AVIS DE POSTE VACANT INTERNE / EXTERNE
La Croix-Rouge Haitienne en collaboration avec la Croix-Rouge Américaine cherche pour sa Délégation en Haïti :
(1) Officier Administratif

Contexte : Le Programme d’Assistance d’Haïti (HAP) de la Croix-Rouge Américaine (CRA) a été créé pour orienter les réponses de l’organisation au tremblement de terre de 2010 en Haïti. Les activités de HAP se concentrent sur le relèvement communautaire, l’approche intégrée à la gestion des risques et désastres en partenariat avec le Mouvement Croix-Rouge, le Croissant-Rouge, et en particulier avec la Croix-Rouge Haïtienne (CRH), et des partenaires externes.
La CRA travaillera en étroite collaboration avec la CRH pour soutenir la cohésion sociale résiliente des communautés de Canaan, guidée par la vision stratégique de développement de la zone du gouvernement haïtien. Canaan est une ville émergente suite au séisme de 2010 et composée de plusieurs quartiers distincts, comprenant entre autres Jérusalem, Canaan, Onavil et Saint-Christophe. Compte tenu de l'histoire unique du développement de la zone, la diversité des quartiers, et l'échelle géographique vaste, une approche innovatrice pour l'engagement communautaire est nécessaire.
Ce programme d'engagement social à Canaan est en alignement avec la vision stratégique du gouvernement haïtien pour la ville et en coordination avec les acteurs existants, comprenant les structures communautaires existantes, les ONG locales et internationales, et le gouvernement haïtien. Ce programme se propose de promouvoir la cohésion sociale résiliente en ciblant les quatre objectifs suivants:
1. Renforcer les structures représentatives existantes de la communauté pour améliorer la capacité de la communauté à dialoguer avec le gouvernement national et local, ainsi qu’avec les organisations internationales.
2. Améliorer la capacité de la communauté à se préparer et à répondre aux catastrophes naturelles, grâce à une meilleure compréhension des risques naturels dans la zone et à la formation sur les méthodologies et processus de réponses.
3. Améliorer les conditions environnementales de la zone à travers une meilleure compréhension de la communauté des enjeux environnementaux principaux de la zone, et des petits projets communautaires ciblant l’environnement.
4. Augmenter le réseau des volontaires de Croix-Rouge Haïtienne pour faciliter leur travail en santé communautaire et gestion de risques et désastres.
Ce programme sera mis en oeuvre en collaboration avec la Croix-Rouge Haïtienne, et suivant les directives stratégiques du gouvernement haïtien, et en coordination avec les futurs acteurs de la zone pour s’assurer que les nouveaux acteurs s’engagent de façon responsable envers les communautés de Canaan

