Assister les managers du Projet de Relance de la Filière cacao ainsi que les partenaires dans la gestion administratives, financière et logistique conformément aux procédures en vigueur. Ce poste exige une bonne élocution, excellente capacité de travail, une bonne capacité de rédaction et d’organisation.

Administratives
• Assurer la gestion des systèmes administratifs (disponibilité des formulaires – multiplication/circulation et publication de documents des managers, et des partenaires) ;
• Elaborer les contrats d’exécution de projets avec les partenaires, les termes de références et les contrats ponctuels avec les fournisseurs de services ;
• Gérer la correspondance interne et externe du projet ;
• Recevoir/fournir des informations des/aux partenaires au besoin ;
• Faciliter la communication entre l’unité de gestion du projet cacao et les partenaires, les autres programmes de CRS, et la Direction ;
• Assister dans la gestion et soumission des feuilles de présence en début de mois et le suivi avec le département des Ressources Humaines sur les congés du personnel du projet;
• Faire les planifications logistiques, participer aux réunions de planification du projet et en produire les minutes dans un délai raisonnable ;
• Préparer toute la documentation nécessaire pour les différentes activités du projet (lettre- contrat – PRF- demande de déboursement, justification d’avance, GRN, Certificat d’achèvement, etc.).
• Par le biais des cleaners, s’assurer de la propreté du Bureau
• Préparer sur demande : la demande de paiement et les acheminer aux bureaux des cayes pour les suites utiles
• Recevoir/fournir des informations aux partenaires au besoin
• Assurer l’enregistrement et la distribution du courrier interne
• Assurer un bon système de classement des dossiers du projet (formulaire, correspondances, accords, matériels, etc.)
• Recueillir les biens non opérationnels et les signaler immédiatement à l’AO/PA des Cayes avec un plan de décharge détaillé et approprié.
• Aider l’AO/PA dans le développement de systèmes de communication et de faire une évaluation fréquente pour identifier les biens endommagés et faciliter leur entretien et leur réparation en temps opportun.

Comptables
• Assister les managers du projet et les partenaires dans la gestion des stocks de matériels et maintenir un inventaire à jour (réception et livraison de matériel).
• Fournir un rapport d’inventaire physique deux fois par an
• Faire continuellement le suivi des réquisitions auprès du département des achats et assurer la livraison à temps des matériels aux partenaires du projet ;
• Vérifier tous les documents comptables avant de les soumettre aux managers.
• Maintenir un inventaire à jour des matériels des Programmes.
• Dater et transmettre toutes les factures du CRS

Logistique
• Assister les managers dans la gestion de la logistique des programmes (ordinateurs et accessoires, motocyclettes et véhicules 4x4).
• Servir d’intermédiaire entre les utilisateurs de véhicule et l’administration/garage
• Assurer la coordination avec le département IT pour les matériels informatiques et les matériels mobiles (téléphones, printer, scanner, GPS etc.) suivant les procédures en vigueur.
• Garder contact avec L’ADM des Cayes et de PAP pour nos collègues qui vont en mission à PAP ou Cayes en ce qui a trait au suivi de la logistique (réservation d’hôtel, achat de billet d’avion etc)
• Assurer la coordination des déplacements avec l’équipe de Fleet
• Assurer la gestion de la petite caisse du bureau, conformément aux politiques et procédures en vigueur :
a. Assurer le décaissement des fonds à la petite caisse à l’aide du voucher dument autorisé.
b. Tenir à jour le cahier d’enregistrement des dépenses.
c. Tenir à jour le registre électronique des dépenses.
d. Préparer le rapport de renflouement de la petite caisse
Autres
• Assurer la supervision des cleaners ; conduire des séances de coaching et d’évaluation annuelle de leur performance
• Accomplir toutes autres taches jugées utiles à la bonne marche des programmes et du bureau en général sur demande de ses superviseurs

1. Diplôme en administration ou équivalent ;
2. Trois ans d’expérience à un poste similaire ;
3. Excellente connaissance de l’informatique (Windows ; Word ; Excel ; Access ; PowerPoint) ;
4. Bonne connaissance parlée et écrite du créole, du Français et de l’Anglais ;
5. La connaissance de l’espagnol est un atout ;
6. Bonne capacité d’organisation et de gestion ;
7. Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants ;
8. Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités ;
9. Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication ;
10. Disponibilité pour le déplacement selon les besoins du poste ;
11. Bonne capacité à travailler avec un minimum de supervision ;

CV, lettre de motivation, copies diplômes