Sous la supervision du Manager des Opérations et de la Logistique, le/ la Responsable Services Administratifs et Voyage a pour mission d’assurer la supervision, la gestion des infrastructures et des services fournis par l’équipe de support (service de bureau, maintenance et entretien, suivi du service de communication, supervision du staff de soutien, support administratif).

Il ou elle doit s’assurer que le service et le support offerts au staff de la mission et aux résidents des guest houses soient satisfaisants. Il ou elle supervise directement (le staff de soutien, la réceptionniste, l’équipe technique responsable de l’entretien et de la maintenance). Il ou elle est également responsable de gérer directement les voyages des nationaux et internationaux.

R1. Gestion Administrative
• Contribuer à l’atteinte des objectifs fixés pour la section ADM suivant le Plan d’Opération annuelle établie
• Suivre régulièrement et fréquemment le progrès de la section vers ces objectifs.
• S’assurer du développement d’un plan de travail mensuel pour la section qui reflète les priorités ainsi que les grands dossiers du moment et d’autres actions nécessaires
• S’assurer que les systèmes et politiques établis soient respectés
• Donner des feedbacks constamment pour que la structure de la section soit rationnelle, appropriée aux besoins et claire pour tous
• S’assurer que les tâches assignées ou les demandes formulées à la section trouvent une réponse rapide et professionnelle
• S’assurer de la mise à jour des rapports et qu’ils soient données dans le délai imparti ;
• Maintenir et améliorer le système de classement des dossiers administratifs ;
• Etre responsable de la circulation de l’information dans la section elle-même
• Représenter la section et assurer la circulation de l’information vers/de les autres départements également.
• Apporter un appui technique et opérationnel au besoin aux sections Administratives des bureaux de projets
• Faire une bonne gestion et allocation des salles de conférence suivant les demandes

R2. Supervision du personnel de la section (Support Service, Technical maintenance & Repair, responsable de nettoyage)
• S’assurer que les besoins en personnel de la section soient identifiés et remplis de la façon la plus adéquate possible.
• S’assurer que les descriptions de poste sont à jour, bien rédigées, bien comprises et suivies.
• Identifier les besoins en formation pour le staff, de façon formelle ou informelle.
• S’assurer que les demandes des employés soient prises en considération.
• S’assurer que les évaluations soient faites correctement, et à temps.
• S’assurer que le degré de motivation du staff reste stable.
• Tenir une réunion hebdomadaire avec les supervisés immédiats et d'autres réunions mensuelles avec tout le staff de la section pour information, discussion et motivation
• S’assurer que les techniciens fournissent un travail de qualité et respectent les clauses des contrats
• Préparer le rapport mensuel de maintenance et d’entretien du bureau
• Aider dans la planification et le suivi des responsabilités des supervisés ;
• Appliquer le système de gestion des performances de CARE

