1- Préparer les PRF pour le programme UP. Enregistrer les demandes de paiement et les acheminer aux Finances pour la préparation des chèques. Assurer le suivi auprès du superviseur administratif de toutes les fournitures de bureau pour le programme UP.
2- Maintenir un bon système de classement.
3- Faire la photocopie des documents relatifs au programme UP.
4- Gérer le stock des fournitures de bureau du programme, maintenir un inventaire à jour, et placer mensuellement les demandes de renflouement de stock et en assurer leur bonne gestion.
5- Préparer la salle de conférence pour les réunions.
6- Dépouiller le courrier qui arrive à l’unité et les distribuer aux principaux concernés.
7- S’assurer que les matériels de travail soient toujours disponibles.
8- Tenir à jour toutes les listes d’adresses et téléphones des principaux partenaires qui interviennent dans les quartiers et des membres de la communauté.
9- Taper les documents de l’unité. (lettre, contrat, et autres).
10- Planifier et coordonner le déplacement de l’équipe avec le département de transport.
11- Superviser le travail du personnel de soutien et les accompagner dans les suivis administratifs (plan de performance, formulaire de congé etc.…)
12- Gérer le bureau et coordonner à l’aspect logistique et administratif (bâtiment, génératrice, climatiseur, accessibilité)
13- Gestion de la petite caisse.
14- Faire l’inventaire de tous les biens de CRS affectés au bureau et acheminer un rapport aux personnes concernées.
15- Responsable de l’organisation opérationnelle et administratives de toutes les activités (réunions, formation, rencontres bénéficiaires) et aide les équipes du projet à préparer le budget et d’en assurer sa mise en fonction.
16- Organiser et participer à des réunions et des activités de l’équipe du projet.
17- Supervision du personnel de sécurité et s’assurer que le bureau de zone est conforme aux normes sécurité du CRS en collaboration avec le « Sécurity Manager » (contrôle de la barrière, surveillance, plan d’urgence, etc….
Qualifications Requises
Détenir un diplôme de secrétariat bilingue
Avoir un minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire
Connaissance des logiciels Word, Excel, (Power Point, un plus)
Lire, Ecrire, Parler correctement le Français
Connaissance de l’Anglais
Etre capable de prendre des initiatives, avoir de bonnes capacités organisationnelles et fonctionner avec une supervision minime.
Dossier de candidature doit avoir ...
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copies diplômes) avec la mention du poste
