Titre du poste : Secrétaire/Appui Administratif et Financier
Division/Département/Projet : GCP/HAI/030/EC
Domaine Administration et Comptabilité
Lieu d’affectation Fort-Liberté
Type de contrat : NPP
Grade : SB2
Durée : 6 mois renouvelable
Date de publication du poste : 01 octobre 2014
Date limite de dépôt des dossiers : 14 octobre 2014

Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti, celle plus directe du Conseiller Technique Principal/CTP et du Coordonnateur national du projet, en étroite collaboration avec l'officier en charge du suivi opérationnel et/ou de l'Unité locale des achats au niveau de la Représentation de la FAO à Port-au-Prince, le/la contractant(e) aura plus spécifiquement les tâches suivantes:
Administration
- Accueillir les visiteurs; appuyer l’organisation effective du travail de l’équipe du projet, donner un appui logistique et administratif, incluant l'organisation des réunions, séminaires/ateliers, etc.
- Réviser, organiser et archiver la correspondance, les informations, les documents de travail, les rapports et autres matériels relatifs aux activités du projet, de manière à ce que tout document ou rapport technique et financier soit facilement accessible
- Préparer et assurer le suivi des correspondances administratives et autres documents administratifs (Ordres de mission, security clearance, etc.)
- Créer et maintenir un système d’archivage des dossiers administratifs et financiers du projet, tenir à jour l’inventaire des fournitures et matériels de bureau et s’assurer du respect des règles de leur utilisation
- Assurer l’édition des rapports d'activités et de tout autre rapport technique produit dans le cadre du projet; assurer leur relecture et le respect de la grammaire et de l’orthographe des correspondances et des rapports du ressort de la coordination du projet (français, créole)
- Organiser les réunions et maintenir à jour le planning de la coordination du projet et de l'équipe sur le terrain
- Préparer la documentation requise pour les contrats/consultants ou toute autre information sur le projet lorsque requis
- Assurer l’organisation et le suivi des diverses missions de supervision et ou de consultation dans le cadre du projet

Suivi financier

- Assurer le relais entre la Coordination du projet à Fort Liberté et la Représentation de la FAO à Port-au-Prince pour le suivi de l’ensemble des dossiers financiers, notamment le suivi des engagements et des échéanciers en rapport avec les contrats, accords et LOAs signés entre le projet et les tiers contractants et assurer leur archivage au niveau du projet depuis le processus de sélection des partenaires ou prestataires, jusqu’à la finalisation des dossiers
- Scanner, classer et archiver les pièces justificatives relatives aux dépenses
- Assurer le suivi de l'utilisation que les carnets de bord des véhicules et motos sont correctement remplis par les chauffeurs et assurer; assurer la gestion des demandes de renflouement des cartes pétrolières et/ou des coupons sur la base de la planification des activités
- Assurer le suivi dans le respect des procédures de décaissement de la petite caisse et assurer les demandes pour son renouvellement en temps utiles
- Assurer la recherche de proforma et/ou la demande de factures auprès des fournisseurs lorsque nécessaire et assurer le suivi des paiements avec le bureau de la Représentation à Port-au-Prince
- Enregistrer les rentrées et sorties financières, veiller à l’exactitude des calculs et s’assurer que toutes les justifications comptables et documents relatifs sont complets; préparer les rapports mensuels des dépenses en concertation avec la Représentation à Port-au-Prince et la coordination du projet, en y incluant les contraintes rencontrées

- Réaliser toute autre tâche lorsque requis et rentrant dans le domaine de ses compétences

Qualifications requises:
Diplôme en administration et comptabilité/gestion et/ou domaines assimilés, avec un minimum de cinq ans d’expérience pratique et pertinente dans un poste similaire sur un projet; Bonne connaissance des logiciels outils informatiques, en particulier Word et Excel; Connaissance parfaite du français et capacités à s’exprimer tant oralement que par écrit en français et en créole; Capacités d’organisation du travail et de réponse aux besoins internes et externes de manière précise, rapide et efficace; Capacité à travailler avec un minimum de supervision; Capacité à travailler en équipe; Flexibilité, courtoisie et ponctualité. La connaissance des procédures des Nations Unies et plus particulièrement de la FAO serait un plus.

Lieu de travail : Fort-Liberté, Département du Nord-est

Durée : 6 mois renouvelable jusqu'à la date de fin de projet