R3. Voyages Nationaux et Internationaux
• Fournir un soutien administratif aux processus liés à l’arrivée et au départ du personnel international, des visiteurs et du personnel de terrain en mission à Port-au-Prince, à la gestion des réservations et des disponibilités des chambres d’hôtels,
• Fournir un appui important dans la gestion des visiteurs pour un service de qualité,
• Supporter les sous - bureaux afin d’offrir un meilleur traitement au personnel visitant le terrain. Faire respecter et améliorer les politiques en vigueur relative à la gestion des voyages et des visiteurs.
• Exécuter en collaboration avec les Ressources Humaines, les taches administratives relatives aux arrivées et aux départs du personnel de la mission (national et international) ;
• Mettre à jour le tableau cumulatif de suivi des arrivées et des départs ;
• Faire le suivi des billets d’avion, des réservations d’hôtel, la planification de transport du personnel expatrié de la mission conformément aux procédures établies.
• Faire les réservations d’hôtels, de transport et l’achat des billets d’avion sur demande;
• Initier le processus d’enregistrement de tout personnel dès qu’informé(e) des déplacements;
• Mettre à jour la liste de contact et la publier aux personnes concernées.
• Assurer le suivi et la gestion des visas d’entrée, permis de séjour du personnel international ;
• Assurer la liaison avec le responsable de stock, IT pour que les appareils de communication, les adresses e-mails, soient préparés et configurés à l’avance et fourni à l’arrivée de nouveaux employés internationaux.
• S’assurer que toutes les informations relatives à la mission de l’employé soient complètes telles que (FC-PN et le but de la mission, etc.…);
• Mettre en place un système de gestion des billets pour les voyages/ vols inter-urbains ;
• Visiter les compagnies des vols inter-urbains afin de développer des relations harmonieuses et pour un meilleur service à la mission ;
• Identifier les personnes de contact des bureaux de projets afin de faciliter la gestion des voyages
• S’assurer de répondre à toute demande de réservation des visiteurs des bureaux régionaux ;
• Faire le suivi du paiement des factures dans un délai raisonnable.
• Faire le suivi des paiements des billets d’avion (local et international) ;
R4. Maintenance et entretien : Bureau, Guest House, Résidences
• Veiller au bon entretien et à la maintenance du bureau, des Guest House, des Résidences. S’assurer que les services tels indiqués soient rendus d’une manière professionnelle : le nettoyage du bureau, des Guest House et des résidences,
• Gérer le stock des produits d’entretien,
• Maintenance et réparation des équipements affectés,
• Gestion des comptes à payer relatifs aux services administratifs fournis par les fournisseurs externes.
• Superviser le staff de nettoyage : Encadrement, Formation, Evaluation, Gestion des congés et autres ;
• Dératisation ; Fumigation
• Ramassage d’ordure ;
• Emondage des arbres – désherbage ;
• Entretien des plantes suivant les clauses des contrats,
• Gestion des contrats de bail
• Préparation & mise à jour du rapport des loyers
R5. Gestion de la communication
• Etablir un calendrier mensuel de rencontre pour donner et recevoir les feedback ;
• S’assurer que les outils de doléances soient implémentés pour les besoins de service ;
• Procéder régulièrement à une évaluation de la qualité du service offert par les fournisseurs;
• Adresser régulièrement des feedback aux résidents & aux fournisseurs de service pour tout problème rencontré ou mentionné.
• Rapport et analyse mensuels des dépenses de communication
R6. Gestion du stock des produits d’entretien, matériel et équipements :
• Suivi régulier du stock de produits d’entretien ;
• Suivi de l’approvisionnement des matériels de services et des produits consommables (Gaz propane, carburant, eau traitée, etc.…) ;
• Etablir un stock mini et maxi ;
• Dresser des rapports réguliers de stock ;
• Produire un décompte physique chaque fin de mois.
• S’assurer du bon fonctionnement de tous les équipements électriques ;
• Suivi régulier de commun accord avec le responsable de maintenance et de réparation pour un bon fonctionnement des génératrices, inverters, EDH ;
• Faire le suivi et la coordination avec les propriétaires pour tous problèmes éventuels rencontrés au niveau des Guest House/ Résidences.
Exécuter toutes autres tâches à la demande du superviseur du poste.

• Détenteur d’un diplôme en Gestion/ administration ou toute autre discipline connexe;
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire
• Connaissance de base en ticketing et en communication (pas exigible)
• Bonne maitrise du français, de l’anglais, l’espagnol est un plus;
• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Access, powerpoint) ;
• Bonne capacité organisationnelle, sens de l’écoute et de l’analyse, capacité de prendre des décisions et de négociation, esprit d’initiative et d’équipe, autonomie de travail, importante capacité relationnelle, souplesse, flexibilité, intégrité, discrétion, esprit d’engagement, respect, leadership excellent.
• Avoir une excellente capacité de jugement et une force de proposition ;
• Avoir le sens de l’éthique humanitaire.

Ce poste est basé à Port-au-Prince avec quelques déplacements sur le terrain au besoin.

CV, Lettre de motivation,Certificats d'Emploi, Diplomes, Certificats

Contacts internes : Manager des Opérations et de la Logistique, Flotte, Staff administration, Finance, Responsables de secteur, Achat, tout le personnel.

Contact externe : Propriétaires des Guest House / Résidences, compagnie de transport aérien, Hôtel, et autres fournisseurs de services et de biens.