Titre du poste Assistant(e) de programme
Organisation UNESCO Bureau Port au Prince
Pays Haïti
Grade L4
Numéro du poste 3HTBSP0650RP
Date de cloture 06 April 2015
Fonctions
Responsabilités
Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe de l’Adjoint Spécialiste de programme Culture, le titulaire est chargé de la réalisation de tâches bureautiques, financières et administratives pour l’appui des projets/programmes. L’assistant(e) sera chargé(e) d’obtenir, d’assembler et de compiler les informations pertinentes, contribuer à la préparation logistique et administrative des événements et assurer le suivi et la vérification des informations budgétaires et des dépenses.
Il/elle est chargé(e) de :
• Aider les spécialistes de programmes à la recherche, la localisation, la compilation, la révision et la mise à jour des informations et des données utilisées pour l’élaboration des documents, des plans de travail et budgets ;
• Entrer et mettre à jour les données budgétaires et les plans de travail approuvés dans le système électronique de l’UNESCO en assurant l’exactitude et la conformité des montants approuvés. Extraire les rapports existants dans le système automatique afin d’aider à la préparation des mises à jour budgétaires/financières régulières et ad’hoc, des rapports, des statistiques et/ou des prévisions pour l’utilisation et le contrôle du Superviseur et des gestionnaires responsables ;
• Préparer une variété de documents administratifs sur la base des exemples ou modèles fournis ; entreprendre des procédures administratives et assurer le suivi ; examiner les demandes de paiement selon les obligations contractuelles dans le système financier, fournir des informations sur l’état des paiements et les obligations restantes au(x) superviseur(s) ;
• Organiser les réunions et ateliers en procédant à la réservation des lieux, des équipements et en fournissant tout autre support logistique y relatif ; identifier, examiner le style et assembler tous les documents et informations pertinentes pour appuyer les événements et réunions; rassembler des informations et des données pour des présentations ; fournir des supports administratifs au cours de l’événement et recueillir les minutes et les décisions.
• Initier les autorisations de voyage en accord avec les réunions, ateliers et conférences ; entreprendre les arrangements nécessaires pour les voyages ; préparer les itinéraires et les agendas ; préparer les documents y relatifs ; faciliter le voyage des fonctionnaires en visite en fournissant des informations et en préparant les documentations nécessaires.
• Recevoir, analyser, classer et distribuer la correspondance et les documents et traiter les demandes de données et de rapports ; déterminer l’importance et le niveau de priorités des documents reçus et assurer leur suivis ;
• Préparer les projets de correspondance, e-mails ; réviser et éditer les correspondances sortantes conformément aux pratiques et protocoles standards, respecter les règles de grammaire, d’orthographe et de ponctuation et recommander des améliorations/corrections ; fournir des traductions informelles des documents.
• Répondre et faire le suivi des demandes routinières ; fournir des informations au (x) superviseur(s) et aux collègues; prendre des rendez-vous, recevoir les visiteurs et répondre aux téléphones en transférant les appels à la personne concernée
• Assurer la liaison avec les services au siège (HQ) pour obtenir des informations/clarifications additionnelles. Enregistrer, mettre à jour, extraire des informations et classer les documents.
• Réaliser toutes autres activités pouvant aider à la réussite de l’équipe.
Qualifications Requises
Qualifications et expériences requises Education
Niveau d’études secondaires et /ou une formation professionnelle dans un domaine y relatif.
Expérience
Au moins trois (3) années d'expérience professionnelle dans le domaine de soutien bureautique, financière et administrative.
Une bonne connaissance des Nations Unis et/ou de l'UNESCO serait un avantage.
Compétences
Connaissance des règles et procédures administratifs de l’UNESCO ;
Capacité à travailler en équipe, à prendre des initiatives et à soutenir les autres membres du personnel et à fournir des services de qualité dans les temps requis ;
Discrétion et capacité à traiter avec tact des personnes de différentes origines sociales et culturelles ;
Excellentes compétences informatique (bonne connaissance de MS Word, Excel, des systèmes de base de données, SAP, Outlook, etc.) et avoir des compétences organisationnelles ;
Excellente compétence en communication (orale et écrite) dans les langues suivantes : créole, français et anglais ;
Excellente capacité de rédaction et de synthèse ;
Capacité à respecter les délais serrés et à travailler sous pression ;
Des connaissances dans le domaine de la culture seront un atout.
Langue
Excellente pratique du français, de l'anglais et du créole haïtien.
Conditions de travail
Titre du poste Assistant(e) de programme
Organisation UNESCO Bureau Port au Prince
Pays Haïti
Grade L4
Numéro du poste 3HTBSP0650RP
Date de cloture 06 April 2015
Dossier de candidature doit avoir ...
Les dossiers de candidature spécifieront le numéro de l’avis de vacance de poste et comprendront : une lettre de motivation, un curriculum vitae et les copies des diplômes.
