OFFRE # FY-13 – 0010



Coordonateur/trice des Relations Extérieures – Mirebalais
Hôpital Universitaire de Mirebalais

Contexte :

L’Hôpital Universitaire de Mirebalais (HUM) est un projet réalisé par PIH / ZL et le MSPP. Situé dans la ville de Mirebalais, à 30 miles (48 km) au nord de Port-au-Prince, HUM est un hôpital universitaire de 300 lits et représente le plus grand projet de reconstruction dans le secteur santé, lancé en Haïti après le tremblement de terre du 12 Janvier 2010. Etant un établissement de référence nationale et un centre de formation et de recherche; HUM est conçu et construit en réponse à une demande directe du gouvernement haïtien en conformité avec le plan national de décentralisation de l'accès aux soins de santé et à l'éducation médicale. Le dortoir de l’hôpital englobera onze bâtiments, destinés à accueillir la prochaine génération d'étudiants haïtiens en médecine, en résidence hospitalière, les étudiants (es) en soins infirmiers et autres personnels cliniques.

Résumé de la position :

Le/ la Coordonnateur/trice des Relations Extérieures pour HUM est un membre important de l'équipe de l’HUM, il/elle est responsable de l'organisation, de la coordination de la logistique pour tous les visiteurs à HUM et de servir comme représentant de cette même institution devant les collaborateurs, les bailleurs et les autres visiteurs. Les principales responsabilités de cette personne comprennent la coordination de la logistique, l’accompagnement des visiteurs, la liaison avec l'équipe de développement de l’HUM et l’accompagnement de l'équipe administrative de Mirebalais et de Boston.

Supervision du poste:

Directeur Administratif de l’Hôpital Universitaire de Mirebalais et Officier de Programme Senior en Haïti

Responsabilités spécifiques :

• Servir de point de contact pour tous les visiteurs de l’HUM, en coordination avec le personnel de la logistique afin d'organiser le transport, la nourriture et l'hébergement.
• Aider à la sélection des candidats spécifiques du point de vue clinique pour l’HUM et faire le suivi logistique de ces visiteurs (réservation de vol, transport, hébergement etc.).
• Accueillir et orienter tous les visiteurs à HUM tant du point de vue clinique et non-clinique. Servir de point de contact principal pour toutes les questions et les demandes de ces visiteurs. Développer un guide des visiteurs qui serait remis à chaque visiteur.
• Assurer la liaison entre le directeur de la sécurité et les visiteurs sur les protocoles de sécurité et tout autre renseignement ayant trait à la sécurité.
• Travailler avec les équipes cliniques et l'équipe de formation médicale pour aider à élaborer les itinéraires des cliniciens étrangers.
• Maintenir les bases de données détaillées et à la mise à jour des registres des bailleurs, des visiteurs et des groupes de visites guidées à l’HUM et en communication étroite avec l’équipe de l’HUM, de s’assurer d’obtenir leur approbation sur les visiteurs à venir.
• Travailler avec les équipes de développement des bureaux Boston et d’Haïti pour répondre aux demandes des bailleurs de fonds. Ceci inclut l'élaboration d’itinéraires adaptés aux intérêts uniques des visiteurs, des visites guidées de l’HUM et de la planification de réunions qui s’avèreraient nécessaires avec le personnel de l’HUM.
• Communiquer avec le/la coordonnateur/trice des relations extérieures de ZL pour coordonner et émettre des rapports sur les visites de donateurs, y compris les suivis à faire.
• Servir de liaison entre l’équipe de radiologie de l’HUM et le conseiller en radiologie pour PIH basé à Boston.
• Assister l'équipe des finances de l’HUM dans le suivi administratif et financier en rapport avec toutes les dépenses des visiteurs : la préparation des factures et le suivi avec les visiteurs.
• Accompagner le personnel administratif de l’HUM dans la coordination des visiteurs et des rôles administratifs. Ceci peut inclure : la prise de notes, les horaires, la formation en Excel, la formation de guide touristique et d'autres tâches administratives.

• D’autres activités au besoin.

Qualifications:

• Baccalauréat requis; formation / intérêt en sciences sociales, études internationales ou dans le secteur de la santé publique préférées.
• Démontre une expérience dans le soutien administratif ou dans la coordination et dans le support logistique dans un milieu bien précis.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles requises. Capacité d’interagir professionnellement avec du personnel de diverses origines culturelles et linguistiques.
• Enthousiasme dans la promotion de la santé et de la justice sociale.
• Capacité à faire preuve d’initiative et à travailler de manière autonome; doit posséder une grande facilité d’apprentissage et doit être polyvalent pour être en mesure de travailler dans un environnement où les choses évoluent rapidement.
• Compétences organisationnelles avancées et la capacité nécessaire à gérer des fonctions multiples et de respecter les échéances tout en observant la qualité et les détails.
• Capacité de travailler efficacement en équipe dans un environnement dynamique.
• Disponible à travailler les soirs et les fins de semaines.
• Faire preuve de maturité et de bon jugement.
• Maîtrise de l’anglais du français et ou du créole indispensable

lettre de motivation, CV, copie de diplôme et certificat de travail