AVIS DE RECRUTEMENT
Titre du poste : Office Assistant
Division/Département/Projet : FLHAI/ OSRO/HAI/403/UK
N° de l'Avis de vacance de poste : VA020/2014 ADM
Domaine Agriculture, vulgarisation agricole
Lieu d’affectation Jérémie
Type de contrat / Durée/Grade NPP / 3 mois (renouvelable)/ SB2
Date de publication du poste : 22 Décembre 2014
Date limite de dépôt des dossiers : 07 Janvier 2015
Date prise de fonction : 19 Janvier 2015

Description des tâches
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti, sous la supervision directe du fonctionnaire FAO chef de projet et du consultant national/coordonnateur terrain du projet à Jérémie, en collaboration avec le Responsable chargé de l’administration de la Représentation FAO à Port au Prince, l’Office Assistant aura les fonctions ci-après:
De façon globale l’Office Assistant est chargé du suivi au quotidien des affaires administratives, financières et logistiques du sous-bureau FAO à Jérémie.

Par rapport aux affaires administratives l’Office Assistant aura les tâches spécifiques ci-après :
- Assurer le lien entre le sous bureau d’affection (Jérémie) et l’administration de la FAO à Port-au-Prince, pour le suivi de l’ensemble des dossiers administratifs, via contacts téléphoniques réguliers avec les personnes concernées et déplacements éventuels au bureau de Port-au-Prince en cas de besoin ;
- Tenir, classer et archiver tous les dossiers administratifs qui lui sont confiés et assure le travail de secrétariat pour le sous bureau d’affectation ;
-Veiller au respect et à l’exécution des directives, des engagements et des échéanciers en rapport avec les contrats et protocole d’accords (LOA) intervenus entre la FAO et des prestataires dans le cadre de la mise en œuvre du projet.
- Constituer, compléter et garder les archives allant du processus de sélection des partenaires ou prestataires, jusqu’à la fin des travaux.
- Appuyer les responsables de projets dans la recherche de proformats et la demande de factures auprès des fournisseurs de biens et de services ;
- Informer et assister la coordination du projet dans le domaine des procédures et réglementations financières concernant les paiements et assurer le suivi des dossiers paiements transmis à l’administration à Port au prince ;
- Préparer et tenir les feuilles de présence du personnel du sous bureau d’affection et les transmet à la FAO-PAP ;
- Maintenir à jour l’inventaire du matériel et de tous les équipements du bureau ;
- Gérer l’abonnement internet du sous bureau de Jérémie;
- Gérer les cartes pétrolières de carburant en collaboration avec les chauffeurs, en respectant les règles d’utilisation et dresser le rapport mensuel d’utilisation de carburant ;
- Appuyer les Office Assistants de la FAO-PAP chargés des voyages et de la logistique dans la préparation des requêtes d’autorisation de sécurité et l’obtention d’ordre de mission, préalablement à toute mission et assister le personnel du sous bureau dans la préparation et transmission des demandes de paiement des avances de frais de mission et paiement final.

Par rapport à la Gestion de la petite caisse et des affaires financières, l’Office Assistant aura les tâches spécifiques ci-après :
- Contribuer à la gestion de la petite caisse et préparer les demandes d’avance de fonds pour l’exécution des activités dans le cadre du projet ;
- Enregistrer les rentrées et sorties financières, veiller à l’exactitude des calculs et s’assurer que les pièces justificatives sont conformes et complètes et préparer le rapport mensuel des dépenses conformément aux procédures administratives de la FAO;
- Assurer les demande de renouvellement de la petite caisse et son suivi ;
- Etablir des rapports périodiques sur les comptes qui lui sont confiés, en notant les problèmes posés par les dépassements de coûts ou les rentrées inférieures aux prévisions. Etablit des rapports spéciaux pour expliquer les problèmes ou pour donner d’autres explications qu’on lui aura demandées ;
- Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collabore à l’établissement des états budgétaires pour la réalisation des opérations prévues dans le cadre du projet ;

- Titulaire d’un diplôme universitaire en administration, gestion des affaires, comptabilité ou équivalent ;
- Avoir de l’expérience de travail d’au moins trois (3) ans, avec une responsabilité croissante dans l’administration des projets et/ou programmes ;
- L’expérience dans une agence de l’ONU ou ONG Internationale est souhaitable et la connaissance de l’environnement de travail de la FAO et ses procédures est préférable.
- Bonne capacité orale et écrite en français niveau C et en créole, connaissance de l’anglais niveau B
- Avoir travaillé dans la zone d’intervention du projet (Grande Anse) sera souhaitable;
- Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, email et/ou internet, avoir un minimum de 35 mots par minute en utilisant un logiciel de traitement de texte.

Les candidats intéressés sont invités à fournir :
- Une lettre de motivation et un curriculum vitae ;
- Une copie certifiée conforme du diplôme