ID Microfinance est un programme lancé en 1998 par l’ONG française Initiative Développement, sur la zone urbaine de Port-au-Prince. Il est appuyé techniquement et financièrement par Entrepreneurs du Monde depuis 2003, qui en est l’opérateur exclusif.

Notre Vision
«Les entrepreneurs les plus pauvres ont les ressources économiques et sociales pour émerger de la pauvreté et construire une vie digne et autonome».

Notre Mission
«Offrir une gamme de services financiers et sociaux de proximité et de qualité aux micro-entrepreneurs les plus pauvres afin de leur permettre d’émerger de la pauvreté.

ID Microfinance souhaite améliorer sa manière de procéder à la saisie, la sauvegarde des informations relatives à son personnel en visant une meilleure gestion administrative et un développement des ressources humaines.

Dans ce contexte, ID Microfinance souhaite s’approprier un système de gestion de base de données efficace permettant la gestion efficace de son personnel comptant un effectif à date de 96 employés nationaux affectés dans différents départements tels : Crédit, Ressources Humaines, Action Sociale, Administration, Audit, SIG, Informatique et logistique.

Responsabilités du fournisseur :

Il est attendu du prestataire de service qu’il propose dans son système de base de données des paramètres couvrant :
L administration du personnel:
• Un répertoire des collaborateurs actifs (nom, adresse, personne de contact, informations personnelles……) avec la possibilité de distinguer les collaborateurs actifs des collaborateurs inactifs
• La gestion des contrats (date d’embauche, fin du contrat etc.)
• La gestion des congés
• La gestion de la paie en relation avec les différents prélèvements prévus par la loi fiscale haïtienne
• La gestion des prêts/avances (selon la procédure de l’institution et la législation)
• La gestion de l’épargne
• La gestion des primes incitatives, d’assiduité, d’assurance
• Les écritures comptables relatives au payroll ou du moins les comptes affectés pour faciliter la saisie sur le logiciel comptable ; ACCPAC

Par développement des ressources humaines, on entend :
• L’élaboration d’une CV thèque (par type de poste vacant, par triage….) En relation avec notre site de recrutement
• La gestion des évaluations (interface de développement à partir des objectifs définis par poste de fonction en vue de mesurer le rendement effectif de l’employé et les expectatives…)
• La gestion des carrières (progression et suivi professionnels….)
• La gestion des compétences (gestion des formations reçues, développement professionnel…..)
• La grille de salaire
• La gestion des plans de retraite, plan d’épargne
Objectifs visés pour le système de gestion de base des données

Les différents profils à prendre en compte dans cette base de données concernent : l’ensemble des collaborateurs actifs de nationalité haïtienne ou étrangère de différents postes au niveau de l’institution, les collaborateurs inactifs, les stagiaires….
Ce système devra permettre entre autre :
• La gestion des informations personnelles (nom, prénom, pièce d’identité, adresse, profession, personne de contact, poste, salaire…)
• La distinction d’un collaborateur par un numéro d’identification unique. Le numéro d’identification doit être généré par le système automatiquement
• La gestion des informations relatives au collaborateur inactif pour les besoins futurs
• La possibilité de regrouper par fonction, par grade afin d’analyser des données spécifiques suivant l’évolution de l’institution, la productivité du personnel…..
• L’émission de rapports sous forme de ratio ou graphe permettant de suivre à temps la rotation, le départ, le développement professionnel…..

Chronogramme pour le fonctionnement du système :

On voudrait à partir de la base obtenir une synthèse sous forme :

• D’un récapitulatif sur les informations pertinentes sur le collaborateur avec de fréquentes mises à jour (à l’entrée d’un nouveau collaborateur et au besoin donc graduellement)
• De bulletins de paie (mensuellement)
• De tableau des comptes d’affectation relatifs au payroll pour permettre la saisie plus efficace dans le logiciel comptable-ACCPAC (mensuellement)
• De synthèse des prélèvements à verser aux instances locales telles IRI/ONA/CFGDCT/CAS/FDU (mensuellement)
• Les formes d’avances ou prêts autorisés avec les différents échéanciers pour signature des parties parce que contenant le numéro des chèques (dès approbation)
• D’évolution de son plan d’épargne (trimestriellement)
• D’évolution de son plan de retraite (annuellement)
• De graphe sur l’évolution du personnel (selon leur rotation, leur progression, leur départ et motif, selon des analyses…) en vue de donner une meilleure visibilité sur la situation de l’institution en termes de gestion du personnel (semestriellement)

A noter que :
• Une mise à jour de la base pourra se faire au fur et à mesure
• La création, la modification, la saisie des données sensibles ne se feront qu’au niveau de la Direction des RH avec l’appui de l’informaticien
• Un accès limité pourra être attribué à des personnes clés.

Facilité du système
Le logiciel à prévoir devra être fluide, fréquent sur le territoire, facile à manipuler et un outil de gestion efficace pour l’effectif actuel jusqu’à une marge de plus de 2000 collaborateurs. Le logiciel doit être capable d’évoluer en fonction de nouveaux services, recrutements, de nouveau calcul des primes ou de prélèvements en vigueur.

Il doit aussi générer des informations quantifiables et des statistiques fiables.

Ce doit être une interface solide permettant à tout moment de faire une synthèse des activités pour des réflexions portant sur la capacité de notre institution, sur le rendement, la gestion optimale et le développement de notre capital humain.

Il faut impérativement que ce système soit compatible à notre système comptable en vigueur ; ACCPAC

Expérience de plus de 2 ans dans la conception de base de données (avec des exemples ou références à l’appui)
Il est attendu que le fournisseur soit capable de bien former le staff appelé à utiliser le système, apte à fournir une assistance technique durant tout le processus, disponible et discret.
Profil : sciences ou génie informatique avec une connaissance en comptabilité avancée.
NB : Le fournisseur peut être soit une entreprise de service spécialisée ou tout individu aux critères prédéfinis

Prestation de service
Durée : 2 mois et 1/2 incluant la période de conception, de formation des futurs utilisateurs et des prétests
Début de mission : mi-décembre 2013

Responsables hiérarchiques: Directrice des Ressources Humaines + Chef de projet « Nouvelles Technologies »
Référent technique : Informaticien

des modèles de conception déjà réalisés et/ou des références à l’appui
Une proposition d'offre bien élaborée
Un CV ou le parcours du fournisseur décrit en bonne et due forme.

Merci de bien porter attention à l'adresse mail.