Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation de ses revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.
Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 39 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres.

Plan Haiti a un plan stratégique approuvé depuis Septembre 2012. Il est le résultat d’un processus de planification participative qui a inclus l’analyse de la situation des droits de l’enfant à travers la consultation des communautés, familles et des enfants. Ce document stratégique décrit la réponse les programmes de Plan Haiti pour les cinq prochaines années.
Objectif du Poste

L’administration Coordinator assure la coordination et la supervision des aspects administratifs des bureaux de Plan en mettant en œuvre les stratégies et politiques et processus qui facilitent l'optimisation des ressources, la fourniture en temps opportun des biens et des services ainsi que le soutien en logistique du PU.

• Mettre en place un processus de gestion efficace et efficiente de l’Administration.
• Faire preuve de leadership stratégique et superviser le personnel en conséquence.
• Fournir des réponses rapides en temps opportun aux différents problèmes et plaintes.
• Elaborer un réseau de communication ouverte avec les vendeurs, fournisseurs, entrepreneurs et consultants pour l'achat, la supervision des travaux techniques et les processus d'appel d'offres répondant aux exigences du Manuel d’Opération (MO).
• Assister l’Administration dans les taches de secrétariat, s’assurer de la gestion administrative globale,

1. Achats
• Coordonner les activités d’achats pour le PU avec efficacité tout en respectant les procédures de Plan International
• Aider le PU Manager à s’assurer que tous les principes de base, règlements et normes de PLAN sur les marchés, y compris les procédures d'achat d’Haïti (seuils de passation des marchés, les documents requis, les niveaux d'autorisation) sont appliqués de manière cohérente
• S’assurer que les achats sont effectués d’une façon la plus économique possible, dans les meilleurs délais, tout en respectant les normes techniques la qualité et les règlements internes
• S’assurer que toutes les demandes sont traitées de façon professionnelle (avec efficience, courtoisie et volonté de résoudre les problèmes notamment) et que les clients sont bien impliqués dans le processus et informés
• Jouer un rôle important dans l’évaluation des fournisseurs, le suivi de l’évolution des marchés
• Appui technique et opérationnel à la section ou activités d’achat du PU
• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés
• Superviser la section Achats comprenant la gestion et supervision du staff d’une manière professionnelle

2. Dispatching
• Assurer le bon fonctionnement du Parc Automobile de véhicule en appliquant les procédures de Plan International
• Assurer l’utilisation optimale des moyens de transport
• Gérer la flotte en assurant un bon fonctionnement des véhicules, en garantissant la sécurité du transport des personnes et des biens
• Optimiser le coût de gestion de transport de manière efficace

3. Stocks et Immobilisation
• Aider le PU Manager à s’assurer que tous les principes de base, règlements et normes de PLAN sur la gestion de stock et d’immobilisation soient appliqués de manière cohérente
• S’assurer que le contrôle des mouvements de stocks des programmes soit fait et que les dépôts sont bien organisés et rangés
• Mettre en application les systèmes de Logistique (outils et procédures)
• Assister le Logisticien dans la mise en place des outils adéquats à la gestion du stock
• Finaliser et soumettre les rapports de stock et d’immobilisation de manière consistante
• S’assurer de la gestion du Stock des produits consommables dans les bureaux en minimisant les risques de rupture de stock (carte de téléphones, carburant, papeterie, etc.)
• Assurer l’inventaire et la codification des équipements

4. Gérer les voyages Locaux
• Assurer la gestion de déplacements du staff national (réservations d’avions et hôtels) et en faire un rapport régulier
• Gérer les relations avec les hôtels pour le staff
• Recevoir les visiteurs de CO et autres et avertir les secteurs concernés

5. Rédiger tous les contrats et les correspondances pour les différentes sections de la programmation et l’administration
• Etre précis dans la rédaction des contrats et correspondances
• Contrôler et vérifier les informations à saisir sur le système informatique avant de les acheminer à votre superviseur
• Transmettre les contrats rédigés auprès des différents secteurs et partenaire externes après vérification et approbation du superviseur et assurer de placer les copies dans les dossiers
• Suivre des contrats de service avec les autres secteurs et les employés sous votre supervision

6. Encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision
• S’assurer que les tâches assignées ou les demandes formulées à la section trouvent une réponse rapide et professionnelle
• S’assurer que les descriptions de poste sont à jour, bien rédigées, bien comprises et suivies.
• S’assurer que les employés reçoivent la formation et outils de travail dont ils ont besoin, de façon formelle ou informelle
• S’assurer que les demandes des employés soient prises en considération
• S’assurer que les évaluations soient faites correctement (méthode, contenu) et à temps
• S’assurer que le degré de motivation reste bon
• S’assurer que les besoins en personnel du département soient remplis de façon judicieuse
• Réviser les descriptions de taches annuellement
• Tenir une réunion mensuelle avec le staff pour information, motivation et discussion

