Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation de ses revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.
Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 39 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres.

Plan Haiti a un plan stratégique approuvé depuis Septembre 2012. Il est le résultat d’un processus de planification participative qui a inclus l’analyse de la situation des droits de l’enfant à travers la consultation des communautés, familles et des enfants. Ce document stratégique décrit la réponse les programmes de Plan Haiti pour les cinq prochaines années.

Objectif du Poste

Réaliser les activités d’achats pour les PU et le CO avec efficacité tout en respectant les procédures de Plan International.
Plan Interantional Haïti est à la recherche des candidats qualifiés pour le poste de Procurement Assistant pour le Bureau Central selon les spécifications ci-dessous :

- Assurer les achats
• S’assurer que les opérations d’achats de la réquisition à la passation de la commande soient effectuées de la façon la plus efficience possible et selon les politiques de PLAN –International.
• Faire les demandes de cotation et collecter les proformas.
• Coordonner la réception et le stockage des biens et services avec le General Services Officer (GSO) ;
• Coordonner le stockage ou la distribution ou le transfert des biens avec la Logistique ;
• Veiller à ce que les documents de la section des achats soient bien établis et archivés ;
• Saisir la commande dans le registre de suivi des commandes/réquisition ;
• Coordonner avec le dispatching les déplacements liés à la section ;
• Participer à la Conception et faire la mise à jour d’un plan de travail mensuel de la section ;
• Pouvoir représenter la section à tout moment ;
• Préparer un rapport mensuel de l’état des achats (status report) pour la section ;
• Préparer les bons de commande/achats ;
• Participer activement au processus d’évaluation semestrielle des prix du marché ;
• S’assurer que la réception des biens est conforme et satisfaisante en collaboration avec le GSO.

- Suivre la performance des fournisseurs
• Réviser, en collaboration avec le Procurement Coordinator (PC), la liste des fournisseurs sur une base semestrielle ;
• S’assurer que les nouveaux fournisseurs remplissent le formulaire d’enregistrement.
• Identifier d’autres fournisseurs et les transmettre pour analyse et approbation au PC ;

- Maintenir un système de classement de tous les dossiers relatifs aux achats.
• Classer tous les documents d’achats allant de la réquisition jusqu’à la livraison ;
• Classer tous les documents d’appel d’offres;
• Documenter tous les achats.

- Assurer le paiement des fournisseurs/créditeurs
• Assurer le suivi des factures et préparer les demandes de paiement ;
• Vérifier mensuellement les comptes des fournisseurs à crédit et s’assurer que les paiements soient faits de manière systématique et spontanée.

- Divers
• S’assurer de toutes les autres tâches connexes qui lui sont assignées par son superviseur.

• Diplôme universitaire en Gestion ou comptabilité
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire
• Expérience dans le domaine des achats
• Très bonne connaissance des logiciels informatiques Excel, Word, PowerPoint
• Bonne capacité de communication orale et écrite Français et Créole, l’Anglais un atout
• Savoir déterminer et communiquer les priorités
• Démontrer et prôner l’esprit d’équipe
• Communiquer avec les clients
• Savoir et pouvoir travailler sous pression
• Démontrer un sens de pro activité
• Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes
• Connaissances approfondies de l’approvisionnement
• Faire preuve d’intégrité
• Montrer du dynamisme
• Avoir une forte capacité d’analyse
• Avoir un sens pratique
• Etre bien organisé et méthodique

CV, lettre de motivation, copies des diplomes et attestations de travail.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.
Seuls les candidats dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone