Abt Associates

Health Finance and Governance project Haiti


Position : Chef de Bureau

Location : HFG office in Port au Prince, Haïti

Supervisor : Chef du projet

Period  : 1 an

General Responsibilities:

L’Assistant Comptable participera activement à l’implémentation des
activités du projet en fournissant un support administratif et financier au
projet.  Il / Elle aura la responsabilité principale d'appuyer le projet
dans l'exécution des tâches quotidiennes du bureau et de soutenir le
directeur des finances et de l'administration dans la gestion des finances
du projet.


Specific tasks:
Les devoirs et responsabilités spécifiques sont destinés à être
illustratifs et non exhaustifs. Sur demande, le chef de bureau devra être
capable:

   - Superviser tous les aspects de la coordination générale du bureau
   - Maintenir la confidentialité dans tous les aspects du client , le
   personnel et l'information de l'agence
   - Interagir avec les clients, les fournisseurs et les visiteurs.
   - Répondre au téléphone et le transférer les appels aux membres du
   personnel concernés.
   - Ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant, y compris fax et
   e-mail.
   - Signer pour et distribuer les colis livrés
   - Préparer les réponses à la correspondance contenant des enquêtes de
   routine
   - Exécuter les tâches générales comme: copie, télécopie, courrier et le
   classement des documents de l’organisation, des dossiers et des rapports
   - Organiser et coordonner les réunions, ateliers, conférences etc…
   - Faire les arrangements de voyage du personnel (transport, hôtel…)
   - Coordonner les horaires et programmes de travail des chauffeurs et ménagers.
   - Recueillir et tenir un inventaire du matériel et des fournitures de
   bureau
   - Prendre des dispositions pour la réparation et l'entretien du matériel
   de bureau.
   - Soutenir le personnel technique dans le travail du projet.
   - Effectuer un premier examen des rapports et des reçus de frais de
   voyage
   - Traiter les remboursements ou paiements aux voyageurs
   - Traiter les factures
   - Maintenir un système de classement des documents et rapports pour les
   audits
   - Préparer les réquisitions  de chèques conformément à la classificationdu bureau
   siège
   - Assurer la livraison des chèques en l'absence du directeur financier
   et administratif
   - Obtenir des devis et compiler les documents d'approvisionnement
   - Aider à l'entretien général du bureau
   - Effectuer toutes autres tâches assignées

Qualifications:

   - Etre diplômé (e) en Management et/ou Sciences Comptables d’une
   Université ou Ecole de Commerce reconnue
   - Avoir une expérience professionnelle d’au moins  trois (3) ans dans un
   Poste similaire ou une branche de la    Comptabilité
   - Bonne Connaissance des logiciels de base : Word, Excel, Powerpoint
   - Bonne Connaissance du logiciel Comptable Quicken / QuickBooks
   - Avoir le sens très poussé de responsabilités et d’esprit d’initiative
   - Capacité de travailler en équipe et sous pression
   - Etre disponible pour d’éventuels déplacements en province.
   - Etre capable de faire preuve de confidentialité et d’éthique
   professionnelle.
   - Excellente communication orale et écrite en Français et Creole (obligatoire)
   et en Anglais (desirable)