1 – Contexte


OXFAM œuvre directement avec les communautés et recherche à influencer les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leurs vies et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les touchent.

OXFAM est présente en Haïti depuis plusieurs années et travaille avec et à travers une variété de partenaires locaux pour mettre en œuvre ses programmes qui sont axés sur le développement, l’aide humanitaire. Les actions d’OXFAM se focalisent aussi sur les relations transfrontalières entre Haïti et la république Dominicaine.


Les zones d’intervention du programme couvrent principalement le département de l’Ouest, du nord, du nord-ouest, du nord-est, de l’Artibonite et de la zone frontalière. Cependant OXFAM peut aussi intervenir dans d’autres zones du pays dans le cadre de ces interventions humanitaires.


2-Justification et Objectif





« Oxfam International reconnaît comme un principe fondamental que dans la mesure du possible, il doit travailler avec des partenaires. Cela s’applique à toutes sortes de programmes, y compris les programmes humanitaires. Malgré cet engagement de travailler avec des partenaires, Oxfam ne répond pas toujours adéquatement aux crises humanitaires avec des partenaires. Travailler avec des partenaires dans la réponse humanitaire implique un acte délibéré d'investir et de promouvoir la capacité de ces partenaires qui sont capables et désireux de travailler dans le cadre humanitaire d’Oxfam International. »





Dans le but de renforcer la capacité des organisations locales qui travaillent dans le domaine de l’Humanitaire, OXFAM cherche à engager les services d’un consultant qui sera appelé à réaliser :


a) Une cartographie des organisations de la société civile travaillant dans le domaine de l’humanitaire en tenant compte des partenaires actuels d’OXFAM et d’autres organisations locales évoluant dans le secteur.


b) Un diagnostic organisationnel de dix Organisations locales qui seront sélectionnées et un plan de renforcement de capacité couvrant à la fois les besoins à court et à long terme (sur une période de trois années)

3-Typologie des partenaires

Les Organisations locales ciblées sont, d’une part, des organisations intermédiaires qui ont une certaine structure et une certaine expérience dans la gestion des projets et d’autre part, des organisations communautaires de base avec de très faibles structures et très peu d’expérience dans la mise en œuvre de projets. Le diagnostic et le plan de renforcement doivent tenir compte de la typologie des Organisations.


4-Compréhension du contexte

Pour appréhender le travail à réaliser, le consultant devra :
• Discuter avec les responsables du programme sur le mandat à réaliser, la méthodologie adoptée et les résultats escomptés.
• Consulter des documents relatifs à la politique de partenariat d’OXFAM
• Consulter des documents du programme d’OXFAM (PIP, Stratégies, Plan Opérationnel, Rapport d’évaluation de Projets/programme…)
• Consulter la liste des partenaires actuels d’OXFAM
• Consulter les derniers rapports d’audit


5-Les aspects à considérer pour le diagnostic:

Le consultant effectuera des visites chez le partenaire pour réaliser le diagnostic organisationnel. Il évaluera la structure organisationnelle des Organisations locales en tenant compte des aspects suivants:

Gouvernance interne

• Revue de la structure de gouvernance interne de l’organisation : tenue des assemblées générales, fonctionnement des organes prévus par les statuts, rôles des membres et leur participation dans la vie associative de l’organisation, identification des
• Perception de l’organisation dans la communauté
• Les difficultés liées à ce secteur.

Légalité
• Revue des aspects statutaires et légaux. Voir si l’organisation est légalement constituée (Aux regards de la loi haïtienne) et répond à ses obligations fiscales.

Vision stratégique de l’organisation :

• Revue des plans stratégiques de l’organisation : (revoir le programme : humanitaire et/ou développement, le plan stratégique, le plan de financement, les alliances stratégiques)
• La volonté de l’organisation de mettre en œuvre des programmes humanitaires
• La volonté de l’organisation de travailler de concert avec OXFAM, particulièrement dans la mise en œuvre de programmes humanitaires
• Expérience de l’organisation dans la gestion des programmes humanitaires (préparation et réponse à l’urgence)
• les difficultés liées à ce secteur



