Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation de ses revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.
Plan International Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 39 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres.
Plan International Haiti a un plan stratégique approuvé depuis Septembre 2012. Il est le résultat d’un processus de planification participative qui a inclus l’analyse de la situation des droits de l’enfant à travers la consultation des communautés, familles et des enfants. Ce document stratégique décrit la réponse les programmes de Plan International Haiti pour les cinq prochaines années.
Objectif du Poste
La Secrétaire /Réceptionniste rehausse l’image de l’organisation à l’extérieur. Elle joue un rôle important dans le fonctionnement du bureau en matière de communication, d’accueil des visiteurs et de support administratif.
Plan International Haïti est à la recherche des candidats qualifiés pour le poste de Secretaire-Receptionniste pour le Bureau Central selon les spécifications ci-dessous :
Fonctions
Une présence permanente est requise à la Réception :
1- S’assurer que les clients et les visiteurs sont bien reçus au niveau du Bureau National :
- Accueillir les visiteurs Plan et non Plan, ou familles, clients nécessitant une information quelconque au niveau du Bureau Central
- S’assurer du motif de la visite avant de donner accès au bureau
- S’informer de la requête des visiteurs et les diriger
2- Répondre et acheminer correctement les appels téléphoniques
- Recevoir les appels téléphoniques tout en s’assurant des besoins de l’interlocuteur avant d’acheminer les appels
- En cas d’absence, prendre correctement les messages
- Placer des appels téléphoniques pour le staff du Bureau Central en cas de besoin
3- Réception et expédition du courrier entre :
- Le Bureau National et les Bureaux Régionaux et Internationaux
- Le Bureau National et les Bureaux de zone
- Le Bureau National et les Unités de Programme
- Le Bureau National et les fournisseurs, clients, partenaires etc.
4- Assurer la logistique pour les déplacements internes des employés (billets d’avion, réservation d’hôtel, de véhicule…)
5- Assurer le suivi pour le paiement régulier des factures récurrentes (courrier, billets...)
6- Etre responsable de la planification logistique des réunions internes (réservation de salle, collation etc.)
7- Effectuer divers travaux de secrétariat comme la traduction de lettres, de rapports etc. sur demande
8- Exécuter et assister les membres du CMT dans toutes autr
Qualifications Requises
. Diplôme de secrétariat d’une école reconnue.
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire
• Très bonne connaissance des logiciels informatiques (Microsoft Office).
. Excellente capacité organisationnelle et interpersonnelle.
• Faire preuve de Flexibilité, d’honnêteté et de sens des responsabilités
• Avoir un esprit d’initiative et d’équipe.
• Etre Capable de travailler avec un minimum de supervision
• Etre Capable de coordonner les activités du département
• Excellente capacité de communication orale et écrite Français et Anglais.
• Bonnes relations interpersonnelles
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.
Dossier de candidature doit avoir ...
CV, Lettre de motivation, copies des diplomes et attestations de travail
Autres remarques
Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.
Seuls les candidats dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone
