I. Description du contexte

L'Unité de Contractualisation (UC) est une structure de la Direction Générale du MSPP qui a pour mission d’aider le Ministère à garantir des procédures de contractualisation conformes aux exigences normatives et aux obligations de résultats liant les partenaires nationaux et internationaux ainsi que les prestataires de services de santé au Ministère. Financée par l’USAID et la World Bank, conformément à l’Avant -projet de Loi Organique du MSPP, l'Unité de Contractualisation (UC) a pour attributions de :
1. coordonner et de mettre en relation tous les organes impliqués dans la mise en œuvre des contrats, y compris les directions techniques centrales et déconcentrées ;
2. préparer et d’exécuter les procédures/obligations contractuelles liant les prestataires publics et non publics pour la fourniture de services prédéfinis par le MSPP ;
3. effectuer le paiement des prestataires publics et privés, après vérification de la performance, dans des délais raisonnables, garantissant la continuité des services ;
4. suivre, d’évaluer les performances des prestataires et de formuler au besoin les solutions appropriées aux problèmes ;
5. superviser la passation des marchés, y compris la préparation et le suivi du processus des appels d’offres
6. tenir les registres financiers et les comptes distincts pour toutes les opérations liées à l’UC ;
7. préparer, consolider et produire les comptes du programme, les rapports financiers intermédiaires non vérifiés (RFI) trimestriels et autres renseignements financiers exigés par le Gouvernement ;
8. gérer les comptes des programmes de bailleurs de fonds.

Pour assister l’Unité de contractualisation du Ministère de la Santé Publique et de la Population dans la mise en place d’une Cellule de Passation de Marchés, le projet Leadership, Management et Gouvernance, financé par l’USAID et mis en œuvre par Management Sciences for Health (MSH), recrute un(e) Expert(e) en passation de marché en appui à cette structure du Ministère.
Le consultant travaillera en étroite collaboration avec le RBF Principal Technical Advisor (LMG/Haiti) et rendra compte aussi au Directeur de l’Unité de Contractualisation.

Les activités suivantes sont prévues pour un renforcement optimal du MSPP :
– Appel d’offres avec les potentiels pourvoyeurs de services, de travaux ou de fournitures.
– Formation et capacitation de quelques cadres du MSPP (UC et DAB) en Passation de marché et Développement « de business plans ».

En accord avec le MSPP et les partenaires d’appui, l’expert préparera les appels d’offre en collaboration avec l’agence fiduciaire (UGP). Il organisera et assurera également les négociations avec des fournisseurs avec l’appui de l’équipe technique et supervisera l’ensemble du cycle de passation de marché et de livraison. Les appels d’offres seront passés par l’UC, les paiements seront également effectués par le MSPP via une agence fiduciaire.

II. Description de la mission d’expertise



A) Objectif général de la mission



L’objectif général de cette mission est de préparer et mettre en œuvre le processus de passation de marché, de la définition des procédures et de l’appel d’offres au suivi de la distribution et de l’installation des intrants.



B) Objectifs spécifiques



1. Programmation

a) Ouvrir et tenir à jour un répertoire de fournisseurs et des entreprises capables de fournir les biens et services nécessaires à l’exécution du Projet en utilisant les procédures de sélection prévues dans les conventions de financement;

b) Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels;

c) Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur le financement du Projet pour toutes les composantes, et finaliser en collaboration étroite avec les composantes les caractéristiques et spécifications techniques;

d) Elaborer et tenir à jour le calendrier de passation des marchés suivant un modèle jugé acceptable par la Banque Mondiale et l’USAID pour le Projet, comportant l’estimation prévisionnelle, la procédure de passation de marché acceptable selon les termes de l’Accord de don, la préparation et l’approbation des appels d’offre, les consultations, l’évaluation des offres, l’approbation des propositions d’attribution des marchés, la signature et la notification des marchés, la fabrication et la livraison et la réception des marchés.



2. Appel d’offres

a) Elaborer les dossiers standards d’appels d’offre pour les divers types de fournitures et les lettres d’invitation et contrats pour les services conformément aux directives de la Banque et veiller à ce que ces modèles reçoivent les approbations nécessaires du bailleur de fonds et de l’Administration ( du pays);

b) Préparer et/ou organiser et superviser la préparation des dossiers d’appels d’offres et lettres d’invitation comprenant les procédures et les critères de sélection des offres;

c) S’assurer que les dossiers ont reçu les approbations nécessaires (au niveau national et auprès du bailleur de fonds);



3. Passation de marchés

a) Préparer et faire publier les avis d’appels d’offres;

b) Participer aux séances d’évaluation des offres ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés;

c) Veiller à l’établissement des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires du bailleur de fonds et des membres compétents de l’Administration;

d) Préparer les marchés et veiller à ce qu’ils soient approuvés, signés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais;

e) S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés;



4. Exécution des marchés

a) Veiller à ce que les engagements sur marchés soient systématiquement soumis au DA pour les suites administratives

b) Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l’exécution des marchés soient supervisées suivant les exigences spécifiques de chaque marché;

c) Organiser les commissions de réception des fournitures, et s’assurer que les articles, biens et services reçus soient corrects pour ce qui est de la quantité et de la qualité et qu’ils sont conformes aux spécifications;

d) Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et dates précisés;

e) Préparer les rapports trimestriels sur la situation des marchés



5. Accord avec bailleurs de fonds

a) Veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec le bailleur soient respectées à tous les stades des acquisitions de biens et de services ;

b) Veiller à ce que les montants cumulés des fournitures acquises suivant les diverses procédures ne dépassent pas les plafonds fixés dans l’Accord de don



6. Utilisation des biens acquis

Elaborer et tenir à jour les rapports sur l’utilisation et le fonctionnement des équipements mis à la disposition des diverses composantes et veiller à ce que leur maintenance soit effectuée selon les méthodes efficaces et économiques.



7. Formation

a) Former un noyau de 5 cadres du MSPP dans les procédures et techniques de passation de marché.

b) Former les employés de l’unité de contractualisation et aussi d’autres unités en gestion de passation de marche



C) Description des tâches



1. Stratégie de passation de marché : En concertation avec les

autorités du MSPP et les partenaires d’appui, concevoir une stratégie et une procédure pour l’attribution de marchés, l’achat et la distribution de produits aux sites cibles.

2. Appel d’offres : Rédiger les documents des appels d’offres destinés aux fournisseurs et conseiller l’équipe technique de l’UC sur les aspects contractuels lors de la rédaction des termes de référence.

3. Présélection et Négociations: Participer à l’évaluation des offres, appuyer le processus de présélection des fournisseurs avec lesquels des négociations seront menées et finaliser les conditions d’achat (prix, quantité, calendrier, livraison, service après-vente, maintenance, formations).

4. Contractualisation : Finaliser les documents contractuels et assurer la coordination des activités administratives.

5. Exécution des contrats de toute partie prenante ainsi que l’ensemble du cycle de passation de marché : superviser la bonne livraison, distribution et installation des produits aux sites cibles, avec l’appui des équipes dans les pays.

6. Assurer au quotidien le transfert de compétences en procédures et techniques à 5 cadres du MSPP désignés afin de constituer le noyau de la cellule de passation de marché du MSPP



III. Livrables



1. Stratégie et procédures de passation de marché pour l’achat et la distribution de produits élaborée en accord le MSPP et les partenaires d’appui

2. Documents des appels d’offres

3. Une grille d’évaluation destinée à la sélection de fournisseurs

4. Contrats avec les fournisseurs

5. Rapport sur la mise en œuvre de la stratégie en passation de marché de la première année de l’UC

6. Rapport de la capacitation des membres du MSPP formés en passation de marché.

7. Curriculum de formation en gestion de passation de marché.

8. Modules de formations en gestion de passation de marché.

IV-Profil et qualifications requises
– Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) en Droit, Gestion, Administration, Economie ou autres disciplines connexes.
– Spécialiste en passation de marché
– Excellentes qualités de :
o Négociation
o Communication
o Travail en équipe
– Excellente maitrise du français et de l’anglais oral et écrit
– Honnêteté et intégrité.
– Expériences dans les projets financés par l’USAID et/ou la Banque Mondiale est un atout.

V-Expérience professionnelle

– Expérience professionnelle de minimum 10 ans
– Expérience professionnelle de minimum 5 ans en passation de marché.
– Expérience professionnelle de minimum 3 ans en pays en voie de développement francophone.

VI- Durée de la mission d’expertise et Modalités de paiement
L’expert sera basé à l’Unité de Contractualisation et la durée de la consultance est de 100 jours ouvrables.
Le paiement sera procédé comme suit:
– 20% du montant total à la livraison de :
o Une grille d’évaluation destinée à la sélection de fournisseurs
– 20% après la livraison de :
o Curriculum de formation en gestion de passation de marché
o la Stratégie et procédures de passation de marché pour l’achat et la distribution de produits élaborée en accord le MSPP et les partenaires d’appui
– 20% après la livraison de :
o Rapport de la capacitation des membres du MSPP formés en passation de marché
– 20% après la livraison du Module de formations en gestion de passation de marché
– 20% du montant total à la livraison de:
o Documents des appels d’offres
o Rapport sur la mise en œuvre de la stratégie en passation de marché de la première année de l’UC.
Le calendrier de présentation des livrables pourrait être renégocié à la signature du contrat.