Basé(e) à Pétion-ville, sous la supervision directe du Directeur Pays, le/la Directeur/Directrice Administratif/ve et des Services Généraux (DASG) dirige au niveau de tout le bureau de pays toute matière administrative d’appui aux programmes ainsi que la gestion et le développement des ressources humaines. Il/Elle assure que les procédures de support administratif sont conduites efficacement (quant aux coûts et à leur qualité), dans les délais requis et suivant les politiques en vigueur (de CARE et des Bailleurs de fonds), dans le respect des lois en vigueur en Haïti. Il/Elle supervise les services d’achats, logistique, gestion des équipements, gestion de flotte, administration des bureaux de terrain, IT, administration générale et gestion et développement des ressources humaines. Il/Elle assure que les services d’appui au programme sont fournis à la satisfaction des clients. CARE Haiti considère l’appui au programme comme une partie intégrale du programme : le/la DASG doit renforcer cette intégration entre le personnel d’appui au programme et l’équipe du programme en vue d’accroitre et d’améliorer l’impact des programmes de CARE Haiti. Il/Elle promeut une culture organisationnelle basée sur les valeurs fondamentales de CARE et les contrôles internes.

La position requiert des capacités de gestion avancées, en particulier d’analyse des systèmes (« System thinking »), d’excellentes compétences en matière de construction d’équipe et de coaching du personnel, une capacité d’apprentissage et d’analyse rapide des procédures de support de CARE et des bailleurs qui financent ses programmes. Il/Elle doit démontrer une aptitude à comprendre aisément les besoins programmatiques de CARE afin de fournir de façon efficace des services de support adaptés.

Le/La DASG fait partie de l’Equipe de Gestion de la Mission (« Core Management Team »), composée du Directeur Pays, du/de la DASG et des Directeurs/trices du Programme, Qualité de Programme et Apprentissage et Finances. Il/Elle collabore avec les autres membres de l’Equipe de Gestion de la Mission ainsi qu’avec le Responsable de Sureté et Sécurité et l’Auditeur Interne. Environ 20% du temps du/de la DASG sont consacrés à des missions de courtes durées en-dehors de Port-Au-Prince et voyages internationaux.

1. Supervision du Personnel – 20%

• Identifier, recruter, superviser, former, « coacher » et conduire des revues de performance périodiques des responsables des différentes unités du département pour leur permettre de démontrer les valeurs fondamentales de CARE et le maintien de hauts standards de performance ;
• Etablir clairement les attentes de performances des employés sous sa supervision et apprécier leurs performances (plans d’opération individuels, revues des performances) et leur prodiguer un feedback régulier sur leurs performances ainsi qu’un coaching approprie;
• Définir et superviser la mise en œuvre des plans de développement professionnel des employés sous sa supervision ;
• Identifier les manques de compétences au sein de son département et développer des approches, outils et processus pour y remédier.
• Identifier les opportunités pour le personnel de partager leurs connaissances et expériences avec d’autres bureaux de pays, tout en apprenant des autres, à-travers des consultations de court terme (TDYs).

2. Prestation de services d’appui au Programme de qualité, dans l’application des politiques et procédures – 20%

• Coordonner la collaboration entre les différentes unités d’appui au Programme, au sein du département, avec les managers du Programme et autres utilisateurs des services et avec les bureaux de terrain (développement d’outils de suivi de prestation des services et de partage d’informations, organisation de réunions régulières, envoi de communications écrites régulières au Personnel) ;
• Veiller au contrôle de la qualité/efficacité des services rendus par les unités sous sa supervision ainsi qu’à l’application rigoureuse des politiques et procédures en vigueur de CARE et des Bailleurs de fonds (définition et communication des standards de qualité, conduite de « spot checks » réguliers, élaboration de plans correctifs) dans le respect des politiques en vigueur en Haiti;
• Coordonner la mise à jour de toutes les politiques et procédures administratives, d’achat, de gestion et développement des ressources humaines, des opérations, de la logistique et de IT, en accord avec les directives de CARE USA, et les communiquer au Personnel (politiques, procédures détaillées et résumées, « process flows », graphiques, formulaires, outils, « checklists », définition/suivi des responsabilités « RACI ») ;

3. Analyse, adaptation et amélioration des politiques et procédures et de leur mise en œuvre – 20%

• Consolider régulièrement les résultats des « spot checks », des audits internes et externes et des feedbacks reçus des responsables d’unités sous sa supervision et des « clients » de ces services ;
• Coordonner les analyses de coûts des services fournis par les différentes unités du département et faciliter le développement d’une culture organisationnelle de prestation de services basée sur les coûts (et la qualité) ;
• Sur la base des changements organisationnels considérés pour le futur, analyser, de façon proactive, les nouveaux besoins de services et leurs standards de qualité/efficacité que la mission devra fournir ;
• Sur base de la révision des services d’appui au Programme et des budgets disponibles au sein de la mission, proposer à la Direction les options de restructurations du département et les changements de descriptions de postes à considérer, aux moments opportuns.

