L’assistante administrative fournira le support nécessaire aux différents partenaires du Programme LAMIKA qui partage le même espace. Elle assurera la liaison entre les différents départements et la coordination du courrier avec tout le personnel. Elle assistera dans la planification des activités du bureau et de la salle de formation. Elle s’occupera de la réception des visiteurs et de la supervision du personnel de la Cafétéria. Elle assistera a des réunions sur demande et en préparera des comptes rendus. Elle s’occupera de la gestion de la petite caisse.
Fonctions
o Accueillir les visiteurs et les orienter vers les employés concernes;
o Répondre au téléphone et placer des appels pour le personnel au besoin;
o Faire la classification des documents;
o Rédiger des correspondances;
o S’occuper de la distribution du courrier et des journaux aux sections respectives.
o S’occuper du paiement mensuel de tous les bordereaux de concert avec le Logisticien;
o Gérer la Petite Caisse en s’assurant et en réalisant des dépenses préalablement approuvées;
o S’occuper de la gestion de la cafeteria
o Maintenir et gérer la base de données de contact;
o Coordonner et confirmer les réunions sur demande;
o Elaborer et soumettre les comptes rendus des réunions le jour qui suit;
o Développer et entretenir de bonnes relations interpersonnelles avec tout le personnel de Global Communities et les partenaires du programme;
o Etre disponible pour aider a la saisie des données relatives au payroll quand c’est nécessaire ;
o Effectuer toutes autres tâches relatives à son domaine de compétence sur demande du Superviseur pour la bonne marche de Global Communities.
o Assurer l’acheminement des feuilles de temps (Time Sheet) des employés au bureau central.
Qualifications Requises
o Bonne connaissance des logiciels: Word,Excel, Power Point, Publisher, Outlook;
o Expérience de 3 ans au moins à un poste similaire;
o Excellentes aptitudes à la communication téléphonique nécessaire;
Niveau d’études : Secondaire, Bac I et Bac II.
Diplôme en Secrétariat
Conditions particulières
• Avoir une très bonne connaissance du créole et du français une certaine compétence en anglais est souhaitable;
• Expérience professionnelle dans un poste similaire de préférable dans une ONG
Conditions de travail
• Etre disposée à travailler en dehors des heures de bureau ;
• Etre disposée à travailler sous pression ;
• Capacité à travailler en équipe et dans des conditions difficiles;
• Avoir l’esprit organisationnel et capacité à déterminer les priorités et à respecter les échéances;
• Très attentionnée aux détails;
• Bonnes relations interpersonnelles;
• Sens du sérieux et d'honnêteté;
• Etre discrète, respectueuse et disciplinée;
• Avoir le sens de responsabilité.
Dossier de candidature doit avoir ...
CV, Lettre de motivation, certificats et diplomes.
