Le/La Gestionnaire des Achats, aura à développer, à mettre en œuvre et à maintenir l’ensemble des taches relatives au procurement pour les bureaux de Global Communities, conformément aux règlements et procédures de l’Organisation. Il/elle devra être le point focal de Global Communities ci-devant CHF International en ce qui concerne les documents d’appel d’offre restreint/ouvert qui doivent être gérés de manière confidentielle.

1. Participer à l’élaboration des documents d’appel d’offre (restreint/ouvert). Assurer de leur transparence avant tout lancement et en faire le suivi selon les directives établies;

2. Doit assurer le respect des consignes reçues du superviseur en tenant compte des critères d’évaluation/d’analyse technique et financière;

3. S’assurer du respect des procédures en vigueur à travers les requêtes avant de commencer tout traitement de dossier ;
4. Préparer les contrats, les protocoles d’accords, les accords de partenariats/MOU en utilisant des clauses pouvant au maximum protéger Global Communities. Assurer la documentation suffisante de manière transparente desdits documents avant la soumission pour approbation et l’acheminement à la finance;

5. Coordonner l’enregistrement de tous biens et matériels de Global Communities dans le système d’inventaire en suivant les normes en vigueur;

6. Maintenir une base de données de fournisseurs de biens et de services autorisés (plombier, électricien, ferronnier, firme de construction, mobiliers, matériels IT etc.);

7. Tenir à jour le statut des requêtes reçues afin de pouvoir déterminer la priorité des priorités et de le partager sur une base hebdomadaire soit chaque lundi matin aux instances concernés;

8. Vérifier toute réception de commande avec le Logisticien afin d’éviter involontairement d’accepter les spécificités non sollicitées;

9. Maintenir à jour le système de classification physique des contrats….. ;

- Avoir 3 à 5 ans dans le domaine
- Bonne gestion du temps, des priorités et de planification;
- Maitrise des logiciels: MS Office et Excel
- Avoir l’esprit d'équipe
- Etre familier aux règlements des ONG
- Avoir le sens de l’organisation, rigueur et professionnaliste
- Maitrise de la langue française et l’anglais un plus.

Capacité de travailler sous pression

CV, Lettre de Motivation, Copies diplômes et Certificats de travail