4. Gestion et développement du personnel – 20%

• Assurer que tout le personnel du bureau pays soit bien informé des politiques et systèmes en place ;
• Coordonner et suivre la mise en application du processus d’établissement des objectifs et résultats attendus de tous les employés ainsi que le processus de revue des performances au niveau de toute la mission ;
• Assurer la gestion régulière du personnel international en collaboration avec CARE USA et communiquer au Directeur Pays les points nécessitant l’avis de la Direction.
• Coordonner les programmes de développement de capacités de tout le personnel du département ainsi que du personnel d’appui au programmes des bureaux de terrain ;
• Contribuer à la revue des talents parmi le personnel de la mission et à l’élaboration de leur plan de développement.

5. Protection et défense des intérêts de CARE– 10%
• Coordonner l’obtention des documents requis par le gouvernement haïtien (franchise, quitus fiscal, permis de séjour et permis de conduire pour le personnel international et autres documents) ;
• Revoir les contrats relatifs aux services d’appui au programme ;
• Communiquer avec le cabinet de conseil légal au besoin, et représenter CARE devant les instances judiciaires, sur demande du Directeur Pays.

6. Réseautage et représentation – 5%
• Participer à des réunions avec les organisations partenaires et autres institutions-clés ;
• Etablir et maintenir des relations transparentes, professionnelles et cordiales avec les institutions gouvernementales et les organisations partenaires ;
• Collaborer et échanger des informations avec les réseaux d’organisations dans les domaines d’intérêt commun ;

7. Contribution à toute autre demande du Directeur Pays – 5% (acting CD)
• Répondre à des demandes de CARE International, CARE USA et de l’Unité régionale de CARE concernant les services d’appui au programme ;
• Coordonner les réponses aux audits des unités du département ;
• Assurer l’intérim de la Direction, sur demande du Directeur Pays ;
• Exécuter toute autre tâche à la demande du Directeur Pays.

 Veiller à ce que les propositions, les plans stratégiques et les rapports s’alignent sur les provisions de la politique Genre de CARE international (analyse de genre, adaptation de stratégie, prévision de ressources financières et humaines, etc.).

 Contribuer à identifier les besoins de renforcement de capacité de son staff sur la thématique et définir des stratégies pour les adresser.

 Etre disponible pour l’Organisation en situation d’urgence.

 En cas d’urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires.

Education:
• Diplôme universitaire en administrtaion ou équivalent (niveau licence ou BA requis ; niveau MBA souhaité).
Expérience :
• Au moins 8 années d’expérience de gestion administrative, dont au moins 5 dans une ONG et dans une position de cadre ou « senior ».
Capacités techniques :
• Fortes capacités de gestion administrative ;
• Capacités élevées en « System thinking »;
• Pratique courante de l’anglais et du francais (écrite et verbale) ;
• Excellente capacité de planification, d’organisation, d’analyse et de prise de décisions ;
• Expérience excellente démontrée dans la planification stratégique de la gestion et le développement des ressources humaines ;
• Bon coach/ »mentor », facilitateur ;
• Conviction forte du travail en équipe, de l’équite de genre et d’une gestion transparente et participative ;
• Diplôme
• Trés bonnes relations interpersonnelles, fortes capacités de communication orale et écrite et capacité à travailler de façon efficace avec une grande diversité de personnes;
• Bonnes capacités de négociation ;
• Connaissance et niveau de pratique avancées des logiciels WINDOWS.

Compétences :
• Démontrer une capacité de leadership pour inspirer et accroître l’autonomie des autres ;
• Démontrer les valeurs fondamentales de CARE : Respect, Integrité, Engagement et Excellence ;
• Communiquer avec impact ;
• Construire des collaborations ;
• Faciliter les changements ;
• Prendre des décisions stratégiques ;
• Visionnaire et guide par les valeurs ;
• Intelligence émotionnelle ;
• Coaching ;
• Gestion pour la recherche de résultats.

Le poste est basé à Pétion-ville avec environ 20% de déplacements de courtes durées sur le terrain et réunions internationales.

lettre de motivation, CV, copies de Certificat(s)/diplôme(s) et certificats d’emploi ainsi que lettres de référence

Au niveau Interne:

• Directeur Pays - Superviseur Direct

• Directrice Adjoint/Programme - Paire

• Managers des Achats, IT, Opérations et Logistique, Ressources Humaines – Supervisés

• Adjointe à la Directrice Régionale/ Appui au Programme (DRD PS) – fournit des informations, un support et une coordination des aspects liés à l’appui au Programme

• Conseillère de CARE USA en gestion et développement des ressources humaines – appuie la mission en matière de RH.


Au niveau externe :
• ONG Internationales et Nationales, Bailleurs de Fonds, Agences des Nations Unies
• Cabinet de conseil légal
• Ministères (MPCE, Min. des Finances, Ministère des Transports, DGI, etc.).