Titre du Poste: Assistant Administratif/ Logistique
Relève du: Directeur des Opérations du bureau régional
Contact fréquents avec: Directeur des finances, personnel de la délégation de ARC en Haïti responsable des opérations Haïti, les équipes de terrain de ARC et de la HRC dans le Nord-ouest
Objet: Suite au séisme du 12 janvier 2010 en Haïti, la Croix Rouge américaine (ARC) a revu à la hausse son aide au peuple haïtien dans ses efforts de récupération post-séisme. Le Programme d’Assistance à Haïti (HAP) a été créé pour orienter les réponses de l’organisation au tremblement de terre de 2010. Les activités de HAP mettent l’accent sur le relèvement communautaire intégré et sur les interventions de préparation en Haïti en travaillant avec le réseau Croix Rouge/Croissant Rouge, particulièrement avec la Croix Rouge haïtienne (HRC) et également avec des partenaires externes.

Le HAP Programme communautaire intégré basé dans le Nord (NCBIP) a pour but d’augmenter la résilience des collectivités, de bâtir des communautés plus solides et de réduire l’exposition aux chocs externes particulièrement dans les communautés rurales ciblées au moyen d’une approche programmatique intégrée qui renforce l’impact mutuel du travail multisectoriel au niveau de la réduction des risques de désastre, la santé, l’eau et l’assainissement et les moyens de subsistance. Ainsi la délégation de la Croix Rouge américaine en Haïti est à la recherche d’un Assistant Administrative/ Logistique expérimenté pour appuyer les aspects opérationnels de la NCBIP dans le département du Nord-Ouest.

L’Assistant Administrative/ Logistique travaille sous la supervision directe du ‘Gestionnaire des opérations et en collaboration étroite avec le directeur financier et l’équipe des opérations de la ARC en Haïti, il sera responsable de l’exécution des tâches administratives liées aux fonctions de coordinations.

Localisation: Port de Paix

Responsabilités spécifiques et obligations
Les responsabilités et obligations de l’Assistant Administrative logistique comprennent mais ne se limitent pas à :
- Travailler en permanence avec les directeurs des Opérations et des finances au bureau régional ainsi qu’avec le gestionnaire responsable de la logistique et de du parc autos basé à Port-au-Prince;
- Recueillir et classer les reçus de bons de carburants et préparer le journal de ravitaillement.
- Surveiller les feuilles de requête pour les véhicules et s’assurer que ces pages sont suffisantes.
- Appuyer la planification et l’organisation de toutes les activités dans le département du Nord-ouest en collaboration étroite avec l’équipe de la HRC
- Superviser les demandes d’achats, les réquisitions, les livraisons, les inventaires, le stockage, l’expédition de tout matériel ou équipement lié au programme.
- Apporter un soutien à l’équipe de la HRC en établissant et maintenant un inventaire cohérent des équipements et matériels du programme et de la mise à jour de la liste d’inventaire sur une base mensuelle en collaboration avec le Département des équipements et de l’administration basé à Port-au-Prince.
- Accompagner et supporter tout le personnel dans les démarches administratives et logistiques (transport, téléphones, jours fériés, matériels de projet, distribution, etc.)
- S’assurer que les feuilles de présence du personnel sont soumises et retournées à temps avant la date limite pour la soumission du document. Et les présenter au département de Ressources Humaines dans les délais respectifs.
- Soumettre les documents nécessaires concernant les congés annuels, maladies et autres absences de l’équipe du bureau des opérations et de les faire parvenir au département des Ressources Humaines.
- Aider l’équipe de la HRC en supervisant et en contrôlant l’envoi des équipes sur le terrain, en vérifiant l’exécution et la rapidité des travaux par le personnel de terrain.
- Conseiller le directeur des Opérations sur toute mesure disciplinaire à prendre.
- Planifier les visites de terrain des personnes externes sur les sites de projet.
- Aider l’équipe de HRC dans la gestion des contrats de location des installations du programme (bureaux, entrepôts etc.) dans le département du Nord-ouest
- Fournir des logements aux visiteurs dans le Département du Nord-ouest.
- S’assurer que les bureaux et espaces de rangement sont bien entretenus et bien gérés.
- Supporter l’équipe de la HRC dans l’entretien et la réparation de tous les équipements du programme.
- Supporter l’équipe de la HRC à veiller à ce que les équipements et matériels sont correctement utilisés par le personnel et les bénévoles.
- Vérifier les avances sur voyage, per diem pour l’équipe de la HRC.
- Préparer les minutes de réunions et la présence des participants.
- Préparer les rapports de suivi avec le directeur des Operations et des Finances.
- Administrer la petite caisse (Si nécessaire), remplir tous les documents importants en conformité avec les normes d’exigences de l’ARC.
- Mener le Processus d’Elaboration de Rendement(PER) pour les subordonnés en temps opportun.
Responsabilités additionnelles applicables à l’ensemble du personnel.
- Œuvrer à la réalisation des objectifs globaux des opérations dans la région, par le biais des relations managériales et latéral et le travail d'équipe.
- S'assurer de la compréhension des rôles, les relations latérales et les responsabilités.
- S’acquitter d’autre travaux connexes et les responsabilités qui peuvent lui être confiees par un superviseur.
- Comprendre et suivre les principes du code de conduite de la Croix Rouge & Croissant Rouge.
- Établir de bonnes relations de travail avec l’équipe nationale et les délégués.
- S’assurer d’une bonne relation de travail avec la société de la Croix Rouge Haïtienne.

Competences et Expériences Obligatoires Souhaitées
Qualifications
Diplômé d’université ou d’une école professionnelle X
Au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste de soutien administratif avec une orientation programmatique. X
Être capable de gérer un large inventaire. X
Maitrise des applications MS Office X
Expérience en logistique (suivi des mouvements de véhicule) X
Expérience de travail antérieur avec le support d’une équipe et des bénévoles en matière de communication effective, apportant un soutien et en coordonnant avec le personnel de bureau et de terrain. X
Classement et archivage de documents de gestion X
Être attentionné, être en mesure de résoudre rapidement et calmement des problèmes pratiques ou des situations d’urgences. X
Etre en mesure d’accomplir rapidement plusieurs tâches à la fois et d’être capable de s’adapter à tout changement. X
Expérience de travail avec la Croix Rouge/Croissant Rouge ou toute autre organisation humanitaire internationale. X
Expérience de programme d’intervention dans l’aide humanitaire et d’urgence. X
Excellente compétences en communication écrite et verbale. X
Volonté de participer activement à un projet d’équipe X
Excellentes compétences interpersonnelles et en communication. X
Haut niveau d’intégrité, de discrétion et de conduite personnelle. X
Être capable de déterminer les priorités et de respecter les échéances. X
Flexible et capable de s’adapter aux changements de conditions de travail. X
Désireux et capable de se déplacer à chaque fois que le travail l’exige. X
Motivé et dynamique avec un bon esprit de jugement et d ‘initiative. X
Créole X
Français X
Anglais X
Les règles de conduite font partie intégrante du présent contrat qui doit être signé par l’employé au moment de son engagement. Cette description de poste annule et remplace toute version antérieure se rapportant `a l’employé.