Un(e) Assistant(e) Administratif et Financier est souhaité pour une période de 3 mois ??? pour un remplacement temporaire pour raisons de congé de maternité. La personne recrutée sera responsable d’assister le Responsable Finances, Administration et Ressources Humaines avec la gestion financière et administrative de l’organisation ASB.

Assurer le suivi des dépenses et de toutes les obligations liées à celles-ci (factures, justificatifs adéquats, etc.) par une recherche systématique des documents utiles, leur vérification, leur enregistrement et leur archivage.
- Préparer la comptabilité.
- Saisir la comptabilité dans Fundtrack Light.
- Classement des pièces comptables
- Mettre à jour le livre de caisse et le livre de banque.
- Suivre les avances données au personnel.
- Saisir le Payroll et assurer le paiement de l’ensemble du personnel (cash, virement et chèque).
- Superviser la gestion des caisses, veiller au respect des procédures de gestion du cash, suivre les opérations bancaires.
- Contrôle et traitement des pièces justificatives (factures etc.).
- Réception des factures et préparation des paiements
- Anticiper les dépenses à court terme, garantir l’approvisionnement régulier de la caisse.
- Déclaration et paiement des charges sociales mensuelles ou trimestrielles.
- Assister l’équipe de l’ASB dans toute autre tâche en comptabilité/finance selon les besoins.


Administratives et Ressources Humaines

Assurer toutes les démarches nécessaires à la gestion administrative
- En relation avec la logistique assurer le paiement des contrats location maisons et bureaux, voitures, assurance etc. valides.
- Sous els instructions du responsable des ressources humaines.Constituer, actualiser, classer et assurer le suivi des dossiers du staff salarié.
S’assurer que les dossiers du personnel sont complets et à jour: suivi des vacances, contrats, salaires, avertissement, évaluations
- Se familiariser avec le système de classement en place, l’améliorer si nécessaire.
- Préparer les correspondances et les compte -rendus. (Attestations de travail, notes de service, etc.)
- Gérer la relation avec les banques et s’assurer que les commandes de chéquier sont faites en temps et en heure.
- Achat de fournitures de bureau
- Si nécessaire, participer à l’organisation des voyages et de l’hébergement des équipes en déplacement avec la logistique.
- Assister l’équipe de l’ASB dans toute autre tâche administrative selon les besoins.
Autres:
• Répondre a titre subsidiaire aux demandes pour diverses tâches de secrétariat et de logistique de l’organisation.
• Assurer la confidentialité de toutes les données financières de ASB à tout moment
• Assister dans l’exécution d’autres tâches spéciales demandés par le responsable des Finances , administratif et des Ressources Humaines..
• Accueillir les visiteurs, fournisseurs, partenaires etc.

- Avoir l’expérience d’une fonction similaire auprès d’une ONG internationale (minimum 2 ans d’expérience)
- -Etre détenteur d’un diplôme universitaire en administration, finances ou en Comptabilité/Gestion.
- Maîtriser les outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, power point) et d’un logiciel comptable.
- Avoir des aptitudes et compétences techniques pointues en termes d’organisation, d’ordre, de planning, d’archivage.
- Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en français, l’anglais un avantage.
- Capacité de remettre un travail de qualité dans des délais courts
- Capacité de travailler en équipe et autonome
- Discret et respectueux, organisé et flexible, capacité à répondre à l'évolution des priorités.

CV, lettre e motivations et copies des diplômes acquis.