La Secrétaire de Direction organise le travail des membres du conseil de direction, veille à la fonctionnalité de leur bureau et enregistre les minutes des rencontres. Elle gère les correspondances de la Direction tant avec les partenaires de l’extérieur qu’avec le staff même de l’Hôpital. Elle assure l’accueil aux visiteurs et aux employés et constitue la première ligne d’interactions de la Direction avec les tiers.
Fonctions
1. Reçoit et oriente les visiteurs, les employés au niveau de l’espace de direction
2. Etablit le lien entre les membres de l’équipe de direction, les différents services de l’Hôpital et les partenaires. Contacte les employés sur demande de la direction pour entretiens, convocations, rendez-vous. Tient l’agenda du directeur et en informe l’équipe de direction.
3. Organiser, gérer les réunions et agendas des Directeurs. Rédiger, mettre en forme et distribuer les comptes-rendus.
4. S’occupe de l’approvisionnement des bureaux des directeurs en fournitures et consommables nécessaires à leur bon fonctionnement. Assure le suivi bureautique en termes d’entretien, dépannage, etc.
5. Gère la boîte mail du secrétariat, les annuaires téléphoniques, le standard téléphonique en temps et lieu. Tient à jour un répertoire des partenaires et des personnels (adresses, mail et téléphones).
6. Reçoit les messages téléphoniques et les transmet aux personnes concernées.
7. Récupère les documents et courriers arrivant de l’extérieur, et les redistribue aux interlocuteurs concernés pour information ou validation. Imprime et relie les documents pour l’équipe de direction.
8. Rédige et corrige courriers, documents, compte-rendu de rencontres et effectue les mises en pages.
9. Ouverture et consignation sur le registre des courriers à l’arrivée.
10. Envoi et consignation sur le registre des courriers au départ.
11. Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des Directeurs. Organise l’archivage des dossiers administratifs.
12. S’occupe de préparer et faire les commandes auprès des fournisseurs et de récupérer le matériel si nécessaire.
13. Veille à la présence continue des formulaires officiels vierges. En assure l’impression, la multiplication et disponibilité dans les services.
Qualifications Requises
• Formation de secrétariat
• Trois années d’expériences comme Secrétaire de Direction
• Bonnes connaissances des logiciels bureautiques
• Bon sens de l’organisation, sens de responsabilités
• Très habile dans les relations interpersonnelles
• Familiarité avec l’environnement de l’Eglise Catholique
• Maîtrise du français parlé et écrit
• L’anglais est un atout sérieux.
Dossier de candidature doit avoir ...
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie diplômes,) avec la mention du poste
