadership Management and Gouvernance (LMG) et ont identifié parmi les composantes de gestion à renforcer la nécessité de disposer d’un manuel de normes et de procédures spécifiques au fonctionnement des programmes de cette coordination. Ce manuel constituera un instrument additionnel propre à la gestion des programmes prioritaires du MSPP devant renforcer leur collaboration administrative et assurer un meilleur suivi de l’application des normes et procédures établies par le MSPP avec les partenaires clefs contribuant au financement des programmes à l’échelle nationale.
Le Projet USAID Leadership Management and Gouvernance (LMG) appuie le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) dans l’élaboration de ce manuel qui représente une bonne opportunité pour l’Unité de Coordination des Programmes (UCP) de renforcer les normes en vigueur pour une meilleure utilisation des ressources et assurer une meilleure coordination des programmes mais aussi d’établir des normes propres aux programmes pour leur meilleure gestion .
Le processus d’élaboration du manuel selon une approche participative devra porter les cadres du secteur, d’une part, à décrire les activités essentielles pour une meilleure gestion et coordination des programmes, et d’autre part d’établir un cadre de référence pour un meilleur suivi des procédures administratives établies par le MSPP pour la gestion des Directions Centrales.
En ce sens, la Direction Exécutive de l’Unité de coordination des Programmes avec le support du Projet LMG saisit l’occasion pour recruter un expert en Développement organisationnel et en Management devant accompagner l’UCP en tant que Consultant durant le processus d’élaboration du manuel de normes et de procédures de l’UCP. Les termes de référence qui suivent établissent les grandes lignes du mandat du consultant qui sera identifié pour faciliter le développement de ce manuel que l’UCP aura la charge de piloter.

2. OBJECTIFS DE LA CONSULTATION
2.1 Élaborer le manuel de normes et de procédures propre au bon fonctionnement des trois programmes Prioritaires (TB- VIH- Malaria) placés sous les directives de l’Unité de Coordination des Maladies Infectieuses Transmissibles (UCMIT), couramment connue sous le nom d’Unité de Coordination des Programmes (UCP).
2.2 Proposer des mécanismes de coordination entre les trois programmes prioritaires d’une part et d’autre part entre les programmes et la structure de coordination devant assurer une meilleure intervention des programmes et meilleure utilisation des ressources
2.3 Proposer en plus des normes et procédures administratives applicables aux directions centrales des normes propres au fonctionnement des programmes prioritaires devant faciliter entre autres l’application et le suivi des exigences administratives avec les différents bailleurs de fonds des programmes.
2.4 Adapter et proposer des outils de gestion administrative et financière alignés aux normes et procédures de fonctionnement des programmes prioritaires de l’UCP.

2.5 Définir un modèle de gestion précisant les tâches et responsabilités.

2.6 Proposer des outils de suivi et d’évaluation de la mise en œuvre du manuel de normes et de procédures.

2.7 Revoir l’architecture structurelle et organigramme de l’UCP et des programmes prioritaires dans l’optique de faciliter la mise en application des normes et procédures managériales établies.

3. TACHES PRINCIPALES :
Le consultant devant appuyer l’UCP dans le développement du manuel de normes et de procédures, devra :
1. Supporter techniquement le MSPP via l’UCP dans l’élaboration du manuel
2. Préparer les réunions techniques en vue des discussions sur le manuel en élaboration.
3. Identifier de concert avec l’UCP les acteurs (autres directions centrales du MSPP et cadres clefs des programmes prioritaires) à impliquer dans le processus d’élaboration du manuel de normes et procédures.
4. Assurer le développement du manuel de normes et de procédures en s’inspirant des normes et procédures administratives déjà établies au sein du MSPP.
5. Remplir et communiquer après visa de l’UCP sa feuille de tâches sur une base hebdomadaire en plus des rapports d’étapes au team leader en renforcement de capacité de USAID/LMG

4. PRODUITS A FOURNIR
4.1-Note méthodologique documentant l’élaboration du manuel de normes et procédures
4.2-Rapport des ateliers de travail
4.3-Le manuel de normes et procédures de l’UCP/MSPP portant sur :
a. les normes et procédures administratives des trois programmes prioritaires
b. les mécanismes de coordination entre les programmes prioritaires et leur structure de coordination
c. les outils de gestion administrative et financière
d. l’architecture structurelle et organigramme de l’UCP et des programmes prioritaires incluant la description de tâches des postes identifiés.