7. Assurer l’entretien du bureau et des équipements
• S’assurer que l’environnement du bureau soit sain et propre
• Superviser le travail des nettoyeurs et des ménagères du bureau en support à l’Administrative Assistant
• Assurer le contrôle et la gestion du quota d’heures supplémentaires des ménagères, nettoyeurs et chauffeurs
• Assurer le paiement des frais courants du bureau
• Assurer l’entretien régulier de tous les équipements électriques, hydrauliques des résidences et établir un calendrier de suivi
• Coordonner les installations d’équipements avec la section Achats
• Assurer que tous les équipements soient bien entretenus et qu’ils soient en bon état de marche un maximum du temps, soit que toute panne soit correctement diagnostiquée et rapidement réparée
• S’assurer que toutes les démarches administratives soient faites à temps et de façon correcte pour les paiements
• Superviser les travaux des contractants

8. Gestion du Guest House

9. Superviser la section
• Elaborer, assurer l’application des objectifs du département et suivre régulièrement le progrès vers ses objectifs
• S’assurer du développement d’un plan de travail mensuel du département reflétant ses priorités
• Définir des standards de performance du département et s’assurer qu’ils sont respectés
• S’assurer que les taches assignées ou les demandes formulées au département trouvent une réponse rapide et professionnelle
• Etre responsable de la communication du département et pouvoir le représenter à tout moment (réunion, atelier, etc.)
• S’assurer de l’utilisation du système LOGEMA
• Participer activement à la budgétisation de bureau par la préparation du budget annuel de gestion du personnel administratif, d'entretien des bureaux et des équipements

10. Responsabilités par rapport à la protection des enfants
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faire un relevé des partenaires clés et organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Assurer une participation sécurisée des enfants, des adolescents et des jeunes dans les activités les impliquant au nom de Plan y compris avec les medias ou les donateurs en procédant a une analyse de risques.
• Agir d’une façon responsable pour protéger les enfants avec qui Plan entre en contact y compris dans les interactions que ces derniers peuvent avoir avec les medias, célébrités, consultants ou partenaires de Plan.
• Contribuer à l’évaluation des progrès de Plan en matière de Protection de l’enfant au regard des normes minimales fixées dans la Politique et fournir des données à jour.

11. Responsabilité en situation d’urgence
• Établir des priorités et de rationaliser les achats procédés entrées pour répondre à l'urgence.
• Soutien logistique à l'appui d'urgence à d'autres ministères dans l'utilisation en temps opportun des ressources.
• La priorité est donnée aux processus liés aux achats d'urgence, trouver des fournisseurs,
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• En cas d'urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires ;

12. Autres Responsabilités
• Superviser et faciliter les conférences/ateliers/visites
• S’assurer d’une bonne gestion de la petite caisse
• Assister le PUM au niveau administratif
• Veiller à ce que Plan mette en place un système de sécurité adéquat dans ses locaux pour le personnel, véhicules, équipements, etc.
• Vérifier les documents juridiques avant qu'ils soient approuvés par le PUM
• Effectuer toute autre tâche connexe requise par son supérieur hiérarchique
• Supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes au PU.
• Assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision de façon attentive, professionnelle.
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan.
• Exécuter toutes autres taches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué.
• Considérer les approches d’égalité de genre;

Connaissances
• Diplôme en Administration/Gestion
• Bonne Connaissance des procédures administratives
• 3 années d’expériences dans un poste similaire
• Bonne Connaissance des logiciels de base (Word, Excel, Access)
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole
• Connaissance de l’anglais et de l’espagnol souhaitable
Compétences
• Grande Capacité de travailler en équipe, avec des personnalités différentes et sous pression et de coordonner des tâches multiples
• Bonne capacité à servir les gens
• Savoir déterminer et communiquer les priorités
• Démontrer et prôner l’esprit d’équipe
• Communiquer avec les clients
• Savoir et pouvoir travailler sous pression.
• Démontrer un sens de l’initiative.
• Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes
• Connaissances approfondies de l’approvisionnement
• Faire preuve d’intégrité
• Montrer du dynamisme
• Forte capacité d’analyse
• Avoir un sens pratique
• Etre bien organisé et méthodique

Comportements
• Favorise un haut niveau de performance pour tout le personnel du département.
• Favorise l'innovation et l'apprentissage
• Communique clairement et efficacement
• Élabore, motive, forme et gère le personnel

Votre dossier de candidature doit etre composé de : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.
Seuls les candidats dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par telephone.