Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation de ses revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.
Plan International Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 39 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres.

Plan International Haiti a un plan stratégique approuvé depuis Septembre 2012. Il est le résultat d’un processus de planification participative qui a inclus l’analyse de la situation des droits de l’enfant à travers la consultation des communautés, familles et des enfants. Ce document stratégique décrit la réponse les programmes de Plan Haiti pour les cinq prochaines années.

Objectif du Poste

S’assurer que les visiteurs de Plan sont bien accueillis et fournir un support administratif aux membres de l’équipe.

Plan International Haïti est à la recherche d'un (1) candidat qualifié pour le poste de Secrétaire-Réceptionniste selon les spécifications ci-dessous.

1. Accueil
Une présence permanente est requise à la Réception, ne jamais laisser la réception sans d’abord s’assurer qu’il y a une personne capable de remplir cette fonction de façon appropriée en votre absence ;
a) S’assurer que les clients et les visiteurs sont bien reçus au niveau du Bureau National :
b) Accueillir les visiteurs Plan et non Plan, ou familles, clients nécessitant une information quelconque au niveau du Bureau Central ;
c) S’assurer du motif de la visite avant de donner accès au bureau ;
d) S’informer de la requête des visiteurs et les diriger.
e) Répondre et acheminer correctement les appels téléphoniques :
f) Recevoir les appels téléphoniques tout en s’assurant des besoins de l’interlocuteur avant d’acheminer les appels ;
g) En cas d’absence, prendre correctement les messages ;
h) Placer des appels téléphoniques pour le staff du Bureau Central en cas de besoin.
i) Réception et expédition du courrier entre :
j) Le Bureau National et les Bureaux Régionaux et Internationaux ;
k) Le Bureau National et les Bureaux de zone ;
l) Le Bureau National et les Unités de Programme ;
m) Le Bureau National et les fournisseurs, clients, partenaires etc.
n) Assurer la gestion de la petite caisse :
a. Faire les décaissements sur demande du staff ;
b. S’assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes ;
c. Soumettre le rapport périodique des dépenses à temps ;
d. Préparer les demandes de renflouement.
o) Assurer la logistique pour les déplacements internes des employés (billets d’avion, réservation d’hôtel, de véhicule…) ;
p) Assurer le suivi pour le paiement régulier des factures récurrentes (courrier, billets...) ;
q) Etre responsable de la planification logistique des réunions internes (réservation de salle, collation etc.) ;
r) Effectuer divers travaux de secrétariat comme la traduction de lettres, de rapports etc. sur demande ;
s) Exécuter et assister les membres du CMT dans toutes autres tâches assignées par le CMT dans l’exécution des opérations de Plan International-Haïti ;
t) S’assurer du bon aspect de la réception :
u) Inspecter quotidiennement la réception (poubelle, plancher, vitre, affiches, bureau, téléphone, Water Cooler) ;
v) Garder le bureau de travail propre et net ;
w) S’assurer qu’il y a l’eau et cup dans le Water Cooler.

2. Responsabilités par rapport à la protection des enfants
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence ;
• Faire un relevé des partenaires clés et organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants ;
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor ;
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants ;
• Assurer une participation sécurisée des enfants, des adolescents et des jeunes dans les activités les impliquant au nom de Plan y compris avec les medias ou les donateurs en procédant a une analyse de risques ;
• Agir d’une façon responsable pour protéger les enfants avec qui Plan entre en contact y compris dans les interactions que ces derniers peuvent avoir avec les medias, célébrités, consultants ou partenaires de Plan ;
• Contribuer à l’évaluation des progrès de Plan en matière de Protection de l’enfant au regard des normes minimales fixées dans la Politique et fournir des données à jour.
4. Autres Responsabilités:
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan ;
• Exécuter toutes autres taches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;
• Considérer les approches d’égalité de genre.

• Diplôme de secrétariat d’une école reconnue
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire
• Très bonne connaissance des logiciels informatiques (Microsoft Office)
• Excellente capacité organisationnelle et interpersonnelle
• Faire preuve de Flexibilité, d’honnêteté et de sens des responsabilités
• Avoir un esprit d’initiative et d’équipe
• Etre Capable de travailler avec un minimum de supervision
• Etre Capable de coordonner les activités du département
• Excellente capacité de communication orale et écrite Français, Anglais un atout
• Bonnes relations interpersonnelles
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.
• Capacité à travailler dans une équipe multidisciplinaire et un environnement multiculturel
• Respect des délais
• Intégrité et transparence dans toutes ses actions

CV, letter de motivation, copies des diplomes et attestations de travail.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.
Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été présélectionnés seront contacté(e)s par téléphone