Contexte

En matière de production agricole, le Département du Sud occupe le deuxième rang au niveau du pays après le Département du Nord. La plaine des Cayes a été identifiée comme une zone d’intervention prioritaire par le MARNDR.

En regard des potentialités sous exploitées de la zone et du faible taux de couverture des besoins locaux par le marché régional, une intervention centrée sur l’augmentation de la production végétale (maïs, haricot, etc.) et animale (œuf, volaille etc.) et de la commercialisation dans le département cité fait l’objet de ce projet.

Le Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural (MARNDR) via la Direction Départementale Agricole sud a démarré depuis février 2013 le Projet SECAL – sur financement AFD et UE - au bénéfice de la République d’Haïti pour le développement de filières de production agricoles à potentiel (maïs, haricot, œufs, banane plantain ) dans le département du Sud et de l’Ouest.

Dans le cadre du projet SECAL, le Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural (MARNDR) souhaite recruter un(e) administrateur (rice) au sein de l’équipe contractuelle intégrée à la Direction Départementale Agricole Sud.

I. MISSION GENERALE DU POSTE


Sous la direction du Directeur de la DDAS et la supervision directe du Coordonnateur, l’Administrateur/rice garantira la fiabilité financière et comptable des comptes projets et des demandes de paiement des partenaires en conformité avec les procédures du bailleur et de la législation haïtienne.

Il/Elle sera en charge d’assurer la gestion financière et administrative du projet, de veiller au bon fonctionnement de la cellule administrative du projet et d’administrer au niveau de la Maitrise d’Ouvrage les demandes de paiements des partenaires recrutés dans le cadre du projet SECAL.

Il/Elle sera responsable de la cellule administrative du projet SECAL et supervisera directement le travail de l’Assistant Administrateur, de la Secrétaire et du Comptable. Il/Elle travaillera en lien avec l’Administrateur de la DDAS et les services administratifs du siège du MARNDR. Il/Elle sera amenée à travailler avec les services administratifs et dans certain cas les directions des partenaires du projet.

II. ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES

De manière spécifique, il/elle devra (non exhaustif):

Concernant les ressources humaines

- Superviser et vérifier le travail de l’Assistant Administrateur (AADM), de la Secrétaire (SEC) et du Comptable (COM) dans leur organisation, le respect des délais et des procédures,

- Organiser les entretiens et évaluation du personnel administratif,

- Valider les demandes de congés des contractuels SECAL,

- Actualiser les fiches de poste pour les postes supervisés,

- Appuyer dans le recrutement des contractuels du projet

- Rédiger les contrats du personnel et prestataires de service,

- Assurer et intégrer administrativement et logistiquement le(s) nouvel(aux) employé(s) (matériel, assurance, etc.)

- Faire le suivi des dossiers individuels des contractuels,

- Préparer et suivre les paies

- Veiller au classement approprié et sécurisé des documents et dossiers

Concernant les Budgets et manuels projet

- Assurer un suivi actif du Budget Global du projet et celui de la DDAS (engagement, versement et disponibilité),
- Développer des outils de suivi administratif et financier pour le projet et budget DDAS,
- Veiller au respect des manuels du projet (manuel de gestion de caisse d’avance, manuel de gestion des Ressources Humaines, Manuel de procédures projet, etc.),
- Veiller au respect de la législation Haïtienne,
- Veiller au respect des procédures financières et administratives du partenaire financier,
- Vérifier et suivre les engagements et versements financiers budget DDAS et projets SECAL (opérateurs),

- Appuyer dans l’élaboration et l’actualisation des budgets-programmes annuels (ou plan annuel d’activité),

- Appuyer dans l’actualisation du plan de passation des marchés,

- Préparer et mettre à jour les manuels du projet (manuel de gestion de caisse d’avance, manuel de procédure, manuel de gestion du personnel, etc),

- Réaliser toutes autres tâches indiquées dans les manuels.
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Concernant le Budget de la DDAS

- Elaborer et actualiser le budget DDA en lien étroit avec le Coordonnateur (COO) et Directeur (DIR),
- Vérifier les rapports de trésorerie mensuels liée à la caisse d’avance (CA) préparés par le COM,
- Valider le déclenchement de la préparation des demandes de paiements concernant les caisses d’avances (CA) (en fonction du suivi du rapport de trésorerie) et Avances Renouvelables (AR) (dont l’utilisation des fonds vouchers et l’anticipation des besoins pour les campagnes),
- Préparer le dossier de demande de réapprovisionnement des CA avec l’appui du COM et l’AADM,
- Préparer les demandes de paiements AR en lien avec le Coordonnateur Adjoint (COO ADJ),
- Valider la conformité des requêtes de décaissements préparés par le COM,
- Vérifier les Etats financiers établis par le comptable
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- Transmettre l’autorisation au comptable de préparer les salaires (courriel),
- Autoriser les paiements des taxes et impôts à la DGI,
- Autoriser les paiements des différents fournisseurs,
- Négocier et préparer les contrats de service prestataire DDAS,
- S’assurer de la signature et de l’exécution des contrats,

