Nous cherchons à recruter un(1) « Officier Administratif & Financier » pour notre bureau de Dessalines.

Notre mission est d’intervenir dans la façon dont le monde traite les enfants afin de réaliser des changements immédiats et durables dans leur vie. Seriez-vous le candidat idéal répondant au profil que recherche Save the Children pour ce qui est du leadership et de l’expérience afin d’atteindre nos ambitieux objectifs pour le plus grand bien des enfants?

Résumé du poste
L’Officier Administratif & Financier travaillera sous la supervision du Directeur du bureau et assure tous les travaux administratifs et financiers du bureau. Il/elle collabore étroitement avec les membres des autres secteurs programmatiques. Il/elle est un point focal pour encadrer et guider le personnel dans leurs démarches administratives des Ressources Humaines. Il assure la liaison avec le bureau Central et fait la mise à jour des différents dossiers administratifs.


RESPONSABILITES

Administration:
 Assurer un support adéquat pour la gestion des infrastructures de SC ce qui inclus la résidence et le bureau.
 Assurer le suivi des factures et préparer les demandes de déboursements pour le paiement de l’EDH, l’hébergement, le loyer, le CAMEP et autres.
 Assurer l’hébergement des employés des autres bureaux de Save the Children de passage à Dessalines.
 Superviser et encadrer le personnel de soutien. (Ménagères, Gardiens).
 Réaliser l’évaluation annuelle du personnel de soutien.

Ressources Humaines:
 Poster les avis de poste aux besoins ;
 Collecter les CVs reçus périodiquement au bureau pour constituer une banque de CV;
 Participer aux entrevues aux besoins;
 Préparer les différents rapports de congé, de timesheet, IMPACT) etc ;
 Assurer que tout est prêt pour les nouveaux salariés (équipements de travail incluant ordinateur portable, bureau, espace de fonctions);
 Faire signer les documents de recrutement (Application d’emploi, contrat, Description de poste, emergency contact, Sauvegarde de l’Enfant, Code de conduite, Conflict d’intéret) etc. ;
 Maintenir à jour le tableau de suivi des absences, congés, jours fériés travaillés, heures supplémentaires travaillées ;
 Maintenir à jour les bases de données pour le personnel [congés, timesheet, infos de base sur les employés) ;
 Assurer le support du personnel dans le bureau de Dessalines ;
 Garder le classement et la confidentialité des documents.

Finance:
• Préparer des rapports hebdomadaires et mensuels liées au statut de trésorerie pour le Bureau de Dessalines;
• Réviser les documents soumis pour paiement en cash tout en assurant de leur conformité aux politiques et procédures de SCI ;
• S'assurer que les paiements se font sur une base régulière par les politiques et procédures, y compris la pleine justificatives requises établies ;
• Maintenir les niveaux raisonnables de petite caisse pour assurer une disponibilité pour des opérations au jour le jour ;
• Répondre sous l’autorisation du superviseur toutes les correspondances ayant rapport au finance pour le bureau de Dessalines ;
• Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCES
• Diplôme en Gestion, en comptabilité ou équivalent.
• Excellente capacité de communication orale et écrite en français et en créole. Anglais un atout ;
• Minimum de trois à cinq ans d’expérience dans le domaine ;
• Maitrise des logiciels informatiques Word, Excel et Powerpoint ;
• Capacité de travailler seul ou en équipe ;
• Capacité de performer sous pression ;
• Bonnes compétences organisationnelles, ensemble avec un bon sens de responsabilité et confidentialité ;
• Soyez méthodique, discret et proactif.

CV, lettre de motivation et copie des diplômes/attestations