Pour le projet de Gestion des risques et désastres basé aux Gonaïves, nous recherchons un/e Assistant (e) en Administration Logistique & Finances.

Placé (e) sous la responsabilité hiérarchique de l’Officier spécialiste en GRD et fonctionnelle de la Responsable Administration Logistique & Finances, la personne sélectionnée sera responsable de la gestion administrative et logistique de la base et du suivi administratif des ressources humaines du projet

1. Gestion Administrative
o Assurer l’administration du personnel affecté au projet
o Préparer les fiches de paie et les soldes de tout compte mensuellement.
o Assurer un bon classement des dossiers des ressources humaines
o S’assurer d’une bonne organisation du bureau administratif (propreté etc.)
o Veiller au respect de toutes les procédures RH dans la transparence et l’éthique
o S’assurer que le personnel qui dépend de lui, accomplit les tâches qui sont décrites dans leur profil de poste.

2. Logistique
a. Transport:
o Assurer la planification des déplacements des véhicules IO en fonction des besoins du projet en s’assurant de la bonne coordination avec la capitale

o Contrôler le suivi des consommations des véhicules

o Contrôler le bon état général du parc.

o Contrôler le bon management des conducteurs et s’assurer de la mise à jour de leurs connaissances notamment en matière de sécurité.

o Assurer le suivi administratif des véhicules (documents légaux) au niveau de la base


b. Gestion des équipements :

o Assurer le bon fonctionnement, et la maintenance des équipements qui lui sont confiés en suivant les normes IO. (En cas de mauvais fonctionnement, ou panne, doit informer le plus rapidement possible la capitale)

o Assurer la mise à jour de l’inventaire des équipements IO sur la base de la mission, en indiquant les possibles mouvements, l’état, les affectations...

c. Approvisionnement:
o Réaliser les achats au meilleur prix tout en respectant les normes de qualité requises. Pour tout achat, remplir la feuille de réquisition qui devra être visée par les unités concernées

o Assurer le suivi du tableau des réquisitions de concert avec la logistique de la capitale

o Contrôler le montage des dossiers d’achat, réaliser les demandes de paiement suivant le respect des procédures IO

o Les réquisitions seront toujours envoyées par écrit, en utilisant les formulaires prévus à cet effet. Toute commande devra avoir un numéro séquentiel (suivre normes données par IO)

o Rédiger les contrats d’achats, de travaux ou de service et assurer le bon archivage.

3. Finances/comptabilité
o Veiller à ce que les procédures d’achat destinés au projet respectent les directives d’Intermón Oxfam

a. Trésorerie
o Responsable des caisses (USD et HTG) pour les besoins en trésorerie (avance de fonctionnement et paiement)
o Gérer les avances de manière extracomptable et comptable dans la limite des seuils autorisés (USD et HTG) et selon les procédures Intermón Oxfam Haïti.
o S’assurer qu’à la fin du mois, les avances de fonctionnement ont été retournées
o Effectuer les paiements autorisés par le supérieur hiérarchique et validé par la Capitale
o Anticiper et effectuer les demandes de caisse auprès de son supérieur hiérarchique suivant les besoins liés aux activités.
o Préparer certaines pièces justificatives de paiement (reçus de perdiem, fiche de paiement de journalier, etc.), en fonction des procédures en vigueur


b. Comptabilité
o Enregistrement de toutes les transactions comptables dans les journaux (Caisse-Banques) selon les standards utilisés par IO

o Préparer la clôture comptable mensuelle

o Gérer les avances de fonctionnement de manière comptable, conformément aux procédures internes

o Réaliser les inventaires physiques quotidiens des caisses (USD et HTG) et hebdomadairement avec l’Officier.

o Respecter la codification suivant les outils financiers en application (Budget, Tableau d’Affectation, Standard comptable, etc.).

o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs
Les responsabilités mentionnées ci-dessus ne sont pas exhaustives. L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres taches que celles mentionnées dans son profil de poste en accord avec ses capacités.

 Expérience de deux ans minimum dans des postes similaires
 Expérience en administration de personnel terrain et en logistique
 Français courant, créole,
 Maîtrise du logiciel Excel
 Etudes Universitaires en Sciences Economiques, Gestion/Administration, comptabilité et autres sciences connexes
 Autre qualification / expérience professionnelle en gestion budgétaire

 Connaissance du logiciel de gestion SAGA
 Connaissance du contexte dans lequel se déroulera le projet
 Connaissance et/ou expérience en gestion et suivi budgétaire de projets à cofinancements

- Horaire de travail : Journée complète de 40 heures / semaine. Horaire en fonction des taches à développer.
- Salaire : Salaire selon barème local d’Intermón Oxfam à Haïti. L’Institution assure la couverture d’assurance santé, accident et vie. De plus Oxfam Intermón offre un complément familial pour ses employés avec enfants à charge.
- Vacances : selon le calendrier professionnel en vigueur.
- Lieu de travail : Gonaïves, Haïti.
- Incorporation prévue : 2 mars 2015

Faites parvenir votre candidature (CV et lettre d’intérêt), en spécifiant la référence du processus : 47/14-15 dans l'objet de votre courriel

Oxfam se réserve le droit de prolonger la date réception selon les circonstances

Oxfam Intermón souscrit au principe de l'équité, de la diversité et de l’inclusion.