Concernant les Partenaires projet :

- Appuyer la préparation des informations financières des dossiers d’appel d’offres et la vérification des informations financières des candidatures (dans certains cas de recrutement des opérateurs) avec AADM,

- Participer sur demande du Supérieur Hiérarchique à la négociation financière des marchés du projet avec AADM,

- Vérifier et valider la conformité des rapports financiers et documents administratifs des prestataires suite à l’analyse de l’AADM,

- Assurer le suivi des paiements des prestataires (transmission et effectivité) et des reports de décaissements,

- Suivre les conditions contractuelles (suivi du remboursement des avances, suivi de la validité des garanties, retards de paiements…)

- Suivre et anticiper les conditions suspensives

- Anticiper la clôture des contrats

Concernant les audits de la DDAS et des Partenaires

- Recruter un prestataire en charge de l’audit des comptes bancaires des CA et des Avances Renouvelables,
- Faciliter le travail de l’auditeur externe en charge des missions d’audit,
- Assister les prestataires dans le recrutement des auditeurs selon les procédures de l’Agence,
- Emettre des avis écrits sur les rapports d’audit transmis,
- Participer dans l’élaboration et l’exécution de toutes autres tâches nécessaires ou stipulés dans les manuels pour atteindre les objectifs du MARNDR à travers ce projet, conformément aux procédures des partenaires financiers et de la législation haïtienne.

Concernant le Contrôle de gestion

- Elaborer et exploiter des outils spécifiques du contrôle de gestion et des clauses contractuelles (suivi des budgets de conventions, suivi des budgets des contrats, suivi des avances, suivi des dates limites de versements, anticipation des audits, anticipations des demandes de versements, …).

- Rendre compte régulièrement du contrôle de gestion

- Apporter un appui et conseil aux membres de l’équipe SECAL

- Tout autre tâche dans le cadre de ces attributions



III. Interlocuteur Privilégié

L’Administrateur(rice) sera l’interlocuteur privilégié :

- Banques
- Chargée de versement Agence **
- DGI
- Administration et dans certains cas direction des opérateurs
- Auditeurs
- Fournisseurs
- (interne SECAL) COM, AADM et SE
- (interne DDA) Administrateur DDAS, coordinateur, coordinateur adjoint

V. Critères de sélection

L’Administrateur devra :

1. Détenir un diplôme en Administration financière ou son équivalent (Gestion Financière, Comptabilité)
2. Avoir au moins Sept années d’expérience professionnelle pertinente dont au moins cinq années dans le domaine d’intervention.
3. Avoir une bonne connaissance des normes internationales en matière de comptabilité et d’audit;
4. Avoir une bonne connaissance des procédures des principaux bailleurs de fonds intervenant en Haïti, notamment l’AFD et l’UE
5. Avoir de l’expérience dans la préparation et l’analyse des états financiers de projets;
6. Maitriser les logiciels informatiques de base (Word, Excell, Power Point) et les logiciels comptables (Quicbooks ou ACCPAC);
7. Excellente Maitrise du français et du créole (parle et écrit). Anglais un plus.
8. Un excellent niveau en comptabilité ou en finance;
9. Une expérience professionnelle pertinente dans le travail en équipe pluridisciplinaire
10. Une bonne connaissance des normes régissant la comptabilité publique et être au moins familier avec les procédures de gestion financières et de passation de marchés utilisées par l’AFD
11. Être capable de gérer plusieurs sources de financement à l’intérieur d’une même Institution.

VI. Qualités personnelles requises

a) Probité morale
b) Planification et anticipation
c) Dynamique et esprit d’initiative
d) Capacité de travailler en équipe et sous pression
e) Rigueur et Excellente organisation dans le travail
f) Capacité à affirmer son autonomie
g) Capacité d’analyse
h) Sens de responsabilité et de confidentialité

IV. Affectation







L’Administrateur(rice) sera affecté(e) à la Direction Départementale Agricole Sud basée à Bourdet, Les Cayes, Département Sud. Il/Elle sera amené(e) à se déplacer à Port au Prince et chez les partenaires du Projet.



VI. Conditions du poste







• Contrat à durée déterminée, renouvelable annuellement (La présence d’un administrateur/rice doit se poursuivre jusqu’en Juin 2018)



• Période probatoire de 3 mois

VII. Dossier de candidature
Les candidatures sont reçues jusqu’au 29 juin 2015 sous forme de curriculum vitae accompagné d’une lettre par laquelle le (la) candidat (e) explique ses motivations et qualifications