Administration et finance

• Revue du système de contrôle interne, considérer toute la documentation administrative en vue de relever les lacunes dans ce secteur
• Revue du système comptable, des outils de gestion (Manuel de procédures en vigueur, logiciels comptables, la gestion budgétaire…)
• Revue de la politique de passation de marché
• Revue d la tenue des dossiers financiers
• Revue de la gestion de l’inventaire
• Revue des procédures de suivi budgétaire, de préparation des rapports financiers
• Revue de la structure du département de comptabilité et d’administration : (ressources humaines qualifiées, comptables, administrateur, logisticien …)
• Vérifier si l’organisation est régulièrement auditée.
• Les comptes du partenaire sont-ils régulièrement audités
• Le système de gestion en place peut il permettre de gérer des programmes humanitaires
• Identifier les principales difficultés au niveau administratif et finance


Moyen de mise en Œuvre des programmes
• Revue des plans de mise en œuvre des programmes
• Revue des principales ressources de l’organisation : (personnel qualifié au type de programme humanitaire et/ou développement, actif et passif de l’organisation, ressources financières disponibles et capacité à mobiliser de nouveaux fonds, la tendance vers l’autonomie financière de l’organisation…)
• Capacité à mobiliser des fonds pour un programme humanitaire
• Identification des principales difficultés liées à ce secteur.




Plaidoyer et Communication :

• Revue de la stratégie de plaidoyer et de communication de l’Organisation (plan de plaidoyer et de communication, personnel qualifié, budget, outils de communication, note de presse conférence de presse, production de documentaires et de brochures, participation dans des alliances et campagnes de plaidoyer…)
• Identifier les difficultés liées à ce secteur

Genre/Diversité:

• Revue de la vision de l’organisation en matière de genre/diversité : ( participation des femmes dans la prise de décision, prise en compte des femmes dans les règlements internes, statuts, nombre de femmes siégeant au conseil de direction) et (prise en compte des droits des minorités, des handicapés, des groupes sociaux marginalisés, des plus vulnérables…)
• Vision de l’organisation par rapport aux abus sexuels,
• Identifier les difficultés liées à ce secteur

Redevabilité :

• Revue de la politique de redevablité de l’organisation (reddition de comptes aux bénéficiaires, à la communauté, aux acteurs étatiques, aux bailleurs…)

MEAL et qualité de programme

• Revue du plan de suivi et d’évaluation
• Personnel qualifié,
• Outils utilisés
• Suivi des rapports
• Plan de suivi et d’évaluation permet-il de faire le suivi des programmes humanitaires
• Identifier les difficultés liées à ce secteur

8-Pré-requis du consultant
.
• Expertise et expérience minimale d’au moins 8 ans à un niveau senior en Gestion et évaluation de projet.
• Expérience dans l'élaboration de stratégies, de développement des capacités et d’analyse institutionnelle, financière et administrative des Organisations Non Gouvernementales et des organisations communautaires de base.
• Expérience dans la gestion/évaluation des programmes humanitaires
• Expérience de travail avec les Organisations Internationales
• Expérience de travail avec les organisations locales
• Bonne capacité de communication orale en créole et français
• Bonne compréhension de l’anglais
• Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction

6 – Résultats attendus du consultant

• Méthodologie de mise en œuvre qui sera appliquée et le calendrier d’exécution
• Cartographie des acteurs locaux travaillant dans le domaine de l’Humanitaire dans les zones d’intervention d’OXFAM
• Soumission des fiches de diagnostic pour validation par OXFAM
• Soumission des fiches de diagnostic réalisées
• Un rapport d’analyse du diagnostic organisationnel qui prend en compte l’impact des lacunes sur la bonne marche de l’organisation
• Identification des besoins en renforcement de capacité et leur impact
• Les recommandations pour la mise en œuvre des actions.
(Présenter les rapports sous forme de tableau)


7- Logistique et ressources humaines

• OXFAM mettra à la disposition du consultant les moyens logistiques nécessaires pour la réalisation du mandat (véhicules, chauffeur, billet d’avion pour déplacement dans les zones d’intervention)
• Le consultant est responsable pour le recrutement du personnel technique nécessaire pour la réalisation de la mission.
• Le personnel technique engagé par le consultant dans le cadre de la mission sera entièrement sous sa responsabilité.

9-Calendrier - Durée

Le calendrier de réalisation de l’étude est ainsi défini :
- Date limite de Soumission de l’offre technique et financière : 14 février 2015
- La durée de réalisation de la consultation est prévue sur une période ne dépassant pas trois mois.

Le dossier du consultant devra inclure :
- Une offre technique incluant entre autre une méthodologie, un calendrier des activités, un Curriculum Vitae
- Une offre financière comprenant les honoraires.

https://jobs.oxfam.org.uk/vacancy/2063/description

Reférence: INT1195