L’Officier Administratif est responsable du bon fonctionnement du bureau et de l’aménagement et du maintien d’un espace convenable de travail pour l’équipe de Canaan. Il/elle est responsable de toutes les
tâches administratives du bureau de la CRA à Canaan, incluant le paiement des services liés au bureau, la coordination des voyages, la gestion de l’inventaire du bureau, etc.
L’Officier Administratif sera supervisé(e) par le/la Deputy Canaan Program Manager et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations de la CRA à Pétion-Ville.
L’Officier Administratif doit être motivé(e) pour appuyer les communautés de Canaan. Il/elle doit être très bien organisé(e), capable de suivre son plan de travail dans les délais requis, et capable de travailler de manière indépendante ou comme membre de l’équipe. L’Officier Administratif doit identifier les défis, être flexible et capable de s’adapter aux changements de conditions de travail, et être proactif en apportant des solutions aux problèmes confrontés.
Taches spécifiques:
- Soumettre au Deputy Program Manager les documents nécessaires relatifs au congé annuel et de maladie, et des absences du staff.
- Préparer et soumettre le calendrier administratif des activités et des tâches.
- Fournir le support logistique et administratif aux évènements spéciaux, réunions, etc.
- Aider à la mise en place d’une stratégie de classement et d’archivage des documents de la délégation, y compris leur mode de classification et de conservation (stockage) de longue durée.
- Travailler avec l’équipe des Opérations de la CRA à Pétion-Ville en vue de faciliter l’intégration des nouveaux employés de Canaan par une séance d’orientation. Organiser un espace de travail, le matériel de bureau et le travail approprié au nouveau staff.
- Travailler avec l’équipe des Opérations de la CRA à Pétion-Ville pour assurer le paiement ponctuel des factures des frais courants du bureau de Canaan (loyer, livraison d’eau, et paiements d’autres services).
- Gérer les achats opérés à partir de la petite caisse et effectuer les réconciliations.
- Aider, en collaboration avec les superviseurs, à la modification et/ou à l’amélioration des politiques administratives.
- Veiller à ce que les bureaux de la CRA à Canaan soient ouverts ou fermés, en fonction des heures de travail ou des besoins du personnel.
- Organiser et effectuer tous les arrangements nécessaires de voyages domestiques du personnel du Programme de Canaan (per diem, transport, etc.).
- Participer à la préparation des contrats de services du bureau de Canaan tels que les services de nettoyage, d’eau, d’internet, et de ramassage d’ordures, etc.
- Maintenir à jour la liste d’inventaire des équipements et du matériel en effectuant un décompte physique régulier et des variances de documents.
- Avoir un contrôle des équipements en place (i.e. ordinateurs, téléphones, imprimantes). Reporter les défectuosités et organiser, d’après les besoins, le support et l’assistance nécessaire à l’entretien et à la réparation des équipements.
- Tenir à jour la liste de matériel de bureau et des articles de nettoyage. Effectuer les requêtes d’achats nécessaires au maintien constant de disponibilité de stock.
- S’assurer de la gestion des téléphones portables : liste des utilisateurs, prévision, suivi de fonctionnement et utilisation des appareils, leur entretien et le paiement des factures.
- Maintenir de bonnes relations de travail avec l’administration des institutions partenaires à Canaan.
Taches additionnelles :
- Etablir et entretenir des relations de travail efficaces avec tout le personnel.
- Etablir de bonnes relations de travail avec les homologues de la Société Nationale et de la Direction.
- Etablir de bonnes relations de travail avec les départements techniques et de services à l'échelle nationale, au niveau de la délégation et du siège social de la CRA.
Droits applicables à tout le personnel :
- Travailler à la réalisation des objectifs généraux des opérations dans le pays par des relations de gestion et de travail d'équipe efficace.
- Promouvoir la communication claire et efficace par la soumission de documentation administrative de progrès.
- Veiller à la compréhension des rôles, des responsabilités et des principes de redevabilité.
- Exécuter d'autres tâches et responsabilités connexes assignées par le superviseur immédiat.
- Comprendre et mettre en pratique les principes de la Croix Rouge et du Croissant-Rouge.
- Etablir de bonnes relations de travail avec les collègues nationaux et internationaux.
- Développer des relations de travail efficaces avec la CRH.

Compétences et Connaissances
- Diplôme universitaire en Gestion des Affaires ou un domaine similaire.
- Un minimum de 3 ans d’expérience dans des postes de responsabilité en Administration ou un domaine similaire.
- Habilité dans la manipulation d’ordinateur et des logiciels MS Office.
- Avoir de l’expérience dans l’implémentation des politiques et procédures administratives.
- Etre diplomatique, patient, tenace et dynamique.
- Avoir d’excellentes aptitudes en communication.
- Détenir d’excellentes compétences organisationnelles, avoir le souci des détails, y compris la capacité d’établir les priorités et de gérer plusieurs tâches à la fois.
- Avoir la capacité de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes; anticiper les actions, et utiliser des moyens créatifs pour accomplir les tâches.
- Avoir une expérience de travail avec la Croix Rouge/Croissant Rouge ou toute autre organisation humanitaire internationale.
- Parler et écrire le français et le créole.
- Parler l’anglais.

Le code de conduite est une partie intégrale de ce contrat et doit être signé par l’employé au
moment de l’embauche. Une forme de conflit d’intérêt signée est requise pour ce poste. Cette -description de tâche remplace toute version antérieure relative à ce poste.

Relève de : Deputy Canaan Program Manager
Contacts fréquents avec : Staff du Programme de Mobilisation Sociale à Canaan
Lieu de travail : Bureau de la Croix-Rouge Américaine à Canaan

Tout candidat intéressé devra soumettre son Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation et des copies de certificats et/ou diplôme, copie de carte d’identité (NIF ou CIN), certificat de bonne vie et moeurs au plus tard le 10 avril 2015 à 5:00 P.M. à l’adresse suivante: