Sous la supervision directe du Field Office Coordinator, avec une supervision latérale du Program Finance & Compliance Manager, l’Admin/Finance Officer assure l’organisation et oriente les opérations du Sous-bureau de Jacmel avec l’assistance de ses collaborateurs immédiats en vue d’assurer l’atteinte des objectifs du Proket Koré LAvi/ DFPA. L’Admin/Finance participe dans toutes les fonctions d’appui (Admin, finances, logistiques, ressources humaines) au Projet dans le Sud-Est, et doit favoriser un climat dans lequel les équipes déployées dans le département demeurent motivées et donc productifs pour une bonne implémentation du Projet dans le respect des règles, standards et procédures administratives de CARE et USAID.

Il/ elle est membre de l'équipe de gestion du sous-bureau de Hinche.

Administratives et Logistiques :

 L’Admin/Finance assure la gestion administrative et opérationnelle du sous-bureau dans ses divers aspects de suivis des activités, de comptabilité, de fourniture d’équipement et matériels nécessaires au personnel afin d’atteindre les objectifs du projet sur le terrain en particulier et de façon globale.
 De faire appliquer les politiques et procédures développées par Care-Haiti, et le respect scrupuleux des règlementations du bailleur dans les domaines variés de finance, ressources Humaines, Achats, Inventaire, la flotte des véhicules, l’administration et IT qui lui incombent dans le cadre de ses attributions
 S’assurer que les tâches assignées et les requêtes formulées dans le cadre du Projet Koré Lavi soient prises en charge avec dynamisme et de manière professionnelle.
 S’assurer que les ressources matérielles et financières du bureau soient bien gérées en y intégrant les valeurs de CARE comme point central par rapport aux actions à entreprendre
 S’assurer que les besoins de fonctionnement soient identifiés de façon adéquate et pro-activement, en fournissant une réponse rapide et satisfaisante à ces derniers.
 Préparer les réquisitions/demandes d’achats dans le système comptables Pamodzi, et d’assurer leur suivi jusqu’à la réception de l’article demandé.
 S’assurer que l’environnement de travail est sain et propre en vue de garantir une bonne disposition à travailler dans l’enceinte du bureau
 S’assurer que les mesures de sécurité en vigueur de la mission soient suivies au niveau du bureau.
 L’Admin/Finance supervise l’Admin-logistique Assistant, le personnel de ménage ainsi que les chauffeurs du sous-bureau
 S’assurer que le dispatch et le pool des chauffeurs réponde efficacement aux besoins des opérations des projets dans les zones à intervenir
 S’assurer de la bonne gestion des véhicules et motocyclettes de la flotte disponible. Établir un système de contrôle et de suivi pour l’entretien et la maintenance des matériels roulants du bureau
 Assurer le contrôle et l’utilisation d’un log register pour les différents déplacements des véhicules et des chauffeurs
 Assurer la réception des matériels et équipements reçus de l’administration centrale, et leur transfert/livraison aux staffs concernés.
 Gérer et son équipe pour rendre les meilleurs services possibles au Projet Koré Lavi.

R1. Ressources Humaines:

 S’assurer que les demandes des employés sont prises en considération
 S’assurer que les évaluations des supervisés soient faites en bonne et due forme (méthode, contenu) dans les temps indiqués.
 S’assurer que les lettres aux employés sont émises rapidement, disséminées aux concernés et à leurs superviseurs ainsi qu’au bureau d’affectation de l’employé
 S’assurer que les dossiers des employés sont complets et tenus à jour à la base de l’employé (e) et transférés
 Coordonner de concert avec les superviseurs les enquêtes en cas de plaintes d’employés, notamment pour discrimination ou harassement, abus d’autorité


R2. Comptables et Financiers:

 Tenir la comptabilité du projet en bonne et due forme selon les exigences du bailleur et les PCGRs
 Planifier à court et moyen termes les besoins en Ressources du bureau pour le projet, afin d’éviter tout type de disfonctionnement ou de rupture dans la continuité des activités
 S’assurer que tous les rapports produits soient conformes et fiables pour acheminement au niveau central dans les délais impartis pour leur comptabilisation dans le système (ex. Rapport de petite caisse, de dépenses mensuelles, d’évaluation, de Congé etc…)
 S’assurer que les documents comptables et financiers soient traités avec soins et diligence, en vue de la préparation des rapports financiers
 S’assurer que les besoins en trésorerie des projets soient adressés par des planifications trimestrielles au début de chaque trimestre et acheminés au Program Finance & Compliance Manager pour être traités afin d’autoriser les sorties de fonds nécessaires
 S’assurer de la tenue à jour des dossiers comptables (petite caisse et autres), en cas de spot check/vérification surprise des documents
 S’assurer que le Finance manager reçoive tous les rapports dont il a besoin (Avances, carburant, tableaux de bord divers, les dépenses etc…) dans les délais impartis



Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur du poste.

 Etre détenteur d’un diplôme universitaire en Comptabilité, en Finance ou en Gestion
 4 années d’expérience dans le domaine de l'administration ou la comptabilité.
 Expérience dans la supervision d’équipe variée, en termes tâches.
 Capacité de travailler sous pression et de produire les extrants exigés dans les délais impartis.
 Connaissances en informatique, word, excel et PeopleSoft (Oracle)
 Connaissance des politiques et des procédures liées à tous les systèmes de CARE et de l’USAID (le bailleur de Fonds)
 Bonne connaissance de la législation haïtienne
 Etre bien organise(e) et méthodique
 Qualités interpersonnelles et sens de détails poussé
 Aptitudes à jongler avec les chiffres et à résoudre les problèmes.
 Intérêt manifeste pour le développement
 Avoir la capacité à représenter CARE à l’extérieur et à maintenir des relations actives avec d’autres organisations en l'absence du Field Office Coordinator ou si nécessaire.
 Etre honnête, intègre, dynamique, flexible et prêt à travailler au-delà des heures régulières de travail.

L’Admin/Finance Officer est basé à Hinche . Il rentrera à Port-au-Prince une fois par mois au besoin. Il se rendra sur le terrain pour les visites de Support au besoin. Il participera aux réunions engageant l’implémentation des activités du Projet Koré Lavi sur le terrain et dans d’autres réunions Cadres du Projet sur demande. •Capacité de travailler en toute indépendance

CV, Lettre de Motivation, Certifat de travail, Diplomes, Certificats

• A l’intérieur : Field office Coordinator, Finance & Compliance Manager, les autres managers du projet et le responsable Administratif des RHs.

• A l’extérieur : Les Partenaires ACF, WFP, les instances étatiques locales et au niveau central