RESPONSABILITE PRINCIPALE

Sous l’autorité du Chef de projet, et la supervision du Directeur Administratif et Financier, le ou la gestionnaire de Bureau aura pour responsabilité d’assister l’équipe du projet dans l’organisation et l’exécution des tâches quotidiennes du bureau, et celles visant à soutenir l’implémentation des activités du projet Health Finance and Governance/HFG en Haiti.

TACHES SPECIFIQUES

Les tâches ci-après ne sont pas exhaustives et ne sont qu’à titre indicatif:

1. Superviser tous les aspects de la coordination générale du bureau.

2. Interagir avec les clients, les fournisseurs et les visiteurs ; assurer les prises de rendez-vous avec les partenaires et autres interlocuteurs.

3. Répondre aux appels téléphoniques et en assurer le transfert aux membres du personnel concernés.
4. Assurer la circulation des informations entre les membres du bureau.

5. Ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant, y compris fax et e-mail. ; signer pour et distribuer les colis livrés.

6. Préparer les réponses à la correspondance contenant des enquêtes de routine ; rédiger les rapports de réunion.

7. Exécuter les tâches générales comme: copie, télécopie, courrier et le classement des documents de l’organisation, des dossiers et des rapports.

8. Organiser et coordonner les réunions, ateliers, conférences etc… et faciliter la logistique avant et après les réunions, séminaires et ateliers.

9. Faire les arrangements de voyage du personnel (transport, hôtel…).

10. Coordonner les horaires et programmes de travail des chauffeurs et du personnel chargé de l’entretien.

11. Recueillir et tenir un inventaire du matériel et des fournitures de bureau.

12. Prendre des dispositions pour la réparation et l'entretien du matériel de bureau.

13. Soutenir le personnel technique dans le travail du projet.

14. Maintenir un système de classement des documents et rapports pour les audits.

15. Obtenir des devis et compiler les documents d’achats et d’approvisionnement.

16. Aider à l'entretien général du bureau.

17. Effectuer toutes autres tâches assignées, en rapport avec ses compétences

• Etre diplômé (e) en Management ou en Administration d’une Université ou Ecole d’Etudes Supérieures reconnue ; ou avoir un diplôme universitaire équivalent.
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans dans un poste similaire.
• Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique : bureautique (logiciels de base : Word, Excel, Powerpoint etc) et internet.
• Démontrer une bonne connaissance des mécanismes et des procédures de gestion des dossiers administratifs.
• Avoir le sens très poussé de responsabilités et d’esprit d’initiative.
• Capacité de travailler en équipe et sous pression.
• Etre capable de faire preuve de confidentialité et d’éthique professionnelle, ainsi que de respect pour la hiérarchie.
• Excellente communication orale et écrite en Français et Créole (obligatoire) et en Anglais (désirable).

Associates Inc.
Health Finance and Governance project Haîti

Titre du poste : Gestionnaire de Bureau
Location: Port-au-Prince/Haiti
Superviseur: Directeur Administratif et Financier
Durée du contrat: 1 an