AVIS DE CANDIDATURE INTERNE/ EXTERNE
La Croix Rouge Haitienne en collaboration avec la Croix-Rouge Américaine cherche pour sa Sous-Délégation au Cap-Haitien:
(1) Assistant/e Exécutif/ve
Contexte: Suite au séisme du 12 janvier 2010, la Croix-Rouge Américaine (CRA) a créé le Programme d’Assistance à Haïti (HAP) dont le rôle principal est de diriger les réponses d’urgence et les activités de relèvement de l'organisation. Les activités de HAP se concentrent aujourd’hui sur le relèvement durable des sinistrés à travers des interventions intégrées.
Depuis 2004, la CRA soutient son partenaire principal la Croix-Rouge Haïtienne (CRH); et après le séisme de Janvier 2010, la CRA a augmenté et diversifié ses efforts pour aider les Haïtiens les plus vulnérables à mieux faire face aux catastrophes, chocs et crises. En complément aux interventions directes (programmes d'urgence et de relèvement) et indirecte (par les partenaires au sein et en dehors du mouvement Croix-Rouge) liées au séisme dans les zones les plus touchées; la CRA et la CRH ont développé le Programme Intégré à base communautaire du Grand Nord (connu en créole sous le nom de "Gran No Pi Djanm" - GNPD - "Plus Résiliant Grand Nord") ainsi que d’autres projets destinés à accroître le niveau de résilience en Haïti à travers des communautés plus fortes.
C’est dans ce contexte que HAP recherche une personne expérimentée pour assurer la fonction d’Assistant/e du Chef de Sous-Délégation du Grand Nord d’Haïti. Sous la supervision directe de ce dernier, il/elle va d’une manière générale l’assister, l’orienter et le conseiller dans la gestion des bureaux du Grand Nord; le suivi des activités des différents programmes/projets; le réseautage et le démarchage des partenaires internes et externes au mouvement Croix-Rouge; et l’identification d’opportunités pour développer des initiatives innovantes. Il/elle va travailler en étroite collaboration avec les responsables et personnels des différents projets et programmes mais également des services support.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES
 Coordonner et exécuter toutes les tâches administratives relatives à la Sous-Délégation et assurer le suivi des obligations par rapport au bureau central basé à PaP
 Participer à la gestion du personnel de la Direction (planning des congés, suivi des formations, gestions des chronos, gestion des frais de déplacements, …)
 Instruire les dossiers confiés (constitution et synthèse des documents), rédiger les notes de gestion qui s’ensuivent et préparer les décisions
 Exercer des tâches de rédaction (mettre en forme les courriers, notes et supports écrits, compte rendus de réunions, mémos administratifs, traduction, …), de contrôle et d’analyse
 Constituer et gérer un système d’archivage des documents et informations relatifs aux activités de la sous-délégation
 Organiser la logistique des réunions (calendrier et fréquences, ordres du jour, réservation des salles, duplication des dossiers, préparation et distribution des invitations, etc.), des missions au sein et en dehors du Grand Nord, des formations ou cérémonies (invitations ; réservation locaux, buffet, repas, transport, budget et rapport des dépenses ; etc.)
 Compiler, mettre en forme et diffuser les informations clés sur les activités hebdomadaires de
la sous-délégation
 Filtrer les appels téléphoniques destinés au Chef de Sous-Délégation ; gérer son agenda et prendre les rendez-vous avec les interlocuteurs principaux
 Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service
 Appuyer les manageurs de programmes/projets en fonction des besoins et s’assurer de la fluidité des informations entre ces derniers et le Chef de Sous-Délégation
 Entretenir une relation cordiale et collaborative avec le personnel de la CRH ainsi que les réceptionnistes des bureaux de la Sous-Délégation et du bureau central de PaP.
AUTRES FONCTIONS APPLICABLES A TOUT LE PERSONNEL:
 Le respect et le travail dans le code de conduite de la Croix-Rouge
 OEuvrer à la réalisation de tous les objectifs la sous-délégation au sein de la Délégation CRA en Haïti
 Mettre en place et assurer des relations de travail efficaces avec l'ensemble du personnel
 Assurer des relations de travail efficaces avec ses homologues et les représentants de la CRH
 S'acquitter d'autres tâches et responsabilités liées au travail qui lui sont assignées par le superviseur

Qualifications
 Avoir validé un diplôme d’études supérieures en administration (BTS d’Assistant de Direction) ou d’autres (management, business, etc.) ayant trait aux compétences recherchées
 Disposer d’une formation complémentaire en droit, gestion, langues serait appréciée
 Avoir au moins 6 années d’expérience dans l’administration, la gestion de bureaux ou dans un poste similaire et avec références.
 Disposer d’une solide expérience dans les relations avec la Croix-Rouge, les autorités gouvernementales et acteurs de l’humanitaire/du développement international
 Avoir les aptitudes à superviser, former et diriger le personnel
 Etre diplomate, patient et proactif dans les interactions avec le personnel et partenaires
 Avoir d’excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles
 Disposer d’une bonne expérience en informatique dans les applications MS Office
 Etre disposé à voyager à chaque fois que c’est nécessaire
 Avoir d’excellentes aptitudes à lire, parler et écrire le Créole, le Français, l’Anglais

CONNAISSANCES ET COMPETENCES
 Connaître l’organisation et le fonctionnement de la sous-délégation au sein de la Délégation ARC en Haïti ; de son environnement et de ses partenaires ou contractuels
 Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, écouter activement, savoir répondre au téléphone…)
 Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont prioritaires (savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques)
 Savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse
 Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
 Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants et utiliser les outils et les réseaux de communication (messagerie électronique, boîtes vocales…)
 Maîtriser les méthodes de prise de notes et savoir rédiger des courriers, des documents administratifs simples et des comptes rendus de réunions
 Savoir identifier et appliquer les procédures administratives
 Savoir organiser et gérer un système de classement et d’archivage
 Avoir des qualités relationnelles
 Savoir anticiper et faire face aux situations d’urgence.

Tous candidats intéressés devront soumettre leur Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation et tout copies de certificats et / ou Diplômes, copie de carte d’identité (NIF ou CIN), Certificat de Bonnes Vies et Moeurs