4. DELAI D’EXECUTION
Dans le cadre de son mandat, le consultant Principal sélectionné pour un délai de 60 jours ouvrables devra livrer les produits suivants :
1- Un plan de travail détaillé, décrivant la méthodologie préalablement discutée avec l’UCP assorti d’un calendrier de travail avec les programmes prioritaires et autres directions concernées.
2- Un premier rapport d’avancement synthétisant les travaux effectués ainsi que les résultats obtenus pour l’élaboration du manuel de normes et procédures de l’UCP /MSPP
3- Un premier draft du manuel incluant:
o Les normes et procédures administratives des trois programmes prioritaires et de la structure de coordination
o Les mécanismes de coordination entre les programmes prioritaires et leur structure de coordination
o Les outils de gestion administrative et financière
o L’architecture structurelle et organigramme de l’UCP et des programmes prioritaires incluant description de taches des postes identifiés.

4- Une version validée du manuel incluant : la note méthodologique documentant l’élaboration du manuel de normes et de procédures, le modèle de gestion précisant les tâches et responsabilités, le plan de mise en œuvre du manuel, les outils de suivi et d’évaluation de la mise en œuvre du manuel ainsi que les mécanismes de coordination entre les programmes prioritaires d’une part et avec la structure de coordination.

5. ESTIMATION DU BUDGET ET MODALITES DE PAIEMENT
Tous les coûts relatifs aux ateliers de travail seront couverts par USAID/LMG.
N.B. Vu que les fonds seront disponibles par tranches, l’honoraire du consultant sera aussi versé au moment de chaque étape (activités réalisées selon le chronogramme défini dans le contrat). Les versements correspondront au nombre de jours de travail prévu à être facturé pour l’exécution du travail accompli en vue de l’élaboration du Manuel soit : 5 jours au premier livrable, 20 jours au second, et 20 jours au troisième livrable. La balance du nombre de jours facturables, soit les 15 jours, sera versée dès réception et validation du produit final par l’UCP.

6. TABLEAU RECAPITULATIF DU DELAI D’EXECUTION ET DES MODALITES DE PAIEMENT


Activités/livrables Livrables Nombre de jours de travail
Elaboration note méthodologique Plan de travail détaillé décrivant la méthodologie arrêtée par l’UCP 5
Revue de la littérature, Assise, Visite de Terrain, atelier avec groupe d’experts, etc… Synthèse des travaux effectués pour l’élaboration du manuel 20
Rédaction premier draft manuel norme et procédure de l’UCP Premier draft du manuel de normes et procédures de l’UCP 20
validation du manuel de normes et procédures (rencontre expert, atelier de validation, révision du document) Version validée du manuel de normes et procédures de l’UCP 15

7. PROFIL DU CONSULTANT PRINCIPAL RECHERCHE
 Diplôme supérieur en santé publique (maitrise ou doctorat), en organisation du système de soins, en administration de la santé ou en gestion de l’administration publique.
 Connaissance approfondie du système de santé Haïtien et des trois programmes prioritaires de santé (TB- VIH et Malaria)
 Connaissance éprouvée des exigences administratives des bailleurs de fonds tels que l’USAID, le fonds mondial, PEPFAR
 Compétence éprouvée et expérience d’au moins 10 ans dans l’élaboration de normes et de procédures
 Connaissance avérée dans le renforcement organisationnel et grande expérience de travail avec le MSPP
 Excellente capacité d’animation des équipes de travail multidisciplinaire.
 Bonne maitrise des NTIC et grande capacité de production dans un délai court et sous pression.

8. SOUMISSION DE LA CANDIDATURE :
La candidature sera présentée avec les documents suivants :
• Une lettre de couverture signée par le consultant soumettant la proposition. Cette lettre doit préciser le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et autres renseignements nécessaires sur le consultant soumissionnaire
• Le CV du consultant incluant la liste des projets auxquels le candidat a participé durant les cinq dernières années
• Une proposition technique comportant les points suivants :
o Une brève introduction.
o Les objectifs de la consultation.
o La méthodologie que le consultant compte utiliser pour produire les livrables.
o Les conditions critiques.
o Le chronogramme des activités.
o La référence de 3 clients pour lesquels des activités comparables ont été réalisées