L’Adjoint Administrateur assiste dans la supervision, ou effectue directement, l’ensemble des opérations administratives et financières des activités (programmes et/ou opérationnel) et cela jusqu’à la production de documents de suivi et de synthèse (comptabilité, rapports, bilan, déclaration sociales et fiscales, tableaux de bord de gestion, etc.).Il assiste le FAHRM via la réalisation des tâches de gestion quotidienne Admin / Fin / RH dans le respect des procédures internes de Diakonie, des règles des bailleurs de fonds et de la législation comptable, sociale et fiscale en vigueur en Haiti.





OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE:


• Assister le FAHRM dans la gestion quotidienne Admin / Fin / RH du bureau de PAP


• Assister le FAHRM dans la mise en place de procédures Finance/Admin et RH


• Remplacement du comptable senior pendant son congé maternité de 9 semaines

DESCRIPTIF DES TACHES
1. Gestion comptable
• Contrôler la bonne codification et le bon enregistrement des opérations comptables dans le system comptable
• Analyser régulièrement les comptes des budgets et faire remonter auprès du FAHRM les irrégularités et/ou dangers constatés
• S’assurer, sur les budgets à charge, de la bonne tenue et du bon classement (physique et électronique) des documents financiers ;
• Assurer le suivi des transactions bancaires et le contrôle des rapprochements bancaires à chaque fin de mois.
• Etablir la clôture de la comptabilité pour un envoi mensuel le 5 de chaque mois au FAHRM
2. Gestion de la Trésorerie :
• Vérification des opérations de paiement
• Assister dans la supervision des mouvements des flux physiques de trésorerie (dépôts/retraits des comptes bancaires, alimentation des caisses, etc.)
• Préparer le prévisionnel de trésorerie en collaboration avec les chargés de projets pour soumission au FAHRM
3. Gestion Budgétaire
• Vérification de tous les engagements budgétaires et mise à jour continue des prévisionnels de dépenses
• Réalisation des suivis budgétaires chaque début de mois suite à la clôture comptable et
Transmission aux équipes de programme
4. Gestion des ressources humaines
• Participation au processus de recrutement des employés
• Révision des contrats de travail et gestion de l’inscription et suivi auprès des Ministères et / ou Organismes (MAST, OFATMA, DGI,..)
• Assister dans le briefing administratif des nouveaux employés : remise du contrat de travail, signature du règlement intérieur, récupération des divers documents nécessaires, explication des procédures RH (absences, congés..) et du fonctionnement de l’assurance santé.
• Vérification du suivi des contrats, absences, congés, jours fériés travaillés, et heures supplémentaires travaillées, du tableau de suivi.
• Préparation de la paie : tenue à jour de la base de données RH, préparation des fiches de paie, chèques et de la demande de payroll pour la banque.
• Préparation des documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation de paiement ONA, attestation de solde de tous comptes) et le solde de tous comptes du personnel en fin de contrat
• Transmission des différents documents et outils de suivi au FAHRM à chaque envoi du payroll
• Assiste les superviseurs dans la réalisation des évaluations
5. Gestion administrative
• Participer à la conception des contrats de location et de prestation de services
• Vérification mensuel du tableau de suivi des contrats
• Veillez au suivi de la législation nationale en vigueur
• Proposez des adaptations nécessaires aux procédures en place
• Gestion des achats et du stock d’affaires de bureau et produits d’entretien ainsi que de la distribution des cartes téléphoniques
• Gestion des courriers entrants / sortants : rédaction, suivi, archivage.
6. Rapports
• Elaborer le rapport mensuel pour soumission au FAHRM
• Transmettre de façon hebdomadaire un plan d’action du département Fin/admin/HR
• Elaborer les comptes-rendus des réunions mensuelles
• Elaborer les comptes-rendus des réunions RH
• Préparer une réconciliation mensuelle de la situation de tous les projets DKH en haiti
• Participer à l’édition des documents de report de l’information financière vis-à-vis de la direction ou des tiers (bailleurs de fonds, etc.) : rapports, bilan, compte de résultat, annexes comptables et financières, situations intermédiaires, tableaux de bords, etc. ;
7. Fonctions complémentaires
• Participer à la formation de nouveaux personnels administratifs et financiers
• Participer à l’évolution des procédures administratives et financières de l’organisation.
• Participer à l’animation de réunions ou briefings à destination des équipes opérationnelles de l’organisation.
• Participer au contrôle de la bonne exécution financière des activités par les partenaires opérationnels de l’organisation ;
• Organiser ou animer des séances de formation à destination des partenaires opérationnels.

La liste des taches et responsabilités ci-dessus n’est pas exhaustive. Cette fiche de poste peut faire l’objet de modifications et de mises à jour en fonction de l’évolution des activités de Diakonie en Haïti, d’un commun accord entre l’adjoint Administrateur et sa hiérarchie.

LIEN HIERARCHIQUE et FONCTIONNEL
L’adjoint administrateur est sous la supervision directe du FAHRM et travaille en étroite collaboration avec le Responsable RH.
L’adjoint admin supervise directement le comptable de projet et l’assistant comptable

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
 Expérience minimum de 5 ans au même poste
 Formation Universitaire en gestion administrative/comptable
 Très bonne maitrise du logiciel Sage 50 (SIMPLE Comptable)
 Expériences en gestion de personnel
 Maitrise des outils informatiques : Excel, Word, Internet
 Expérience de travail dans une ONG

APTITUDES & SAVOIR ÊTRE
 Sens de l’organisation, rigoureux
 Etre à l’écoute
 Etre de capable de prioriser et de gérer le « multi tâches »
 Force de proposition
 Faire preuve de discrétion et avoir le sens du secret professionnel
 Grandes capacités d’analyse
 Capacités de gestion des conflits
 Maitrise du Français, du créole et de l’Anglais Parlé/Lu/Ecrit
 Autonome et bon esprit d’équipe
 Très bonnes qualités rédactionnelles et bon communicant
 Consciencieux avec un bon sens du jugement

dkh.recrutement@gmail.com