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RESUME DU POSTE

L'Assistant Administratif est responsable de l'exécution des tâches nécessaires à la mise en œuvre de TNS, en collaboration avec le programme, les finances et l'équipe technique. Il s’agira notamment de fournir une assistance à toutes les unités de l'équipe dans la coordination des opérations de bureau et de la logistique. Avec l'aide du Gestionnaire des Services Administratifs, l'Assistant Administratif veillera à ce que toutes les tâches sont effectuées en conformité avec les politiques et procédures organisationnelles de TNS, normes et règlements.

Le titulaire est également responsable de la gestion de flotte et aussi de l'entretien du matériel et des véhicules de TNS, en bon état de fonctionnement afin que l'organisation puisse atteindre ses objectifs efficacement et de manière rentable. L’Assistant Administratif assurera la liaison avec les gestionnaires de programme de TNS Haïti et des services administratifs pour superviser les chauffeurs et répartir les véhicules.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES:

Administration
• Recevoir les visiteurs, répondre au téléphone et faciliter la communication interne et externe.
• Aider la comptabilité et les ressources humaines au niveau du classement et maintenir un système d’archivage physique et électronique.
• Gérer de ressources matérielles de l’Organisation (Onduleur/AC/Génératrice…)
• Participer à l’organisation des différents évènements de l’organisation (par exemple, séminaires, ateliers, retraites ...).
• S’assurer que le bureau est suffisamment pourvu de fournitures nécessaires.
•S’assurer que les bureaux et espaces sont bien entretenus et bien gérés.
•Accompagner et supporter tout le personnel dans les démarches administratives et logistiques (transport, téléphones, jours fériés, matériels de projet, distribution, etc.).
•Administrer la petite caisse en assurant la documentation de toutes les sorties et les entrées d’argent.

Gestion de flotte
• Suivre et faire appliquer par les chauffeurs les directives de TNS en matière de sécurité dans les véhicules, et d’entretien des véhicules.
• Assurer la planification hebdomadaire des mouvements de véhicules en fonction des demandes et de la capacité de la flotte des véhicules
• Rapporter tout problème nécessitant une réparation
• Contrôler régulièrement l’état de propreté des véhicules (entretien hebdomadaire)
• Contrôler le remplissage du logbook de chaque véhicule et faciliter les registres mensuels et rapports au finance (feuilles de mileage mensuel ) ;
• Assurer la gestion administrative des véhicules (assurance, documents)
• Maintenir les fichiers d’enregistrements des données des véhicules

Autres tâches

Cette description de poste est destinée à décrire la nature générale et le niveau de travail de cette position, et n’est pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises des individus dans ce rôle. Le candidat sélectionné devra effectuer d'autres tâches assignées par sa / son superviseur direct.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES
• Éducation: BAC +2
• Minimum d’ 1 an d'expérience à fournir un soutien administratif au personnel de bureau. Expérience dans une organisation non gouvernementale est un atout.
• Communication: Capable de travailler et converser efficacement avec tous les niveaux de collègues, clients et autres contacts externes
• Informatique: maîtrise des logiciels d’informatique
• Maitrise de la langue française et du créole /bonne pratique de l’anglais.

- Salaire selon l'expérience.
Supervision: Gestionnaire des Services Administratifs
Lieu: Pétion-Ville

un seul fichier ayant une lettre de motivation, un CV et un certificat de travail