Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti et la supervision directe du Responsable de l’Unité des Opérations, l’Office Assistant des Opérations a pour tâches de :

a) Assurer le lien entre l’Unité des Opérations et l’administration des sous-bureaux pour le suivi de l’ensemble des dossiers administratifs confiés à l’Unité;
b) Participer aux sessions du Panel d’ouverture des offres ;
c) Établir un système clair et efficient de conservation et de gestion des archives des projets au niveau des Opérations (Document de projet, Contrat de subvention, correspondances, TEC signés, LoA, Contrat, Révision budgétaires signés, PV des CP etc);
d) Attribuer des numéros séquentiels aux LoA et Contrats dans le cadre de la mise en œuvre des projets ;
e) Assurer l’organisation du déroulement des réunions hebdomadaires de planification des opérations ;
f) Préparer les dossiers pour les demandes de paiement au finances (PRF);
g) Suivre de près les échanges de correspondances sur toute question de sa compétence et relance toute demande (requête) restée sans réponse dans des délais apparemment trop long;
h) Proposer les initiatives nécessaires pour la bonne marche des activités ;
i) Accomplir, à la demande de la hiérarchie toutes autres tâches nécessaires à la bonne marche de l’Organisation dans le pays.

• Au minimum un Diplôme supérieur en Sciences de la Gestion ou Administration;
• Connaissance du français et de l’Anglais ;
• Expériences en suivi de budgets de projets et programmes;
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel.

Titre du poste : Office Assistant/Opérations
Division/Département/Projet : Opérations
Domaine Gestion-Administration
Lieu d’affectation Port-au-Prince
Type de contrat : NPP
Grade : SB2
Durée : 3 mois avec possibilité de prolongation
Date de publication du poste : 14 janvier 2014
Date limite de dépôt des dossiers : 21 janvier 2014
Date prise de fonction : Immédiate